Официальный запрос в архив Министерства обороны (МиО) – это документ, которым гражданин, исследователь,
журналист или юридическое лицо просит предоставить доступ к документам, хранящимся в государственных
архивах обороны. Правильное оформление запроса повышает шансы получить нужные материалы в кратчайшие сроки.

Что такое официальный запрос?

Официальный запрос (запрос‑письмо) – это письменное обращение, составленное в соответствии с
Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и другими нормативными актами,
в котором указываются:

• конкретные сведения о запрашиваемом документе (название, номер, дата, архивный фонд);
• цель запроса;
• данные заявителя (ФИО, паспортные данные, контактная информация);
• основание права на доступ (например, публичный интерес, научные исследования, семейные обстоятельства).

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие процесс запроса в архив МиО:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ от  г. «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Федеральный закон № 129‑ФЗ от  г. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (раздел о доступе к архивным документам);
3. Приказ Минобороны РФ № 119 от  г. «Об организации доступа к документам архивов Министерства обороны»;
4. Приказ ФГУП «Российский государственный архив военно‑исторических документов» № 5‑Э от  г. (порядок подачи запросов).

Кому и куда направлять запрос

Запрос направляется в отдел по работе с документами того архива, где, по предположениям, находятся нужные материалы.

Основные адреса:

• Главный архив Министерства обороны РФ – г. Москва, ул. Садовая‑Кудринская, 1;
• Региональные архивы (например, Архив Военно‑морского флота, Архив Военно‑воздушных сил) – адреса указаны на официальном сайте archive.mil.ru.

Запрос можно отправить:

• по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении);
• в электронном виде через форму «Электронный запрос» на официальном сайте архива;
• лично, в приемном отделе архива (по предварительной записи).

Требования к оформлению запроса

Запрос должен соответствовать следующим требованиям:

1. Шапка документа – указание реквизитов заявителя:
   • ФИО полностью;
   • Дата рождения;
   • Паспорт (серия, номер, кем выдан);
   • ИНН (для юридических лиц) и контактный телефон, e‑mail.
2. Тема запроса – кратко, но точно (например, «Запрос копий документов из фонда 12‑В/45»).
3. Обоснование доступа – указать правовую основу (ст. 5‑6 закона «Об архивном деле») и цель исследования.
4. Перечень документов – максимально конкретно:
   • название (если известно);
   • номер дела, опись, дату создания;
   • архивный фонд, серию и коробку.
5. Подпись и дата – оригинальная подпись (при отправке в электронном виде – скан подписи).
6. Приложения – копия паспорта, доверенности (если запрос от лица, действующего по доверенности), справка о научной степени и т.д.

Пример официального запроса

От: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Паспорт: 4509 № 123456, выдан ОУФМС России по г. Москве 
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com

Кому: Руководителю отдела по работе с документами
Главный архив Министерства обороны РФ
ул. Садовая‑Кудринская, 1, г. Москва, 115035

Тема: Запрос копий документов из фонда 12‑В/45, опись 12‑В/45‑12

Текст запроса:
В соответствии со ст. 5 Федерального закона № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» прошу предоставить копии
документов, относящихся к делу № 12‑В/45‑12, содержащим сведения о подготовке к операции «Северный поток» за 1999‑2001 гг.
Запрашиваемые материалы необходимы для подготовки научной статьи по теме «Стратегическое планирование вооружённых сил РФ в начале XXI века».

Обоснование доступа:
Я являюсь аспирантом кафедры истории военного дела МГУ, научный руководитель – проф. Петров П.П.
Доступ к указанным документам необходим для выполнения диссертации (тема: «Военно‑стратегические доктрины России в 1990‑2000‑х гг.»).

Приложения:
Копия паспорта.
Справка из МГУ о статусе аспиранта.
Согласие научного руководителя.

Подпись: ______________________
 

Порядок подачи запроса

1. Соберите все необходимые документы (паспорт, доверенность, справки).
2. Подготовьте запрос в соответствии с требованиями (см. пункт 4).
3. Отправьте запрос выбранным способом:
   • Если по почте – отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении.
   • Если в электронном виде – загрузите файл в личный кабинет на сайте архива, прикрепив сканы документов.
   • Если лично – запишитесь на приём по телефону (контактный номер указан на сайте).
4. Сохраните подтверждение отправки (квитанцию, электронный журнал).
5. Ожидайте ответа (см. пункт 7).

Сроки рассмотрения и получение ответа

Согласно ст. 6 закона «Об архивном деле», архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента получения.

Возможные варианты ответа:

• Положительный – документы предоставляются в виде копий, сканов или оригиналов (по согласованию).
• Отказ – в случае, если документы относятся к категории «секретно», «совершенно секретно» или находятся в закрытом доступе. В отказе указываются основания и возможность обжалования.
• Запрос уточнений – архив может запросить дополнительные сведения (например, уточнение номера дела).

Если ответ не получен в установленный срок, можно направить письмо‑напоминание или обратиться в суд с иском о защите права доступа к архивным документам.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли платить за копии документов?

За предоставление копий (печатных, электронных) может взиматься плата в размере, установленном тарифами архива. Стоимость уточняется в ответе на запрос.

Можно ли получить доступ к документам, находящимся в закрытом архиве?

Для доступа к документам, отнесённым к категории «секретно», необходимо получить разрешение от уполномоченных органов (например, от Генерального штаба). В запросе следует указать цель и предоставить подтверждающие документы.

Как обжаловать отказ в доступе?

Обжалование производится в суд по общему порядку гражданского судопроизводства. Необходимо подготовить исковое заявление, приложив копию отказа и подтверждение подачи запроса.

Официальный запрос в архив Министерства обороны – это формальный инструмент, позволяющий получить доступ к важным историческим и правовым материалам. Соблюдение требований к оформлению, знание правовой базы и правильный выбор канала подачи значительно ускоряют процесс получения нужных документов.

Помните, что точность указаний в запросе и наличие всех обязательных приложений – ключ к успешному результату.