Оформление обложки дела – один из ключевых этапов подготовки документов к передаче в архив. Правильная обложка обеспечивает быстрый поиск, идентификацию и сохранность материалов, а также соответствует требованиям нормативных актов (ГОСТ 17914‑72, Приказ Минкультуры РФ № 123 и др.). В этой статье мы подробно разберём, какие элементы должна содержать обложка, как их заполнять, какие бывают типы обложек и где можно скачать готовые шаблоны.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Виды обложек дел
3. Обязательные реквизиты
4. Пошаговое заполнение
5. Пример заполненной обложки (PDF/Word)
6. Полезные советы и типичные ошибки
7. Где скачать шаблоны

Нормативно‑правовая база

Оформление обложек дел регулируется следующими документами:

• ГОСТ 17914‑72 «Архивные документы. Обложка дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу»;
• Приказ Минкультуры России от № 123 «Об утверждении Инструкций по работе с архивными делами»;
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах»;
• Внутренние регламенты конкретного архива (например, Приложение N 28 к п. 7.7 Инструкции Федерального архива).

Соблюдение этих требований гарантирует, что дело будет принято без замечаний и сможет пройти автоматизированный процесс индексации.

Виды обложек дел

Все типы оформляются по приложению 11 к ГОСТ 17914‑72, где указаны позиции для заполнения.

Обязательные реквизиты обложки

Согласно ГОСТ 17914‑72, на лицевой и оборотной стороне обложки должны быть указаны следующие элементы:

Лицевая сторона

• Наименование государственного (муниципального) архива, в который передаётся дело;
• Наименование организации‑источника (федерального, регионального, муниципального органа, предприятия);
• Структурное подразделение (отдел, департамент, филиал);
• Код архива (по классификатору ФИАС/ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОД);
• Код организации (по внутреннему реестру);
• Индекс дела (цифровой или буквенно‑цифровой);
• Архивный шифр дела (например, 01‑02‑03‑2024);
• Номер дела (тома, части) в рамках годовой описи;
• Годовой раздел (например, 2024);
• Заголовок (тема) дела – краткое описание содержания.

Оборотная сторона

• Сведения о количестве листов и их объёме (например, 150 листов, 4 см толщины);
• Дата формирования обложки;
• Подпись ответственного лица и его должность;
• Примечания (особые условия, ограничения доступа и т.п.).

Все поля должны быть заполнены разборчивой печатной (не рукописной) печатью или печатным шрифтом в электронных шаблонах.

Пошаговое заполнение обложки

1. Подготовьте шаблон. Скачайте официальную форму (приложение 11) в формате DOCX или PDF.
2. Заполните реквизиты организации. Укажите полное официальное название, код организации, адрес и подразделение.
3. Укажите архивный код. Если архив имеет несколько подразделений, укажите конкретный код (например, Код федерального архива 00123).
4. Определите индекс и шифр дела. Индекс – уникальный номер в системе делопроизводства; шифр формируется по схеме: Код организации‑Код архива‑Год‑Номер.
5. Укажите количество томов/частей. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том получает отдельную обложку, но в шифре указывается Том 1, Том 2 и т.д.
6. Заполните заголовок. Кратко опишите содержание (например, «Договоры поставки сырья за 2023‑2024 гг.»).
7. Укажите количество листов и их толщину; Это необходимо для расчёта места в архивных стеллажах.
8. Подпишите и датируйте. Ответственное лицо (делопроизводитель) ставит подпись и указывает дату формирования обложки.
9. Проверьте соответствие ГОСТ. Убедитесь, что все поля заполнены, шрифт – 12 пт, без сокращений, кроме официальных аббревиатур.
10. Печать и подшивка. Печатайте обложку на плотной бумаге (200 г/м²), подшивайте документы 4‑мя проколами (для форматов A4) и помещайте в твердую обложку.

Важно: При подготовке электронных дел (PDF‑архивов) обложка помещается в начало файла как первая страница, а также сохраняется отдельным файлом oblozhka.docx в папке дела.

Пример заполненной обложки

Ниже приведён условный пример, отражающий все обязательные поля. Для скачивания готового шаблона перейдите к разделу «Где скачать шаблоны».

Полезные советы и типичные ошибки

• Не используйте рукописный шрифт. ГОСТ требует печатный (машинный) шрифт – Times New Roman, 12 пт.
• Проверяйте уникальность индекса. Дублирование индексов приводит к путанице в архивных справочниках.
• Не забывайте о подписи. Без подписи ответственного лицо обложка считается не принятым документом.
• Учитывайте количество проколов. Для малоформатных дел (A5 и меньше) допускается 3‑прокольная система.
• Сохраняйте электронную копию. При передаче дел в электронном виде обложка должна быть первой страницей PDF‑файла.
• Следите за актуальностью шаблонов. ГОСТ может быть пересмотрен, поэтому проверяйте дату версии шаблона (например, «Обновление от 12.2025»).

Где скачать шаблоны обложек

Официальные шаблоны доступны на порталах государственных архивов и в разделе «Бланки и формы» большинства региональных сайтов. Ниже список проверенных ресурсов:

1. Госархив РФ – официальный репозиторий форм (DOCX)
2. Федеральный архив – PDF‑шаблон с подписью
3. Docspapers.ru – бесплатные образцы 2026 года
4. Сайт профессионального сообщества архивистов

После скачивания откройте файл в Microsoft Word, заполните все поля, распечатайте на плотной бумаге (200 г/м²) и используйте в процессе формирования дел.

Оформление обложки дела – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения нормативных требований. Правильно заполненная обложка ускоряет приём документов в архив, упрощает их последующий поиск и гарантирует соответствие законодательству. Следуя приведённому руководству, вы сможете подготовить обложку без ошибок, а готовые шаблоны помогут сэкономить время.

Если у вас возникли вопросы по заполнению конкретных полей или требуется консультация по архивному делу, обратитесь к специалисту отдела делопроизводства вашей организации или к архивисту государственного архива.