Электронный архив – неотъемлемая часть современной системы управления документацией. Его организация и функционирование регламентируются комплексом федеральных законов, государственных стандартов, приказов министерств и ведомств, а также методическими рекомендациями. Ниже представлен обзор ключевых нормативных актов, действующих на 2025‑2026 гг., которые необходимо учитывать при создании, эксплуатации и развитии систем хранения электронных документов (СХЭД).
Федеральные законы
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в редакции от ) – определяет общие принципы организации архивного фонда, порядок формирования, хранения и использования документов, включая электронные.
- Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» – устанавливает требования к защите персональной информации, содержащейся в электронных архивах.
- Федеральный закон № 149‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» – регулирует вопросы информационной безопасности, обязательные для СХЭД.
Государственные стандарты (ГОСТ)
- ГОСТ Р 54989‑2012 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» – содержит требования к форматам, метаданным, контролю целостности и проверке подлинности электронных документов на протяжении всего срока их хранения.
- ГОСТ Р 7.0.8‑2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело – устанавливает термины и определения, используемые в архивной сфере, а также порядок классификации и описания электронных документов.
- ГОСТ Р 57580.1‑2017 «Системы управления документами. Общие требования» – дополняет требования к функционалу СХЭД, включая поиск, версионирование и аудит.
Приказы и постановления органов исполнительной власти
- Приказ Министерства культуры РФ от № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» – регламентирует порядок приема электронных документов на хранение, их учет и ответственность за сохранность.
- Постановление Правительства РФ от № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» – определяет требования к взаимодействию государственных органов в электронном виде, включая хранение обменных документов.
- Приказ Росархива от № ??? «Об утверждении типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» – содержит перечень обязательных функций СХЭД (прием, регистрация, индексация, контроль целостности, резервное копирование, уничтожение).
- Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. Минкультуры РФ) – уточняют, что ответственность за сохранность электронных архивных документов несет руководитель архива (или лицо, ответственное за архив) при их хранении в архиве организации.
Требования к системам хранения электронных документов (СХЭД)
Согласно перечисленным нормативным актам, СХЭД должна обеспечивать:
- Соответствие законодательству РФ в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации.
- Долговременную сохранность электронных документов (ГОСТ Р 54989‑2012) – использование открытых форматов (PDF/A, TIFF, XML), контрольные суммы, периодическая проверка целостности.
- Обеспечение подлинности и юридической значимости – наличие электронной подписи, меток времени, журналов событий.
- Контроль доступа – дифференцированные права, журнал аутентификации, защита от несанкционированного изменения.
- Резервное копирование и аварийное восстановление – географически распределенные копии, регулярное тестирование восстановления.
- Поиск и предоставление доступа – индексация по метаданным, поддержка стандартов поиска (SRU, OAI-PMH), обеспечение доступности в течение всего срока хранения.
- Уничтожение документов по истечении срока хранения – документированная процедура, подтверждающая безвозвратное удаление.
Практическое руководство по организации электронного архива в компании (2025‑2026 гг.)
Определение нормативной базы
Сформировать перечень применимых законов, стандартов и внутренних нормативных актов организации, учитывая отраслевые особенности (например, особенности хранения бухгалтерской, кадровой или управленческой документации).
Выбор и внедрение СХЭД
- Оценить функциональные возможности существующих систем по типовым требованиям Росархива (приказ от ).
- При необходимости провести модернизацию или выбрать новую систему, поддерживающую форматы PDF/A, TIFF, XML, электронную подпись и журнал событий.
- Обеспечить интеграцию с существующими СЭД (системами электронного документооборота) и корпоративными ИТ‑инфраструктурами.
Разработка внутренних регламентов
- Утвердить «Политику хранения электронных документов», где прописываются:
- Классификация документов по срокам хранения;
- Правила приема электронных документов на хранение (заверенность процесса создания, наличие ЭП, соответствие форматам);
- Порядок учета и индексации;
- Процедуры контроля целостности и периодической проверки;
- Процесс уничтожения документов по истечении срока хранения.
- Назначить ответственного за архив (руководитель архива или уполномоченное лицо) и закрепить за ним обязанности по обеспечению сохранности электронных архивных документов.
Технические меры защиты
- Настроить систему резервного копирования с соблюдением принципа 3‑2‑1 (три копии, два разных носителя, одна копия вне офиса).
- Внедрить средства контроля целостности (хеш‑функции SHA‑256 или выше) с периодической сверкой.
- Обеспечить защиту от несанкционированного доступа: шифрование данных на диске и при передаче, двухфакторная аутентификация администраторов.
- Вести журнал всех операций с документами (прием, изменение, доступ, уничтожение) в соответствии с требованиями ФЗ‑152 и ФЗ‑149;
Обучение и аудит
- Проводить регулярные тренинги для сотрудников, работающих с электронным архивом (правила оформления, передачи на хранение, работы с метаданными).
- Планировать внутренние аудиты соответствия нормативным требованиям минимум раз в год, а также внешние проверки со стороны уполномоченных органов (Росархив, Роскомнадзор).
Эффективное функционирование электронного архива невозможно без строгого соблюдения нормативной базы, включающей федеральные законы, государственные стандарты, приказы министерств и методические рекомендации. Основные акты, регулирующие электронные архивы на 2025‑2026 гг., перечислены выше. Их учет при проектировании, внедрении и эксплуатации СХЭД позволит обеспечить:
- Юридическую значимость и доказательную силу электронных документов;
- Гарантированную сохранность и доступность информации на протяжении всего установленного срока хранения;
- Соответствие требованиям органов государственной власти и избежание штрафных санкций;
- Повышение эффективности работы с документацией за счет автоматизации учета, поиска и предоставления доступа.
Следуя представленным рекомендациям и опираясь на актуальные нормативные акты, организации смогут построить надежный и соответствующий законодательству электронный архив, который будет служить долгосрочным активом в управлении информацией.