Оформление обложки дел – один из ключевых этапов подготовки документов к длительному хранению в государственных и муниципальных архивах․ Правильное оформление гарантирует:

• корректную идентификацию дела;
• быстрый поиск и выдачу документов;
• соответствие требованиям ГОСТ 17914‑72 и Федерального закона 125‑ФЗ «Об архивном деле»․

Нормативные документы, регламентирующие оформление обложек

1. ГОСТ 17914‑72 «Обложки дел длительных сроков хранения․ Типы, размеры и технические требования»;
2. Федеральный закон 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
3. Основные правила работы архивов организаций (утв․ Приказом Главархива СССР от № 263, а также решением Коллегии Росархива от );
4. Приложение 11 к Правилам оформления дел (образец обложки, используемый в большинстве государственных архивов)․

Типы обложек дел по ГОСТ 17914‑72

Структура обложки дела

Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения заполняется по установленной форме (см․ Приложение 11)․ Основные реквизиты:

• Наименование организации‑источника (вышестоящей и подчинённой);
• Индекс дела (по системе классификации);
• Архивный шифр (код, позволяющий отнести дело к конкретному архивному фонду);
• Номер дела (том, часть, лист);
• Годовой раздел (год формирования или передачи);
• Заголовок дела (краткое содержание);
• Срок хранения (постоянный, 10 лет, 30 лет и т․д․);
• Место для наименования государственного архива, в который дело передаётся (располагается над реквизитами «Наименование вышестоящей организации»)․

Пошаговое руководство по оформлению обложки

Шаг 1․ Подготовка шаблона

Скачайте официальную форму обложки (Приложение 11) в формате DOCX или PDF․ При печати используйте бумагу формата А4, плотностью не менее 120 г/м²․

Шаг 2․ Заполнение реквизитов

1. В верхней части оставьте свободное пространство (≈ 2 см) для названия архива‑получателя․
2. Укажите полное наименование организации‑источника и её структурного подразделения․
3. Впишите индекс дела согласно Классификатору архивных фондов․
4. Заполните архивный шифр (пример: 01‑02‑03‑04‑05)․
5. Укажите номер тома/части и годовой раздел․
6. Сформулируйте заголовок дела (не более )․
7. Определите срок хранения (постоянный/временный) и укажите дату начала срока․

Шаг 3․ Печать и проверка

После заполнения распечатайте обложку, проверьте:

• отсутствие орфографических ошибок;
• корректность шифров и индексов;
• соответствие размеров полей требованиям ГОСТ 17914‑72․

Шаг 4․ Прикрепление к делу

Обложку фиксируют к документам с помощью двух завязок (для типа B) или одной (для типа A/C)․ Завязки размещаются посередине длинной стороны обложки, чтобы обеспечить равномерное распределение нагрузки․

Шаг 5․ Регистрация в журнале приёма

После физического закрепления обложки в журнале регистрации указывается дата передачи, номер реестра, ФИО ответственного лица и подпись․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какая обложка подходит для чертежей и карт?

Для таких материалов рекомендуется использовать тип B – три широких клапана и две завязки, что позволяет хранить документы в свободном состоянии без риска деформации․

Можно ли использовать электронный шаблон без печати?

В большинстве государственных архивов требуется физическая обложка․ Однако в некоторых региональных архивах допускается электронный вариант, если он заверен подписью ответственного лица и соответствует требованиям Электронного документооборота․

Как оформить обложку при передаче дела в муниципальный архив?

Место для названия архива‑получателя заполняется аналогично государственному архиву, но указывается полное название муниципального архива (например, «Муниципальный архив г․ Новосибирска»)․

Пример заполненной обложки (текстовое изображение)

──────────────────────────────────────────────────────────────────────
| ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РОССИИ |
| |
| Наименование организации: ООО «ТехноСервис» |
| Структурное подразделение: Департамент ИТ |
| |
| Индекс дела: 12․34․56 |
| Архивный шифр: 01‑02‑03‑04‑05 |
| Номер дела (том/часть): Т-12/Ч-3 |
| Годовой раздел: 2025 |
| Заголовок дела: Договоры и акты о поставке ИТ‑оборуд․|
| Срок хранения: Постоянный |
| Дата начала срока: |
| |

| Завязки: 2 (тип B) – расположены посередине длинной стороны․ |
──────────────────────────────────────────────────────────────────────

Практические рекомендации

• Контроль качества бумаги․ При длительном хранении предпочтительнее использовать бумагу без кислоты․
• Унификация шрифтов․ ГОСТ предписывает шрифт Times New Roman 12 пт, межстрочный интервал 1,5․
• Хранение образцов․ Сохраняйте несколько образцов заполненных обложек в архивном отделе для обучения новых сотрудников․
• Электронный реестр․ Ведите параллельно электронный реестр, где фиксируются все реквизиты обложки (это упрощает поиск и контроль)․

Оформление обложки дела – это не просто формальность, а важный элемент системы архивного дела, обеспечивающий сохранность, доступность и юридическую значимость документов․ Соблюдая требования ГОСТ 17914‑72, Федерального закона 125‑ФЗ и внутренних регламентов организации, вы гарантируете, что передаваемые в архив материалы будут правильно классифицированы, учтены и сохранены на долгие годы․

Дата актуализации статьи:  г;