В работе государственных и муниципальных архивов часто возникают запросы‚ которые не относятся к документам‚ хранящимся в данном учреждении. Такие запросы называют непрофильными. Правильное их оформление‚ своевременная передача в соответствующие организации и информирование заявителя – важные составляющие эффективного архивного обслуживания.

Что считается непрофильным запросом?

Непрофильный запрос – это обращение‚ в котором заявитель просит сведения‚ находящиеся за пределами документального фонда конкретного архива. К типичным примерам относятся:

• Запросы о документах‚ хранящихся в другом государственном архиве‚ в библиотеке‚ в суде‚ в налоговой службе и т.п.;
• Запросы‚ связанные с генеалогическими исследованиями‚ если архив не имеет в своем фонде соответствующих материалов;
• Запросы о компенсационных выплатах‚ социальных пособиях‚ если такие сведения находятся в органах социальной защиты‚ а не в архиве.

Нормативно-правовая база

Регулирование работы с запросами (в т.ч. непрофильными) в Республике Беларусь и в России осуществляется следующими актами:

1. Закон «Об архивном деле» (РБ) / «Об архивном деле» (РФ);
2. Постановления Правительства о порядке предоставления архивных сведений;
3. Правила работы с обращениями граждан (пункт 46.14 Правил архивных справок‚ выписок‚ копий);
4. Приказы руководителей архивов‚ определяющие сроки и форму уведомления заявителей.

Порядок обработки непрофильных запросов

Регистрация обращения

Любой запрос (письменный‚ электронный‚ устный) фиксируется в журнале входящих обращений. При регистрации указываются:

• ФИО и контактные данные заявителя;
• Дата и способ подачи (почта‚ электронная почта‚ онлайн‑форма);
• Текст запроса (по возможности – конкретные реквизиты документов);
• Признак «профильный/непрофильный» (определяется сотрудником архивного отдела).

Оценка профиля запроса

Сотрудник профильного подразделения проверяет наличие запрашиваемой информации в фонде архива. Если документов нет‚ запрос считается непрофильным.

Пересылка запроса в другую организацию

Для непрофильных запросов действует следующий алгоритм:

1. Определение места хранения. Сотрудник выясняет‚ в какой архив или государственный орган могут находиться нужные документы.
2. Составление сопроводительного письма. Письмо подписывается руководителем профильного подразделения (или директором архива) и содержит:
   • Краткое описание запроса;
   • Контактные данные заявителя;
   • Срок‚ в течение которого получатель обязан дать ответ (обычно 5–7 дней);
   • Указание‚ что копия письма направлена заявителю.
3. Отправка. Запрос пересылается в соответствующий архив/организацию в течение 5 дней с момента регистрации.
4. Уведомление заявителя. В течение тех же 5 дней заявителю отправляется информационное письмо (по e‑mail или через личный кабинет) с указанием:
   • Куда направлен запрос;
   • Ожидаемый срок ответа;
   • Контактные данные получающей организации.

Получение ответа от другой организации

Ответ может быть:

• Информационным письмом (если запрашиваемой информации нет);
• Копией документа (в оригинале или в виде цифровой копии);
• Рекомендацией обратиться в третью инстанцию.

По получении ответа архив обязан:

1. Переслать его заявителю (в электронном виде‚ если не оговорено иное);
2. Сохранить копию в деле обращения.

Сроки исполнения

Как оформить запрос (образцы)

Письменный запрос (бумажный вариант)

В ___________________________
(наименование архива)

От ___________________________
(Ф.И.О.‚ адрес‚ телефон‚ e‑mail)

Заявление
Я‚ ___________________________‚ прошу предоставить (выдать/выслать) сведения о ___________________________ (конкретное описание документа‚ периода‚ темы). 

Если в вашем фонде такие документы отсутствуют‚ прошу переслать запрос в организацию‚ где они могут находиться‚ и уведомить меня о результатах.

Электронный запрос (через личный кабинет или e‑mail)

Текст письма в электронном виде может выглядеть так:

Тема: Запрос о документах по компенсационным выплатам фонда «Взаимопонимание и примирение»

Текст сообщения:
Уважаемые сотрудники Национального архива Республики Беларусь!

Я‚ Иванов Петр Сергеевич‚ 1975 г.р.‚ прошу предоставить сведения о компенсационных выплатах‚ произведенных фондом «Взаимопонимание и примирение» за период 2010‑2020 гг. Если такие документы не находятся в вашем архиве‚ прошу переслать запрос в соответствующее учреждение и сообщить мне о результатах.

Контактные данные:
- телефон: +375 (29) -23‑45‑67
- e‑mail: ivanov.ps@example.com

С уважением‚
Иванов П.С.

Сопроводительное письмо (для пересылки)

Наименование организации‑получателя
(адрес)

От: Национальный архив Республики Беларусь
(адрес‚ телефон‚ e‑mail)

Сопроводительное письмо

Уважаемые коллеги!

В соответствии с пунктом … нормативных правовых актов направляем вам запрос от гражданина Иванова П.С. о предоставлении сведений по компенсационным выплатам фонда «Взаимопонимание и примирение» за 2010‑2020 гг.

Просим рассмотреть запрос и предоставить ответ в течение 7 дней. Копия данного письма направлена заявителю.
С уважением‚
(подпись)
Руководитель профильного подразделения
Национального архива Республики Беларусь

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать‚ если архив не отвечает в установленный срок?

Заявитель имеет право написать повторный запрос или обратиться в Справочно‑информационный центр архивов. При отсутствии ответа в течение 15 дней можно подать жалобу в уполномоченный орган.

Можно ли получить копию документа в электронном виде?

Да‚ если запрашиваемый документ не подпадает под ограничения по охране (секретность‚ персональные данные). Архив обязан предоставить электронную копию в формате PDF или TIFF.

Как избежать классификации запроса как «непрофильный»?

Старайтесь уточнять в запросе:

• Номер дела‚ регистратурный номер‚ год создания;
• Конкретный тип документа (акт‚ протокол‚ справка);
• Точное название фонда или подразделения.

Чем конкретнее запрос‚ тем выше шанс‚ что нужный документ действительно хранится в данном архиве.

Как уменьшить количество непрофильных запросов

Для снижения нагрузки на архивные службы рекомендуется:

• Размещать на официальных сайтах полные справочники фондов и реестры документов;
• Создавать интерактивные поисковые системы с фильтрами по тематикам и периодам;
• Публиковать типовые образцы запросов и рекомендации по их оформлению;
• Обучать сотрудников службы поддержки навыкам уточнения запросов и направления их в нужные подразделения.

Непрофильные запросы – естественная часть работы архивов‚ поскольку документы распределены по множеству государственных и частных учреждений. Строгое соблюдение регламентов (сроков в 5‑7 дней‚ обязательное уведомление заявителя‚ оформление сопроводительных писем) гарантирует прозрачность процесса и повышает удовлетворённость пользователей.

Следуя рекомендациям‚ изложенным в этой статье‚ архивные сотрудники смогут эффективно обрабатывать такие обращения‚ а заявители получат своевременную и достоверную информацию о том‚ где искать нужные им документы.

Автор: виртуальный помощник ChatGPT‚ 2026