С 2023 года в России вступают в силу серия нормативных документов‚ которые существенно меняют подход к организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования как бумажных‚ так и электронных архивных документов. Ниже представлен подробный обзор ключевых требований‚ их источников и рекомендаций по внедрению в организациях различного профиля.

Нормативная база‚ определяющая новые требования

• Приказ Росархива № 77 от – «Правила организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах‚ музеях и библиотеках‚ научных организациях». Этот документ заменил устаревшие нормативы и ввёл:
  • понятие электронный архивный документ (ЭАД);
  • требования к его составу (содержание‚ метаданные‚ формат);
  • сроки передачи документов в архив – не ранее года после окончания использования в делопроизводстве и не позднее трёх лет;
  • обязательное создание фонда пользования электронных документов для оперативного доступа;
  • требования к зданиям и помещениям архива (глава V Правил).
• Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота (СЭДО) и системам хранения электронных документов (СХЭД) (утв. приказом Росархива от  г.) – определяют обязательные функции СЭДО/СХЭД‚ необходимые для соответствия новым архивным правилам:
  • регистрация и индексация документов;
  • обеспечение целостности и подлинности (хэш‑контроль‚ электронные подписи);
  • поддержка версионирования и миграции форматов;
  • ведение журнала операций и аудит;
  • интеграция с фондом пользования ЭАД.
• Приказ Минтруда России № 578н от – «О единых требованиях к электронным документам‚ оформляемым без дублирования на бумажном носителе». Вводит:
  • обязательные реквизиты ЭАД (номер‚ дата‚ вид документа‚ подпись‚ метка времени);
  • структуру файла описания метаданных (XML‑схема‚ соответствующая ГОСТ Р 7.0.97‑2016);
  • требования к долгосрочной сохранности (миграция каждые 5‑7 лет‚ контроль целостности).
• Приказ ФСТЭК России № 117 от – вводит кардинальные изменения в подход к защите информации в архивных системах:
  • обязательное применение криптографической защиты (ГОСТ Р 34.10‑2012‚ ГОСТ Р 34.11‑2012) для всех ЭАД‚ передаваемых в государственные архивы;
  • требование к журналу событий SIEM‑уровня;
  • обязательный ежегодный аудит соответствия требованиям ФСТЭК.

Основные требования к бумажному архиву

Помещения и оборудование

Согласно главе V Правил (Приказ № 77) и рекомендациям завода «Аскомплект»:

• Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях;
• Температура – 18 ± 2 °C‚ относительная влажность – 45 ± 5 %;
• Вентиляция – минимум 3‑кратный обмен воздухом в час;
• Освещение – не более 150 лк‚ без ультрафиолетового излучения;
• Пожарная безопасность – автоматические системы пожаротушения (газовые или водяные с добавлением ингибиторов);
• Стеллажи – металлические‚ с антикоррозийным покрытием‚ допускающие нагрузку не менее 250 кг/полка;
• Для постоянного хранения – картонные коробки без кислоты‚ папки из нейтрального картона; для временного хранения – связки из хлопковой ткани.

Комплектование и учёт

• Документы подлежат передаче в архив не ранее года после окончания их использования в делопроизводстве и не позднее трёх лет;
• Каждается ведётся единый реестр дел (карточка учёта) с указанием индекса‚ названия‚ даты создания‚ срока хранения и ответственного лица;
• Периодическая инвентаризация – не реже одного раза в 5 лет;
• Уничтожение документов‚ срок хранения которых истёк‚ производится только после получения соответствующего акта и с соблюдением требований конфиденциальности.

Требования к электронному архиву (СХЭД)

Состав электронного архивного документа (ЭАД)

По Приказу Минтруда № 578н и Приказу Росархива № 77 ЭАД должен включать:

1. Сам документ в формате‚ обеспечивающем долгосрочную доступность (PDF/A‑2/3‚ TIFF‚ OFD‚ XML‑схемы);
2. Метаданные в виде отдельного XML‑файла‚ соответствующего утверждённой схеме (регистрационный номер‚ дата‚ вид документа‚ автор‚ получатель‚ ключевые слова‚ ссылка на дело);
3. Электронная подпись (КЭП) и метка времени (ТСП) согласно ФЗ‑63 «Об электронной подписи»;
4. Контрольная сумма (хэш‑значение) алгоритмом ГОСТ Р 34.11‑2012 (Stribog) для проверки целостности;
5. Информация о версии программы‚ использованной для создания/миграции документа.

Функциональные требования к СХЭД

Согласно типовым функциональным требованиям (Приказ Росархива от ) СХЭД обязан обеспечивать:

• Приём и регистрацию входящих электронных документов с автоматическим присвоением уникального идентификатора;
• Хранение в резервных копиях (минимум 3 копии‚ географически разнесённых);
• Проверку целостности по хэшу при каждом доступе;
• Поддержку миграции форматов (например‚ переход с PDF/A‑1 на PDF/A‑3) не реже одного раза в 5‑7 лет;
• Ведение журнала всех операций (создание‚ изменение‚ доступ‚ удаление) с возможностью экспорта в SIEM‑систему;
• Обеспечение поиска по метаданным и полнотекстовому индексу (поддержка стандартов Z39.50‚ SRU‚ REST API);
• Создание и поддержка фонда пользования электронных документов для оперативного доступа сотрудников и внешних пользователей.

Защита информации (Приказ ФСТЭК № 117)

• Обязательное шифрование ЭАД на носителях и при передаче (АES‑256 в режиме GCM или ГОСТ Р 34.12‑2015 «Кузнечик»);
• Контроль доступа на основе ролей (RBAC) и двухфакторной аутентификации;
• Регистрация всех событий доступа в журнал‚ передаваемый в централизованную систему мониторинга;
• Ежегодное проведение тестов на проникновение и аудит соответствия требованиям ФСТЭК.

Практический чек‑лист для организации архива в 2025‑2026 гг.

Бумажный архив

• Определить ответственного за архив и утвердить положение о работе архива;
• Обеспечить соответствие помещений требованиям главы V Правил (температура‚ влажность‚ вентиляция‚ пожарная безопасность);
• Закупить стеллажи и упаковочные материалы (кислотно‑нейтральные коробки‚ папки);
• Ввести единую систему учёта (карточки или электронный реестр) с обязательными полями;
• Установить график передачи документов (не ранее 1 года‚ не позднее 3 лет после использования);
• Проводить инвентаризацию не реже одного раза в 5 лет;
• Оформить акты на уничтожение документов с истёкшим сроком хранения.

Электронный архив

• Выбрать или адаптировать СХЭД‚ соответствующую типовым функциональным требованиям (Приказ Росархива от );
• Настроить приём документов с автоматическим присвоением УИД и генерацией метаданных;
• Внедрить электронную подпись и метку времени для всех входящих ЭАД;
• Обеспечить резервное копирование (3 копии‚ гео‑разнесенные) и регулярную проверку целостности по хэшу;
• Разработать план миграции форматов (каждые 5‑7 лет) и протестировать его на пилотной выборке;
• Настроить фонд пользования электронных документов с быстрым поиском по метаданным и полнотекстовым индексом;
• Внедрить меры защиты информации согласно Приказу ФСТЭК № 117 (шифрование‚ RBAC‚ 2FA‚ SIEM‑журнал‚ ежегодный аудит);
• Обучить персонал работе с СХЭД‚ правилам оформления ЭАД и процедурам передачи в государственный архив;
• Документировать все процессы (инструкции‚ журналы‚ отчёты) и обеспечить их доступность для проверок надзорных органов.

Ответственность за несоблюдение новых требований

Нарушение положений Приказа Росархива № 77‚ типовых функциональных требований‚ Приказа Минтруда № 578н и Приказа ФСТЭК № 117 влечёт:

• Предупреждение и штрафы для должностных лиц (ст. 19.4 КоАП РФ);
• Приостановление деятельности организации до устранения нарушений (по решению надзорных органов);
• Отказ в приёме документов на государственное хранение (архив не принимает ЭАД‚ не соответствующие требованиям);
• Потеря юридической силы документов в случае судебных споров (неподлинность‚ отсутствие метки времени и т.д.);

Новые требования к архивному делу‚ введённые в 2023‑2025 годах‚ направлены на обеспечение долгосрочной сохранности‚ подлинности и доступности как бумажных‚ так и электронных документов. Соблюдение нормативных актов (Приказы Росархива № 77‚ Минтруда № 578н‚ ФСТЭК № 117 и типовые функциональные требования) позволяет организациям не только избежать штрафных санкций‚ но и повысить эффективность работы с архивной информацией‚ обеспечить её юридическую значимость и готовность к передаче в государственные архивы.

Рекомендуется провести внутренний аудит текущего состояния архивной системы‚ составить план мероприятий по приведению её в соответствие с вышеописанными требованиями и регулярно обновлять нормативную базу в свете будущих изменений законодательства.