Обложка дела – это первый элемент‚ который видит архивист при приеме документов на хранение. Правильное оформление обложки обеспечивает быстрый поиск дела‚ соблюдение требований законодательства и упрощает процесс передачи документов в государственный или муниципальный архив. В данной статье рассмотрены нормативные основы‚ обязательные элементы обложки‚ пример заполнения и практические рекомендации по оформлению.

Нормативная база

• ГОСТ 17914-72 – «Документы. Общие требования к оформлению». Устанавливает общие правила расположения реквизитов на обложке дела.
• Основные правила работы ведомственных архивов (Приказ Главархива СССР от № 263) – регламентирует оформление обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения‚ а также дел по личному составу.
• Приложение N 6 к Правилам – рекомендуемый образец обложки дела (название архива‚ организации‚ структурного подразделения и т.д.).
• Приложение 11 к п. 3.6.18 Инструкции – форма обложки дела постоянного и временного хранения.
• Приложение N 24 – образец титульного листа (обложки) дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
• Приложение N 28 к п. 7.7 Инструкции – содержит поля для указания кода федерального архива‚ кода Министерства и других идентификаторов.

Все перечисленные нормативные документы доступны в системе КонсультантПлюс и могут быть скачаны в форматах DOC и PDF (размер файла до 4‚7 Кб).

Основные элементы обложки дела

Согласно ГОСТ 17914-72 и Приложению 11‚ на лицевой стороне обложки должны быть указаны следующие реквизиты:

1. Наименование государственного (муниципального) архива‚ в который планируется передача дела.
2. Наименование организации‚ структурного подразделения (отдел‚ служба‚ филиал и т.п.).
3. Индекс дела (например‚ Ф. 33).
4. Архивный шифр дела (например‚ Оп. 1).
5. Номер дела (тома‚ части) по годовому разделу сводной описи дел (например‚ Д. 135).
6. Наименование дела (краткое‚ но информативное).
7. Год(ы) формирования дела.
8. Примечание о виде хранения: постоянное‚ временное (свыше 10 лет) или по личному составу.
9. Дополнительные поля: код федерального архива‚ код Министерства‚ дата составления обложки‚ подпись ответственного лица.

На оборотной стороне обложки рекомендуется разместить:

• Внутреннюю опись документов дела (форма‚ указанная в Рис. 2 нормативных материалов).
• Лист использования (при необходимости).
• Сведения о подшивке дел (количество проколов – обычно 4 для обычных дел‚ 3 для малоформатных).

Образец заполнения обложки дела

Ниже представлен типовой шаблон‚ соответствующий Приложению N 6 и Приложению 11. Все выделенные жирным шрифтом элементы являются обязательными для заполнения.

Наименование архива: Государственный архив Российской Федерации
Код федерального архива: __________
Код Министерства: __________

Наименование организации: ООО «Пример-Производство»
Структурное подразделение: Бухгалтерия
Индекс дела: Ф. 33

Архивный шифр дела: Оп; 1
Номер дела (том/часть): Д. 135
Год формирования: 2026
Наименование дела: Договоры с поставщиками за 2026 год
Вид хранения: Временное (свыше 10 лет)
Дата составления обложки: 
Ответственный: ___________________ (подпись)

Пример оформления можно скачать в виде готового шаблона (DOC/PDF) по ссылке‚ указанной в источниках Интернета (размер файла до 4‚7 Кб).

Практические рекомендации по оформлению

Шрифт и межстрочный интервал

Рекомендуется использовать читаемый шрифт (Times New Roman‚ размер 12 пт) с одинарным интервалом. Все реквизиты выравниваются по левому краю‚ за исключением названия архива‚ которое может быть выделено полужирным шрифтом и размещено по центру верхней строки.

Поля и отступы

Поля обложки: верхнее – 20 мм‚ нижнее – 20 мм‚ левое – 25 мм‚ правое – 15 мм. Отступ между строками – не менее 6 мм‚ что обеспечивает четкость при сканировании и photocopy.

Подшивка документов

Документы подшиваются на 4 прокола (для малоформатных дел – на 3 прокола) в твердую обложку. Проколы располагаются симметрично относительно центра листа‚ чтобы обеспечить равномерное натяжение и предотвратить деформацию листов.

Электронные дела

При подготовке электронных дел для передачи в архив необходимо составить опись электронных документов (форма‚ аналогичная внутренней описи бумажных дел) и разместить её на отдельном листе‚ который также подшивается в дело.

Правильное оформление обложки дела – залог успешной передачи документов в архив и их последующего использования. Соблюдение требований ГОСТ 17914-72‚ Приказов Главархива и приложений к инструкциям позволяет избежать отказа в приеме дела‚ упрощает поиск информации и обеспечивает сохранность документов на протяжении всего срока хранения. Используйте представленный образец и рекомендации‚ чтобы ваши дела соответствовали всем архивным стандартам.

Статья подготовлена на основе информации‚ доступной в открытых источниках на .