Оформление акта приема‑передачи документов – обязательная процедура при передаче документальных материалов на постоянное хранение в архив любого учреждения (государственного, муниципального, коммерческого). Данный документ фиксирует факт передачи, подтверждает соответствие переданных дел нормативным требованиям и служит основанием для последующего учёта, хранения и использования архивных фондов.

Нормативная база

Основные правовые акты, регулирующие оформление акта приема‑передачи документов в архив:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 15‑17);
• Приказ Минкультуры России № 558 от «Об утверждении Положения о ведении архивного фонда учреждений»;
• Внутренние нормативные документы учреждения (положение об архиве, инструкция по работе с документами).

Когда оформляется акт

Акт составляется в следующих случаях:

1. Передача документов на постоянное хранение в архив учреждения после истечения установленного срока их эксплуатации;
2. Перевод дел из одного структурного подразделения в другое с последующим архивным хранением;
3. Приём документов от внешних организаций (например, от ликвидируемого предприятия) для включения в архивный фонд;
4. Внутренняя ревизия, когда необходимо зафиксировать факт выбытия или поступления документов.

Структура акта приема‑передачи документов

Типовой акт включает следующие разделы (каждый из них можно выделить жирным шрифтом … для удобства чтения):

• Шапка документа – название учреждения, реквизиты, номер и дата акта;
• Преамбула – ссылка на нормативный акт, основание для составления акта;
• Сведения о передающей стороне – наименование подразделения, ФИО ответственного лица, подпись;
• Сведения о принимающей стороне (архив) – наименование архива, ФИО архивариуса, подпись;
• Описание передаваемых документов – перечень дел, их индексы, количество листов, даты создания, степень конфиденциальности;
• Состояние документов – замечания о сохранности, наличие повреждений, необходимость реставрации;
• Подписи сторон – подписи передающего и принимающего лиц с расшифровкой, дата подписания;
• Приложения – копии описей, инвентарных карт, актов проверки и т.д.

Порядок заполнения акта

1. Подготовка описи передаваемых документов – составляется опись (форма № А-1) с указанием реквизитов каждого дела.
2. Проверка состояния документов – архивариус осматривает дела, фиксирует замечания о сохранности.
3. Заполнение шапки и преамбулы – указываются название учреждения, номер акта (например, Акт № 2026/07), дата составления.
4. Внесение сведения о сторонах – заполняются поля о передающем и принимающем подразделениях, ФИО ответственных лиц.
5. Заполнение описи передаваемых документов – переносится информация из подготовленной описи в соответствующий раздел акта.
6. Отметка о состоянии документов – указываются замечания (например, «документы в хорошем состоянии», «требуется очистка от пыли»).
7. Подписание акта – обе стороны ставят свои подписи с расшифровкой и датой.
8. Регистрация акта – акт получает регистрационный номер в журнале учета актов приема‑передачи документов архива.
9. Хранение акта – оригинал акта помещается в дело архива, копия остаётся в деле передающего подразделения.

Пример заполненного акта (фрагмент)

АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ
Номер акта: Акт № 2026/07

Дата составления: 

Передающая сторона: Отдел кадров ООО «Пример»

Ответственное лицо: Иванова Анна Сергеевна, начальник отдела

Принимающая сторона: Архив ООО «Пример»

Ответственное лицо: Петров Дмитрий Владимирович, ведущий архивариус

Описание передаваемых документов:


Дело № КД‑2023/01 – «Личные карточки сотрудников за 2023 г.» – 150 л., период ‑;
Дело № КД‑2023/02 – «Приказы о приёме и увольнении за 2023 г.» – 80 л., период ‑;
Дело № КД‑2023/03 – «Табели учёта рабочего времени за 2023 г.» – 200 л., период ‑.


Состояние документов: Документы находятся в хорошем состоянии, механических повреждений не обнаружено, требуется стандартное просушивание перед размещением в фонде.

Подписи:

Передающая сторона
_________________/ Иванова А.С.
Принимающая сторона
_________________/ Петров Д.В.

Дата подписания: 

Хранение и использование акта

Оригинал акта хранится в деле архива вместе с описью передаваемых документов. Копия акта остаётся в деле передающего подразделения и может быть использована для:

• подтверждения факта передачи при проведении внутренней или внешней проверки;
• восстановления утерянных документов (в случае, если акт указывает на их наличие в архиве);
• формирования отчётов о работе архивного подразделения.

Срок хранения акта соответствует сроку хранения описи дел, к которой он относится (обычно постоянно, если дело передано на постоянное хранение).

Частые ошибки и как их избежать

• Неполная опись документов – решение: перед составлением акта тщательно сверить каждую единицу хранения с инвентарной картой.
• Отсутствие замечаний о состоянии – решение: всегда проводить внешний осмотр и фиксировать любые повреждения, даже незначительные.
• Неправильная нумерация актов – решение: вести журнал регистрации актов с сквозной нумерацией по году.
• Подписание без расшифровки – решение: требовать от подписавших лиц указания ФИО и должности.
• Хранение акта только в электронном виде без резервной копии – решение: сохранять скан‑копию в защищённой системе и иметь бумажный оригинал.

Акт приема‑передачи документов в архив учреждения – ключевой элемент системы документооборота, обеспечивающий законность, прозрачность и сохранность архивного фонда. Соблюдение установленного порядка оформления, внимательное заполнение всех реквизитов и правильное хранение акта позволяют избежать споров, упростить аудит и гарантировать доступ к документам в течение всего срока их необходимости.