Цель статьи – дать подробный обзор нормативных актов, методических рекомендаций и практических критериев, определяющих, какие документы обязаны (или могут) передаваться в государственные и муниципальные архивы Российской Федерации․

Нормативно‑правовая база

При формировании Архивного фонда РФ (АФ РФ) используется комплекс нормативных документов:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ от г․ «Об архивных документах» – основной закон, определяющий понятие архивного документа, порядок его хранения и использования․
2. Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г․ № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»․
3. Приказ Росархива от 15 июня 2020 г․ – «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов»․
4. Перечни, изданные в СССР:
   • Перечень документов, подлежащих приёму в государственные архивы СССР (М․, 1973);
   • Перечень научно‑технической документации, подлежащей приёму в государственные архивы СССР (М․, 1987);
   • Перечень научно‑технической документации, подлежащей приёму в государственные архивы СССР (М․, 1969) – применяется к документам, созданным до 1968 г;
5. Методические рекомендации Росархива (ВНИИДАД) к правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ․

Общие принципы отбора и экспертизы ценности

Экспертиза ценности документов проводится в два этапа:

• Экспертиза по ценности – определение исторической, правовой, научной, информационной и культурной значимости документа․
• Отбор – решение о передаче в архив, хранении в структурных подразделениях или уничтожении․

Ключевые принципы:

• Принцип полноты – в архив должны попадать документы, полностью отражающие событие или процесс․
• Принцип представительности – сохраняются документы, характерные для определённого вида деятельности․
• Принцип экономичности – избыточные и повторяющиеся документы могут быть приняты выборочно․

Классификация документов, подлежащих приёму

Управленческие документы

К управленческим относятся все документы, образующиеся в процессе выполнения государственных функций:

• Приказы, распоряжения, указания, протоколы заседаний;
• Планы, программы, отчёты о выполнении планов;
• Бюджетные документы, финансовая отчётность;
• Документы, связанные с кадровым делопроизводством (приём, перевод, увольнение, аттестация)․

Документы по личному составу

Сюда входят сведения о сотрудниках организации, их профессиональном развитии и личных делах․ Приём в архив регулируется методическими рекомендациями, в которых указаны:

• Состав видов документов по личному составу (служебные характеристики, аттестационные листы, личные дела, справки о доходах и т․д․);
• Критерии экспертизы ценности (историческая значимость, наличие уникальных сведений)․

Документы личного происхождения, поступающие в виде «россыпи», подлежат обязательному упорядочиванию перед передачей в архив․

Научно‑техническая документация

Для научно‑технической документации применяются специальные перечни (1973, 1987, 1969)․ В их состав входят:

• Технические отчёты, исследования, патенты, чертежи;
• Документация по экспериментальным образцам, протоколы испытаний;
• Сводные сведения о разработках, внедрениях и технологических новшествах․

Отбор осуществляется с учётом срока создания: документы до 1968 г․ – перечень 1969 г․, после 1968 г․ – перечень 1987 г․

Электронные документы и СХЭД

Системы электронного документооборота (СХЭД) создают новые типы архивных материалов:

• Электронные версии бумажных документов (сканы, PDF, TIFF);
• Метаданные (журналы регистрации, электронные подписи);
• Базы данных, электронные таблицы, файлы конфигураций СХЭД․

Приём электронных документов регулируется Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота (приказ Росархива от )․ Основные требования:

1. Наличие надёжного механизма аутентификации и электронной подписи;
2. Обеспечение неизменности (неподделываемости) и целостности файлов;
3. Хранение метаданных, позволяющих восстановить контекст создания документа․

Документы, содержащие ординарную (повседневную) информацию

К таким относятся обращения граждан, справки‑запросы, типовые формы заявлений и т․п․ Они могут быть приняты в архив выборочно:

• Подготовка рабочей инструкции по проведению выборочного отбора;
• Рассмотрение инструкции на Экспертно‑методической комиссии (ЭМК) архива;
• Определение количества образцов, достаточного для воспроизводства информации․

Сроки хранения и классификация по времени

Порядок приёма документов в архив

Подготовительный этап

1. Составление перечня документов в соответствии с нормативными актами и методическими рекомендациями․
2. Проведение экспертизы ценности (оценка исторической, правовой, научной значимости)․
3. Разработка рабочей инструкции по отбору (особенно для ординарных и массовых документов)․

Оформление приёма

• Подготовка актов приёма‑передачи (формы, утверждённые Росархивом)․
• Маркировка и упаковка документов (бумажных и электронных)․
• Внесение сведений в журнал учёта входящих документов архива․

После приёма

1. Регистрация в единой архивной системе (ЭРА)․
2. Формирование описей (описательная карточка, электронный каталог)․
3. Размещение в соответствующем фондовом подразделении (постоянное хранение, временное хранение, хранение в электронном виде)․

Особенности приёма документов из частной собственности

Документы, находящиеся в частной собственности, могут быть переданы в государственные архивы по договору․ При этом соблюдаются те же критерии экспертизы ценности, однако дополнительно учитываются:

• Согласие владельца на передачу и условия доступа;
• Требования к сохранности оригиналов (особенно при работе с уникальными рукописными материалами)․

Практические рекомендации

• Регулярно обновляйте перечни – нормативные документы периодически пересматриваются (например, приказ 236 от 2019 г․)․
• Для электронных архивов используйте стандарты ISO 15489‑1 (управление документами) и ISO 14721 (OAIS – модель открытого архивного информационного пространства)․
• При работе с массовыми документами (обращения граждан) применяйте методику выборочного отбора, чтобы избежать избыточного накопления․
• Обеспечьте доступность метаданных – они позволяют быстро находить нужные материалы и гарантируют их аутентичность․
• Не забывайте о конфиденциальности – личные и служебные данные подлежат защите в соответствии с ФЗ «О персональных данных»․

Перечень документов, подлежащих приёму в государственные архивы, формируется на основе комплексного подхода: нормативно‑правовых актов, методических рекомендаций и практических критериев экспертизы ценности․ Ключевыми элементами являются:

• Точное соблюдение сроков хранения и классификации;
• Проведение экспертизы ценности с учётом исторической и научной значимости;
• Оформление приёма в соответствии с установленными формами и инструкциями;
• Учет особенностей электронных и массовых документов;

Только при строгом соблюдении всех перечисленных требований архивный фонд сможет выполнять свою главную задачу – сохранять документальное наследие государства для будущих поколений․

Дата актуализации: