Дата публикации:
Передача документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив является важным этапом обеспечения сохранности Архивного фонда Российской Федерации. Оформление этого процесса регламентируется Федеральным законом от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от ) и внутренними нормативными актами органов ЗАГС‚ архивных учреждений и организаций‑передателей.
Ключевым документом‚ фиксирующим факт передачи и условия хранения‚ является акт приема‑передачи дел на постоянное хранение. Ниже подробно рассмотрены его правовое основание‚ структура‚ порядок составления и особенности использования.
Нормативная база
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (статья 21 – передача документов на постоянное хранение).
- Приказ Федерального архивного агентства «Порядок передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)».
- Методические рекомендации КонсультантПлюс по заполнению акта приема‑передачи и описи дел постоянного хранения.
- Внутренние положения организаций (например‚ Положение об архиве‚ Инструкция по работе с документами).
Цель и значение акта приема‑передачи
Акт приема‑передачи выполняет несколько функций:
- Юридическое подтверждение факта передачи документов от передающей организации к принимающему архиву.
- Фиксация состава и объема передаваемых дел (наименование‚ индексы‚ даты‚ количество листов).
- Указание условий хранения (постоянное хранение‚ доступность‚ режим использования).
- Освобождение передающей стороны от ответственности за сохранность переданных документов после подписания акта обеими сторонами.
- Основание для внесения записей в описи и реестры архива (создание справочно‑поисковых средств).
Стороны‚ участвующие в оформлении акта
- Передающая организация – орган ЗАГС субъекта РФ‚ архивный отдел предприятия‚ учреждение или иное юридическое лицо‚ обладающее документами‚ подлежащими постоянному хранению.
- Принимающий архив – государственный (муниципальный) архив‚ уполномоченный на прием и хранение документов Архивного фонда РФ.
Акт составляется в двух экземплярах: один остается в передающей организации‚ второй – в принимающем архиве.
Требования к оформлению акта
Согласно методическим указаниям‚ акт приема‑передачи должен содержать следующие реквизиты:
- Наименование документа («Акт приема‑передачи дел на постоянное хранение в государственный архив»).
- Дата и место составления.
- Полные наименования сторон (передающей организации и принимающего архива) с указанием их юридических адресов и реквизитов.
- Основание передачи (номер и дата приказа‚ распоряжения‚ решения руководства‚ ссылка на нормативный акт).
- Перечень передаваемых дел с указанием:
- индекса дела (или номера описи);
- наименования дела;
- периода охватываемых документов;
- количества листов (или электронных файлов);
- особенностей оформления (например‚ наличие приложений‚ схем‚ чертежей).
- Подписи ответственных лиц:
- от передающей организации – работник‚ осуществляющий передачу (например‚ заведующий архивом‚ ответственный за делопроизводство);
- от принимающего архива – архивариус‚ ответственный за прием документов;
- подписи руководителей обеих сторон (директор организации и директор архива) с расшифровкой и датой.
- Примечания (особые условия хранения‚ ограничения доступа‚ необходимость реставрации и т.п.).
- Приложения – опись дел постоянного хранения (форма № 1)‚ список справочно‑поисковых средств‚ копии приказов о передаче.
Порядок составления и подписания акта
- Подготовка описи дел – передающая организация формирует опись (приложение 1 к Порядку передачи актовых книг)‚ в которой указываются все дела‚ подлежащие постоянному хранению.
- Согласование описи – опись утверждается руководителем передающей организации и‚ при необходимости‚ направляется на экспертизу в архив для проверки полноты и корректности.
- Составление проекта акта – на основе утвержденной описи готовится текст акта приема‑передачи (приложение 2).
- Подписание акта – акт подписывается ответственными сотрудниками обеих сторон‚ затем утверждается руководителями. Подписи заверяются печатями организаций (если предусмотрено внутренними регламентами).
- Передача документов – после подписания акта происходит фактическая передача дел (бумажных носителей или электронных носителей) в архив.
- Регистрация в архиве – принимающий архив вносит полученные дела в свои учетные системы‚ формирует справку о приеме и направляет копию акта обратно передающей организации для архивации.
Особенности оформления при передаче электронных документов
При передаче электронных дел акт приема‑передачи оформляется аналогично бумажному варианту‚ но в разделе «Перечень передаваемых дел» указываются:
- формат файлов (PDF‚ TIFF‚ XML и т.д.);
- средства хранения (сервер‚ магнитная лента‚ облачное хранилище);
- контрольные суммы (хеш‑значения) для проверки целостности;
- сведения о системе управления электронным архивом (ЕАД‚ ЦХЭД и др.).
В некоторых случаях акт сопровождается сводной описью ЭАД (Электронный архивный документ)‚ на основании которой архив формирует собственный акт приема‑передачи в своей информационной системе.
Хранение и использование акта после передачи
- Экземпляр акта‚ оставшийся в передающей организации‚ хранится в ее архиве в течение срока‚ установленного внутренними нормативными актами (обычно не менее 10 лет).
- Экземпляр‚ находящийся в государственном архиве‚ становится частью справочно‑поискового аппарата фонда и используется для:
- подтверждения факта передачи при запросах;
- восстановления утраченных описей;
- аудиторских проверок и внутреннего контроля.
- При необходимости акт может быть заверен нотариально или предоставлен в суд в качестве доказательства исполнения обязательств по сохранению документов.
Примерный шаблон акта приема‑передачи (упрощенный)
АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ г. ___________ «___» __________ 20__ г. Мы‚ нижеподписавшиеся‚ подтверждаем‚ что: Передающая организация: ______________________________ (полное наименование‚ ИНН‚ КПП‚ юридический адрес) Принимающий архив: __________________________________ (наименование архива‚ подведомственность‚ адрес) Основание передачи: Приказ № ___ от «___» __________ 20__ г. «О передаче дел на постоянное хранение в государственный архив». Передаются дела (см. опись‚ приложение № 1): № п/п | Индекс дела | Наименование дела | Период | Кол‑во листов | Примечание ------|------------|-------------------|--------|--------------|----------- 1 | 01‑01‑2020 | Книга записей рождений | 2020‑2022 | 150 л. | – 2 | 01‑02‑2020 | Книга записей браков | 2020‑2022 | 120 л. | – … | … | … | … | … | … Условия хранения: постоянное хранение‚ доступ по запросу‚ режим использования – справки и выписки. Акт составлен в двух экземплярах‚ один остается в передающей организации‚ другой – в принимающем архиве. Подписи: Передающая организация: ___________________ /___________/ (Ф.И.О.) Руководитель: ___________________ /___________/ (Ф.И.О.) Принимающий архив: _______________________ /___________/ (Ф.И.О;) Руководитель архива: _______________ /___________/ (Ф.И.О.) М.П. (при наличии печати)
Акт приема‑передачи дел на постоянное хранение в государственный архив является обязательным документом‚ обеспечивающим законность и прозрачность процесса передачи архивных фондов. Соблюдение установленного порядка составления‚ наличие всех необходимых реквизитов и подписей сторон гарантирует защиту прав как передающей организации‚ так и архива‚ а также сохранность документов для будущих поколений исследователей и граждан.
Для более детальной работы рекомендуется использовать официальные шаблоны‚ предоставленные КонсультантПлюс и Федеральным архивным агентством‚ а также регулярно обновлять внутренние инструкции в соответствии с изменениями законодательства;