Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Оформление обложки дела – важный этап подготовки документов к передаче на архивное хранение. Правильно заполненная обложка обеспечивает быстрый поиск дела, соблюдение нормативных требований и сохранность информации на протяжении всего срока хранения. Ниже представлен подробный руководство, основанное на действующих ГОСТах, инструкциях и практических рекомендациях.

Нормативная база

ГОСТ 17914-72 – «Документы. Обложки дел. Технические условия».
Приложение 11 к пункту 3.6.18 «Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение» (КонсультантПлюс).
Основные правила работы ведомственных архивов (утв. Приказом Главархива СССР от № 263).
Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от № 7 (с изменениями от ).

Эти документы регламентируют обязательные элементы обложки, их расположение, порядок заполнения и особенности для дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Обязательные элементы обложки дела

Согласно ГОСТ 17914-72 и Приложению 11, на обложке должны быть указаны следующие реквизиты:

Наименование государственного архива – место, куда дело будет передано (оставляется в верхней части перед названием учреждения).
Наименование организации и её структурного подразделения.
Индекс дела (например, Ф. 33 Оп. 1).
Архивный шифр дела (состоит из фонда, описи и номера дела).
Номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел.
Заголовок дела – краткое содержание темы документов.
Количество листов в деле – выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи.
Срок хранения (постоянный, временный свыше 10 лет, по личному составу).
Дата составления обложки (необязательно, но рекомендуется).

Все элементы размещаются в строго определённых зонах обложки, что облегчает автоматическую обработку и визуальный поиск.

Расположение элементов на обложке

Верхняя часть

В самом верху оставляют свободное место для наименования государственного архива, в который дело будет передано из ведомственного архива.

Средняя часть

Ниже расположены:

Наименование организации и структурного подразделения;
Индекс дела (фонд, опись);
Архивный шифр дела (Ф. … Оп. … Д. …);
Номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи;
Заголовок дела.

Нижняя часть

В левом нижнем углу лицевой стороны обложки (особенно при вертикальном способе хранения) указывают архивный шифр дублирующим образом – на корешке и в левом нижнем углу. Пример записи:

Ф. 33 Оп. 1 Д. 135

Справа внизу обычно помещают количество листов и срок хранения (например, «Листов: 245», «Срок хранения: постоянный»).

Особенности оформления для разных сроков хранения

Постоянное хранение

Для дел постоянного хранения обязательно указывают:

Наименование государственного архива;
Срок хранения – «Постоянно»;
Количество листов, заверенное заверительной надписью.

Временное хранение (свыше 10 лет)

Для временного хранения более 10 лет указывают:

Срок хранения – например, «15 лет»;
В остальном оформление аналогично постоянному хранению.

По личному составу

Дела по личному составу оформляются по той же форме, но в заголовке дела указывают фамилию, имя, отчество сотрудника и период службы.

Практический пример заполнения обложки

При вертикальном хранении шифр «Ф. 33 Оп. 1 Д. 135» дублируется на корешке обложки и в левом нижнем углу лицевой стороны.

Пошаговая инструкция по оформлению обложки

Подготовьте чистый бланк обложки формата А4 (или А5 в зависимости от принятого в организации стандарта).
В верхней части оставьте пустую строку для наименования государственного архива.
Заполните реквизиты организации: полное наименование, структурное подразделение.
Укажите индекс дела (фонд, опись) и архивный шифр (Ф. … Оп. … Д. …).
Впишите номер тома/части по годовому разделу сводной описи.
Сформулируйте краткий, но информативный заголовок дела.
Согласно заверительной надписи дела, определите точное количество листов и внесите его в соответствующее поле.
Укажите срок хранения (постоянный, временный > 10 лет, по личному составу).
При необходимости добавьте дату составления обложки.
Проверьте корректность всех данных, сравнив с внутренней описью и заверительной надписью дела.
При вертикальном хранении продублируйте архивный шифр на корешке и в левом нижнем углу лицевой стороны.
Подшейте или переплетите дело согласно требованиям ГОСТ 17914-72, затем аккуратно разместите обложку на лицевой стороне.

Что следует избегать

Не оставляйте пустыми обязательные поля (особенно наименование архива и количество листов).
Не используйте сокращения, не установленные нормативными документами.
Не размещайте информацию вне предусмотренных зон – это затрудняет автоматическую обработку.
Не пренебрегайте проверкой данных по внутренней описи и заверительной надписи.

Правильное оформление обложки дела – залог эффективной работы архива и сохранности документов на протяжении всего срока хранения. Соблюдение требований ГОСТ 17914-72, Приложения 11 и внутренних нормативов организации обеспечивает:

Единообразие оформления всех дел;
Быстрый поиск и идентификацию дела в архивном фонде;
Соответствие законодательным и ведомственным требованиям;
Снижение риска потери или повреждения документов при передаче на хранение.

Следуя представленной инструкции, вы сможете подготовить обложку дела, которая будет полностью соответствовать установленным стандартам и облегчит работу как сотрудников вашего подразделения, так и архивистов, принимающих дело на постоянное или временное хранение.