Ситуация, когда архив не может предоставить запрошенный документ, встречается достаточно часто. Причины могут быть разными: документы утеряны, не поступили на хранение, уничтожены в установленном порядке или запрос относится к не профилю данного архива. В таких случаях законодательство предусматривает выдачу официального ответа — справки об отсутствии сведений (документов) или информационного письма. В данной статье подробно разберем, как правильно оформить такой документ, какие существуют образцы и какие нормативные акты регулируют этот процесс.

Правовые основания выдачи справки об отсутствии документов

Деятельность архивов в Российской Федерации регулируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также методическими рекомендациями Федерального архивного агентства (Росархива) и типовыми административными регламентами субъектов РФ.

Ключевые положения, подтвержденные практикой и методическими рекомендациями (в т.ч. КонсультантПлюс, Росархив):

• Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве.
• При отсутствии в архиве документов по предмету запроса архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным или рукописным справочным материалам, периодической печати с точным и полным указанием источника.
• Если документов, являющихся прямыми доказательствами, и даже косвенной информации по запросу в архиве нет, гражданину направляется письмо-ответ на бланке организации за подписью первого руководителя (или уполномоченного лица).
• В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов выдается справка по данному вопросу, при необходимости заверенная печатью архива.

Виды ответных документов при отрицательном результате поиска

Важно различать два основных вида документов, которые выдает архив, если ничего не найдено:

Архивная справка об отсутствии сведений

Выдается, если в архиве проведен поиск по фондам, но сведения не обнаружены. Это документ строгой отчетности, оформляемый по установленной форме (часто утвержденной локальным нормативным актом архива или администрации региона). Присваивается регистрационный номер, дата, заверяется подписью руководителя и печатью (если имеется).

Информационное письмо (письмо-ответ) об отсутствии документов

Выдается, когда запрос не профильный (архив не хранит такие документы принципиально), либо когда поиск не проводился, так как заведомо известно об отсутствии фондов. Оформляется на бланке организации в свободной деловой форме, но с обязательными реквизитами.

Обязательные реквизиты справки/письма (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и методичкам Росархива)

1. Эмблема/Наименование организации (полное официальное название архива).
2. Наименование документа: «АРХИВНАЯ СПРАВКА» или «ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО».
3. Регистрационный номер и дата (по журналу учета исходящей корреспонденции/справок).
4. Адресат (ФИО заявителя, адрес или название организации-заявителя).
5. Основание: входящий номер и дата запроса заявителя (или номер регистрации на Госуслугах).
6. Текст справки:
   • Указание на то, что по запросу проведен поиск в фондах (указать номера фондов, описей, делах, если поиск был точечным).
   • Формулировка: «Документов, содержащих сведения о [суть запроса], в архиве не обнаружено» или «Документы, относящиеся к [тема], в архив не поступали / не хранятся».
   • При наличии сведений об утрате: ссылка на акт об утере, инвентаризацию или иной документ, подтверждающий факт отсутствия.
   • Информация, в каком архиве/организации могут храниться искомые документы (адресация заявителя).
7. Подпись руководителя архива (с расшифровкой ФИО) и печать (при наличии).
8. Отметка о выдаче (дата выдачи, подпись получателя — при личной выдаче).

Ниже приведен универсальный образец Архивной справки об отсутствии сведений, соответствующий требованиям Росархива и типовым регламентам субъектов РФ (например, Управления архивами Свердловской области, Администрации Приволжского района и др.).

Образец Информационного письма (непрофильный запрос)

Если архив заведомо не хранит документы по теме запроса (например, в районный архив обратились за справкой о службе в МВД, а фонды МВД находятся в ведомственном архиве), оформляется письмо на бланке.

Особенности оформления и частые ошибки

Интервалы и шрифт

Согласно методическим рекомендациям Росархива, текст архивной справки и раздел «Основание» печатаются через полтора интервала. Шрифт, Times New Roman, 12 или 14 пт. Поля: левое 30 мм, правое 15 мм, верхнее и нижнее 20 мм.

Архивные шифры

В тексте справки возможно проставление архивных шифров и номеров листов архивных документов сразу после изложения каждого факта или события (если поиск проводился по конкретным делам). В справке об отсутствии указываются фонды/описания/дела, в которых поиск проводился и результата не дал.

Использование копий

Если в справке ссылаются на копии документов, верность которых не засвидетельствована (незаверенные копии), это обязательно оговаривается в тексте справки (п. 8.2 методичек).

Отказ vs Справка об отсутствии

• Отказ в приеме запроса оформляется, если запрос не соответствует требованиям закона (нет паспорта, неопределенная тема, не тот адресат).
• Справка об отсутствии / Письмо оформляется, если запрос принят, рассмотрен, поиск проведен, но сведений нет. Это не отказ в предоставлении услуги, а результат исполнения запроса.

Электронное взаимодействие (Госуслуги, ЕПГУ/РПГУ)

С 2026 года подача подавляющего большинства запросов социально-правового характера осуществляется через Единый портал госуслуг (Госуслуги) или региональные порталы.

• Архив загружает готовый PDF-файл справки/письма в личный кабинет заявителя или направляет через СМЭВ.
• Направляется уведомление о готовности результата (СМС/пуш/email).
• Оригинал справки на бумаге выдается только по требованию заявителя (лично или почтой с уведомлением) или если это требуется третьему лицу (нотариус, суд, банк), не имеющему доступа к ЭПГУ.
• Электронная справка, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя архива, имеет равную юридическую силу с бумажным оригиналом.

Что делать заявителю, получившему отрицательный ответ?

1. Проанализировать текст: Указан ли конкретный архив/организация, где могут храниться документы (адресация).
2. Проверить полноту поиска: Если в справке указаны только номера фондов, а не описи/дела — можно написать уточняющий запрос с просьбой расширить поиск.
3. Обратиться в рекомендованный архив: Используя адреса и контакты из письма/справки.
4. Обжаловать: Если считаете, что поиск не проведен или проведен некачественно (например, документы должны быть в этом архиве по закону о передаче дел), можно обратится с жалобой к вышестоящему архивному органу (Росархив, Управление архивами области) или в суд.
5. Сбор косвенных доказательств: Если прямых документов нет, для суда/ПФР можно собирать косвенные: свидетельские показания, фото, бытовые документы, выписки из домовых книг (если хранятся в ЗАГС/МФЦ/архивах), справки с мест работы правопреемников.

Грамотно оформленная справка об отсутствии документа в архиве — это не просто формальный отказ, а полноценный архивный документ, фиксирующий факт проведения поиска и его отрицательный результат; Она необходима гражданину для подтверждения факта обращения в архив при дальнейшем обжаловании, обращении в суд или сбор косвенных доказательств (ст. 61 ГПК РФ, ст. 26.2 Закона о ПФР).

Архивистам рекомендуется использовать утвержденные локальными актами формы, строго соблюдать реквизиты ГОСТ Р 7.0.97-2016 и методических рекомендаций Росархива, а также максимально полно информировать заявителя о возможных местах хранения искомых сведений.

Дата актуальности информации: . Статья подготовлена на основе Федерального закона № 125-ФЗ, Методических рекомендаций Росархива, типовых административных регламентов субъектов РФ и судебной практики.