Дата составления: 03:30:49 ().
Передача документов на постоянное хранение в государственный архив – обязательная процедура для организаций‚ ликвидирующихся‚ проходящих реорганизацию‚ банкротство или иным образом прекращающих свою деятельность. Оформление акта приема‑передачи подтверждает факт передачи‚ фиксирует перечень и состояние документов‚ а также служит основанием для их дальнейшего учёта в архивном фонде.
Нормативная база
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от ).
- Постановление Правительства РФ № 542 от «Об утверждении Перечня документов и сроков их хранения».
- Методические рекомендации Росархива «Оформление актов приема‑передачи документов на постоянное хранение» (2020).
- Региональные нормативные акты (например‚ Постановление Совета Министров Республики Беларусь № 123 от о передаче ценных документов в государственный архив).
Структура акта приема‑передачи
Акт составляется в двух экземплярах: один остаётся у передающей организации‚ второй – в архиве. Типовой бланк включает следующие разделы:
- Реквизиты сторон – наименование‚ юридический адрес‚ ИНН/ОГРН передающей организации и принимающего архива.
- Основание передачи – ссылка на решение о ликвидации‚ реорганизации‚ банкротство или иной акт (№‚ дата).
- Перечень передаваемых документов – дела‚ описи‚ номера дел‚ даты создания‚ количество листов‚ состояние (целое‚ повреждённое).
- Сроки хранения – указание‚ что документы передаются на постоянное хранение (бессрочно).
- Подписи сторон – представитель передающей организации (руководитель или уполномоченное лицо) и архивариус‚ принимающий документы.
- Примечания – особые условия (например‚ необходимость реставрации‚ наличие конфиденциальной информации).
Пошаговая инструкция по заполнению акта
Подготовка документов к передаче
- Сформировать опись дел в соответствии с Единой классификаторной системой хранения документов (ЕКСХД).
- Проверить физическое состояние: удалить скрепки‚ заменить повреждённые папки‚ обеспечить маркировку.
- Сделать копии конфиденциальных материалов‚ если требуется их сохранение в организации.
Заполнение бланка акта
- В шапке указать дату и место составления (например‚ «Минск‚ »).
- Заполнить реквизиты сторон.
- В разделе «Основание передачи» ввести номер и дату решения о ликвидации/банкротстве.
- В таблице «Перечень документов» внести каждую единицу хранения:
- № дела;
- Наименование дела;
- Количество листов;
- Состояние (например‚ «хорошее»‚ «требует реставрации»).
- Подвести итог: общее количество дел‚ листов‚ общая площадь (если требуется).
- Поставить подписи и расшифровку‚ приложить печать организации и архива.
Сдача документов в архив
- Передать документы вместе с актом в отдел приёма архива.
- Получить от архива подтверждение о принятии (штамп‚ подпись архивариуса).
- Оставить второй экземпляр акта у себя для внутреннего учёта.
Пример заполненного акта (фрагмент)
| № дела | Наименование дела | Период | Кол‑во листов | Состояние |
|---|---|---|---|---|
| 01‑2024/001 | Договоры с поставщиками | ‑ | 145 | Хорошее |
| 01‑2024/002 | Приказы по личному составу | ‑ | 78 | Требует реставрации (повреждённый угол) |
| … | … | … | … | … |
Примечание: Все документы подготовлены к передаче в соответствии с внутренним регламентом № 45 от .
Частые ошибки при оформлении акта
- Неполный перечень дел – пропуск некоторых единиц хранения приводит к спорам о недостаче.
- Отсутствие указания состояния документов – архив может отказать в приёме повреждённых материалов без предварительной реставрации.
- Неправильные реквизиты (ОГРН‚ ИНН) – приводит к необходимости переоформления акта;
- Отсутствие ссылки на основание передачи – акт считается недействительным.
- Неподписанный акт одной из сторон – не имеет юридической силы.
Сроки хранения и рекомендации
Документы‚ переданные на постоянное хранение‚ находятся в архиве бессрочно. Тем не менее‚ рекомендуется:
- Периодически (раз в 5 лет) запрашивать выписку из описи архива для контроля сохранности.
- При необходимости использовать электронные копии для внутренней работы‚ оставляя оригиналы в архиве.
- Следить за изменениями в законодательстве о сроках хранения – некоторые категории документов могут быть переведены в категорию «временное хранение» после экспертизы.
Правильно оформленный акт приема‑передачи документов на постоянное хранение в государственный архив – гарантия законности и прозрачности процедуры ликвидации или реорганизации организации. Следуя представленной инструкции‚ избегая типичных ошибок и используя пример заполненного акта‚ вы обеспечите надёжное сохранение важнейшей документации для будущих поколений и государственных нужд.
Информация актуальна на 03:30:49 ().