Официальный запрос в архив предприятия – это документ, которым физическое или юридическое лицо обращается к архивному отделу организации с требованием предоставить архивную справку, выписку или копию архивного документа․ Правильное оформление запроса повышает шансы получить нужную информацию в кратчайшие сроки и избежать отказов․

Что такое запрос в архив предприятия?

Запрос – это письменное официальное обращение, в котором заявитель указывает:

• какие именно архивные материалы ему необходимы;
• на каком основании делается запрос (закон, договор, нормативный акт);
• какой формат выдачи предпочтителен (справка, выписка, копия);
• сроки получения и контактные данные заявителя․

Законодательная база

Оформление и исполнение запросов регулируется рядом нормативных актов:

• ГОСТ Р 7․0․97‑2016 – «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Документы делового общения․ Требования к оформлению официальных запросов»․
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ․
• Методические рекомендации по исполнению запросов социально‑правового характера от 20 марта 2012 г․ № 250 (Приложение N 3 – форма запроса)․
• Региональные нормативные акты (например, уставы государственных архивов субъектов РФ)․

Кому и когда можно направлять запрос?

Запрос в архив предприятия может быть направлен:

• гражданам, нуждающимся в сведениях о своей трудовой истории, семейных документах и т․п․;
• юридическим лицам – компаниям, исследовательским организациям, адвокатским конторам;
• службам государственных органов (суд, прокуратура, налоговые органы) в рамках их полномочий;
• самим сотрудникам предприятия, если требуется подтверждение стажа, квалификации и др․

Структура официального запроса

Согласно ГОСТ Р 7․0․97‑2016 запрос должен включать следующие разделы:

1. Шапка письма – на бланке организации (логотип, реквизиты, адрес)․
2. Дата и номер документа (если есть внутренний регистр)․
3. Кому адресовано – полное наименование архивного отдела, ФИО ответственного лица;
4. Тема – «Запрос о предоставлении архивной справки/выписки/копии документа»․
5. Обоснование – ссылка на нормативный акт, договор, решение суда и т․д․
6. Перечень требуемых документов – точные названия, даты, номера дел, если известны․
7. Требуемый формат выдачи – справка, выписка, копия, электронный файл․
8. Сроки исполнения – обычно не более 30 дней, если иное не установлено законом․
9. Контактные данные – телефон, e‑mail, почтовый адрес․
10. Подпись и печать (при необходимости)․

Пример оформления запроса (текст)

ООО «ТехноИнвест»
ИНН 7701234567, КПП 770101001
г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 10
Тел․: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: info@tehnoinvest․ru

 № 12

Кому: Руководителю Архивного отдела
Государственный архив Свердловской области
г․ Дегтярск, ул․ Советская, д․ 5

Тема: Запрос о предоставлении архивной выписки из приказа № 45 от 

Уважаемый(ая) Ф․И․О․,

В соответствии с ГОСТ Р 7․0․97‑2016 и Федеральным законом № 125‑ФЗ от г․ «Об архивном деле» прошу предоставить архивную выписку из приказа № 45 от г․, касающегося назначения руководителя отдела кадров ООО «ТехноИнвест»․ 

Обоснование запроса:
Необходимо подтвердить стаж и квалификацию сотрудника Иванова И․И․ в рамках процедуры аттестации (пункт 3․2․1 Трудового кодекса РФ);
Запрос делается в интересах проведения внутреннего аудита (пункт 5․1․3 внутреннего регламента компании)․

Перечень требуемых материалов:
- Приказ № 45 от г․;
- Приложения к приказу (если имеются)․
Требуемый формат: печатная копия с заверением подписи ответственного лица․

Срок предоставления – в течение 20 календарных дней с даты получения настоящего запроса․

Контактное лицо: Петров П․П․, тел․ +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: petrov@tehnoinvest․ru․
С уважением,
____________________
Петров П․П․
Директор по персоналу
(подпись, печать)

Как оформить запрос на бланке организации

Для повышения официальности и ускорения рассмотрения рекомендуется:

• использовать фирменный бланк с логотипом и реквизитами;
• печатать запрос печатными буквами (не рукописным шрифтом);
• соблюдать единый стиль делового письма (отступы, шрифт Times New Roman 12 пт);
• приложить копию удостоверяющего личность документа (паспорт) или нотариально заверенную доверенность, если запрос подает представитель․

Необходимые сопроводительные документы

В зависимости от характера запроса могут потребоваться:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (при личном обращении);
• нотариально заверенная доверенность (для доверенного лица);
• копия договора, судебного решения, акта, подтверждающего право на получение информации;
• оплата за услуги (если архив взимает плату за копирование, сканирование и т․п․)․

Процедура рассмотрения запроса архивным отделом

1. Регистрация запроса – фиксируется в журнале входящей корреспонденции․
2. Проверка полномочий – проверяется наличие паспорта/доверенности и правомерность запроса․
3. Поиск документов – архивный специалист осуществляет поиск в фондовых списках, электронных каталогах․
4. Подготовка ответа – формируется архивная справка, выписка или копия; при необходимости делается заверение подписи и печати․
5. Уведомление заявителя – отправляется ответ (положительный, частичный, отказ) в указанный заявителем способ․
6. Сдача материалов – передача оригиналов/копий в руки заявителя или отправка почтой/курьером․

Виды ответов на запрос

• Положительный ответ – предоставление запрошенных материалов в полном объёме․
• Частичный ответ – выдача только той части документов, которая доступна или не подпадает под ограничения․
• Отказ – документ, в котором указаны причины отказа (отсутствие документов, ограниченный доступ по закону, отсутствие полномочий заявителя)․
• Запрос уточнений – архив просит уточнить формулировку, предоставить недостающие сведения или документы․

Типичные ошибки при оформлении запроса

• Отсутствие ссылки на нормативный акт, на основании которого делается запрос․
• Неуказание точных реквизитов требуемого документа (номер, дата, фонд)․
• Неправильный или неполный список сопроводительных документов (отсутствие паспорта, доверенности)․
• Неиспользование официального бланка организации․
• Слишком общие формулировки («нужны все документы по компании») – архив обязан отказать․

Где скачать образцы документов

Для удобства можно воспользоваться готовыми шаблонами, доступными в открытом доступе:

• Образец запроса (DOCX, 35 КБ)
• Образец запроса (PDF, 214 КБ)
• Форма заявления о предоставлении копии архивного документа (PDF)

Оформление запроса в архив предприятия – процесс, требующий внимательного соблюдения нормативных требований и делового этикета․ Следуя рекомендациям, изложенным в ГОСТ Р 7․0․97‑2016 и методических рекомендациях от 20 марта 2012 г․ № 250, вы сможете получить нужные архивные сведения быстро и без лишних препятствий․

Помните, что чёткое обоснование, правильный формат и полный пакет сопроводительных документов – ключ к успешному получению архива․

Дата публикации: