Вопрос «как называется начальник архива» не имеет единственного ответа, так как официальное название должности зависит от типа организации, уровня архива (государственный, ведомственный, корпоративный) и нормативной базы, которой руководствуется учреждение. В российском законодательстве и кадровой практике закрепилось несколько основных наименований.

Основные официальные наименования должностей

Согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (код 24418), базовое наименование звучит как:

• Начальник архива — универсальное наименование, используемое в классификаторе для кодирования должности.

Однако в реальных приказах, трудовых договорах и штатных расписаниях чаще встречаются следующие варианты, закрепленные в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС) и квалификационных характеристиках для архивных работников:

1. Директор архива (центра хранения документации) — руководитель самостоятельного архивного учреждения (государственного архива, центра хранения документации, архива муниципального образования).
2. Заведующий архивом — руководитель архива (архивного отдела, сектора, группы) в составе ведомства, организации, предприятия или муниципального образования, не являющегося самостоятельным юрлицом-архивом.
3. Начальник архивного отдела (заведующий архивным отделом) — руководитель структурного подразделения (отдела/сектора) по архивному делу внутри большой организации.

Зависимость названия от типа архива

Государственные и муниципальные архивы (самостоятельные учреждения)

Здесь вершина иерархии — Директор архива (или Директор центра хранения документации).

• Назначается на должность в установленном законом порядке (приказом учредителя/высшего органа).
• Относится к категории руководителей высшего звена.
• Руководит всей деятельностью архива: формированием фондов, обеспечением сохранности, использованием документов, кадровой и финансово-хозяйственной работой.

Ведомственные, корпоративные и внутриорганизационные архивы

В министерствах, агентствах, коммерческих компаниях, банках, учебных заведениях архив, как правило, является структурным подразделением (отделом, сектором, группой). Руководитель такого подразделения официально называется:

• Заведующий архивом (наиболее распространенный вариант в должностных инструкциях и ЕКС).
• Начальник отдела (сектора, группы) архива / архивного дела / делопроизводства и архива.

Важно: В квалификационных характеристиках (Приказ Минкультуры России, ЕКС) формулировка «Заведующий архивом (начальник архивного отдела) муниципального образования, ведомства, организации» часто используется как единое наименование для данной категории руководителей.

Иерархия руководящих должностей внутри архива

В крупных архивах (государственных центрах хранения) существует многоуровневая структура управления:

Квалификационные требования (кратко)

Требования к образованию и стажу для руководителей архивов регламентируются Квалификационными характеристиками должностей работников государственных архивов… (утв. Приказом Минкультуры России) и ЕКС:

• Образование: Высшее профессиональное (профиль: «Архивоведение», «Документоведение», «История» и смежные) или среднее профессиональное по профилю архивного дела.
• Стаж:
  • Для Директора архива, стаж работы в области архивного дела и делопроизводства не менее 3–5 лет (в т.ч. на руководящих постах).
  • Для Заведующего архивом / Начальника отдела — стаж не менее 2–3 лет.
• Дополнительно: Знание законодательства об архивном деле, ГОСТов, методологии формирования фондов, современных ИТ-технологий (Электронные архивы, СЭД), норм обеспечения сохранности.

Ключевые должностные обязанности руководителя архива

Независимо от точного титула (Директор или Заведующий), суть работы сводится к следующим блокам задач:

1. Организационно-управленческая: планирование работы, составление отчетов, взаимодействие с вышестоящими органами (Росархив, главные архивные управления), контроль за исполнением дисциплины.
2. Методологическая: разработка и утверждение актов архивной политики (номенклатуры дел, перечней сроков хранения, инструкций по делопроизводству).
3. Фондово-учетная: контроль за формированием архивных фондов, экспертиза документов на предмет ценности, организация научной описи.
4. Обеспечение сохранности: контроль за соблюдением режима температуры/влажности, противопожарной безопасности, антибиологической защиты, организации реставрации.
5. Информационно-справочная: организация выдачи документов, предоставление архивных справок, внедрение электронных сервисов доступа.
6. Цифровизация: управление проектами по оцифровке фондов, ведению электронных архивов, внедрению СЭД (систем электронного документооборота).

Как правильно оформить должность в штатном расписании?

При заполнении штатного расписания (формы Т-3) и трудового договора рекомендуется опираться на ОКПДТР (код 24418) и ЕКС:

1. Если это самостоятельное юрлицо (ГУАРХ, ЦХД, архив администрации) — используйте «Директор архива» (или «Директор центра хранения документации»).
2. Если это подразделение внутри организации — используйте «Заведующий архивом» или «Начальник отдела (сектора) архива».
3. В графе «Код ОКПДТР» указывайте 24418.

Резюме: какой титул выбрать?

Название начальника архива — это не просто формальность, а правовой маркер, определяющий уровень полномочий, ответственность и требования к квалификации. Директор управляет юридическим лицом-архивом, Заведующий архивом ведет архивное дело внутри организации-неархива, а Начальник отдела отвечает за конкретный производственный участок внутри крупного архива. При оформлении кадровых документов всегда сверяйтесь с актуальной редакцией ЕКС, ОКПДТР и отраслевыми квалификационными характеристиками (Приказ Минкультуры России).