В любой организации (государственной, муниципальной или частной) со временем накапливается огромное количество бумажных и электронных документов․ По истечении установленных нормативных сроков их необходимо передать в архивное хранение либо уничтожить․ Ключевым документом, фиксирующим факт передачи, является акт приёма‑передачи документов в архив․ В статье подробно рассматривается, как правильно оформить такой акт, какие реквизиты обязаны быть указаны, какие сроки хранения применяются к самому акту и к передаваемым документам․

Правовая база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных документах» (от ) – определяет категории архивных документов, сроки их хранения и порядок передачи в архив․
• Приказ Минкультуры России № 526 от «Об утверждении формы акта приёма‑передачи документов на постоянное хранение в государственный архив»․
• Региональные нормативные акты (приказы, положения о кадровом делопроизводстве, локальные инструкции по архивному делу)․
• Гражданский кодекс РФ – требования к документированию сделок и передачи имущества (в т․ч․ документального)․

Эти нормативные документы предписывают, что передача в архив должна быть подтверждена подписанным актом, а оригиналы акта хранятся в архиве столько же, сколько и переданные документы, но не менее 15 лет (пункт 5 Приказа Минкультуры № 526)․

Кому и когда нужен акт?

1. Государственным и муниципальным организациям – при передаче дел в государственный архив․
2. Частным компаниям – при передаче архивных документов в сторонние архивные хранилища (например, в архивные сервис‑центры)․
3. При ликвидации, реорганизации или переводе подразделения в другое юридическое лицо․
4. При истечении срока хранения (например, 10, 25, 50, 75 лет) и необходимости дальнейшего постоянного хранения․

Содержание акта приёма‑передачи

Стандартный акт состоит из следующих реквизитов (в порядке их размещения):

Важно: каждый из пунктов должен быть заполнен без пропусков, иначе акт может быть признан недействительным․

Пошаговый алгоритм оформления акта

1. Подготовка описи дел – составляется в трёх экземплярах (для передающей организации, архива и комиссии)․ В описи указываются:
   • Номер дела, наименование;
   • Содержание (краткое описание);
   • Количество листов/томов;
   • Срок хранения (по нормативам);
   • Единица хранения (полка, коробка, том)․
2. Проверка наличия единиц хранения․ Если в описи указаны несуществующие или недоступные места, в акте делается отдельная запись с указанием причин (например, «отсутствует полка № 12‑А»)․
3. Формирование актовой формы․ Заполняются все реквизиты, указанные в таблице выше․ При необходимости добавляются примечания (особые условия, ограничения доступа)․
4. Подписание акта․ Подписывают:
   • Ответственный за делопроизводство передающей организации;
   • Начальник архивного отдела (или уполномоченный представитель архива);
   • Члены комиссии (если она создавалась)․

   При наличии печати организации – ставится печать рядом с подписью․

5. Регистрация акта в архиве․ Архив вносит запись в журнал приёма‑передачи, присваивает уникальный регистрационный номер и размещает оригинал акта в архивном деле․
6. Хранение оригинала акта․ Оригинал хранится в архиве в течение срока, установленного для передаваемых документов, но не менее 15 лет․ Копии могут оставаться у передающей организации в течение 5‑10 лет (по внутренним регламентам)․

Сроки хранения документов и актов

Согласно ФЗ «Об архивных документах», сроки хранения делятся на несколько категорий:

• Постоянное хранение – документы, имеющие историческую, научную, культурную ценность (например, учредительные документы, уставы, решения о ликвидации)․ Срок – до ликвидации организации (по факту)․
• Длительный срок (50‑75 лет) – бухгалтерские и налоговые документы, оформленные до 2003 года (75 лет) и после 2003 года (50 лет)․
• Средний срок (25 лет) – кадровые документы, договоры, акты, отчёты о проверках․
• Краткосрочный (10 лет) – текущие отчёты, служебные записки, путевые листы․

Для самого акта приёма‑передачи установлен минимальный срок хранения – 15 лет․ Если акт относится к документам постоянного хранения, он сохраняется вместе с ними до их уничтожения (обычно – до ликвидации организации)․

<h1>Акт приёма‑передачи документов в архив</h1>
<p>Дата: <br>Место: г․ Москва</p>

<h2>Стороны акта</h2>
<ul>
 <li><b>Передающая организация:</b> ООО «ТехноИнвест», ИНН 7701234567, 125047, г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 10․</li>
 <li><b>Принимающий архив:</b> Государственный архив г․ Москвы, ИНН 7707654321, 101000, г․ Москва, ул․ Садовая, д․ 5․</li>
</ul>

<h2>Основание передачи</h2>
<p>Согласно ФЗ № 125‑ФЗ от и Приказу Минкультуры РФ № 526 от , а также решению Совета директоров ООО «ТехноИнвест» от о передаче архивных документов в государственный архив․</p>

<h2>Перечень передаваемых документов</h2>
<table border="1" cellpadding="5" cellspacing="0">
 <tr><th>№</th><th>Наименование дела</th><th>Кол‑во листов</th><th>Срок хранения</th><th>Единица хранения</th></tr>
 <tr><td>1</td><td>Договоры с контрагентами (2000‑2025)</td><td>12 340</td><td>25 лет (до )</td><td>Полка А‑12, коробка 3</td></tr>
 <tr><td>2</td><td>Бухгалтерская документация 1998‑2003</td><td>8 560</td><td>75 лет (до )</td><td>Полка Б‑05, том 1‑4</td></tr>
 <tr><td>3</td><td>Кадровые карточки сотрудников (2005‑2025)</td><td>4 210</td><td>50 лет (до )</td><td>Полка В‑03, коробка 7</td></tr>
</table>

<h2>Подписи сторон</h2>
<p><b>От передающей организации:</b> _______________________ /И․ Иванов/ (директор)<br>
<b>От принимающего архива:</b> _______________________ /С․ Петров/ (начальник отдела архивного хранения)<br>
<b>Члены комиссии:</b> 1) _______________________ /А․ Смирнова/; 2) _______________________ /В․ Кузнецов/</p>

Данный пример можно скопировать в любой текстовый редактор и адаптировать под конкретные нужды организации․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как часто необходимо составлять акт?

Каждый раз, когда происходит передача документов в архив (по истечении срока, при реорганизации, ликвидации и т․п․)․ Если передача происходит партиями, для каждой партии оформляется отдельный акт․

Можно ли использовать электронный вариант акта?

Да․ По Приказу Минкультуры № 526 допускается оформление электронного акта в формате PDF с цифровой подписью обеих сторон․ При этом оригинал в электронном виде храниться в архиве в течение того же срока, что и бумажный․

Что делать, если в описи указаны недостающие единицы хранения?

В акте делается отдельная запись «Отсутствие единицы хранения № Х‑Y, причина – переезд склада»․ Прилагается справка, подтверждающая отсутствие․

Сколько копий акта необходимо хранить?

Оригинал – в архиве․ Две копии – у передающей организации (одна в делах, вторая в бухгалтерии)․ При необходимости – копия у комиссии․

Можно ли передать в архив документы, срок хранения которых ещё не истёк?

Да, если они относятся к категории «постоянного хранения» или если в организации принято переводить документы в архивный режим досрочно (по внутреннему регламенту)․

Акт приёма‑передачи документов в архив – это не просто формальность, а юридически значимый документ, фиксирующий переход прав собственности на архивные материалы от организации к архиву․ Его правильное оформление гарантирует:

• Соответствие требованиям законодательства;
• Отсутствие споров о принадлежности документов;
• Контроль за соблюдением сроков хранения;
• Упрощение последующего доступа к архивным материалам․

Следуя описанному в статье алгоритму и используя предложенный образец, вы сможете быстро и без ошибок оформить акт, а также обеспечить надёжное хранение как самого акта, так и переданных документов․

Полезные ссылки

• Приказ Минкультуры РФ № 526 (образец акта)
• Росархив: правила архивного хранения
• ФЗ № 125‑ФЗ «Об архивных документах»