Правильное оформление обложки дела — это залог его сохранности, быстрого поиска и корректного учета в архивном фонде․ Несоответствие установленным стандартам может привести к отказу в приеме дел в архив, потере документа или затруднению работы с ним в будущем․ В данной статье подробно разбираются требования к заполнению обложки дела в соответствии с действующими нормативными документами: ГОСТ Р 7․0․97-2016 (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Архивное дело․ Оформление архивных документов) и методическим рекомендациями Росархива․

Нормативная база и виды обложек

Согласно ГОСТ Р 7․0․97-2016, оформлению подлежат:

• Обложка дела (для дел, скрепленных в общий переплет или помещенных в папку/обертку)․
• Обложка тома (если дело состоит из нескольких томов)․
• Обертка дела (для дел, не подлежащих переплетению, например, крупноформатные документы, фото/видеоматериалы)․

Ключевой принцип: Реквизиты на обложке дела заполняются после завершения экспертизы стоимости и сроков хранения, составления описи и простановки нумерации страниц․

Структура обложки дела: Обязательные реквизиты

ГОСТ Р 7․0․97-2016 (приложение Б) устанавливает строгий порядок размещения реквизитов․ Обложка делится на три зоны: верхняя (шапка), средняя (основная) и нижняя (подписи/служебные отметки)․

Верхняя часть обложки (Шапка)

Располагается в верхнем поле обложки․ Содержит идентификационные коды организации и архива․

1. Код организации-образователя (по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций — ОКПО)․ Записывается цифрами․
2. Код структурного подразделения (при наличии, по внутреннему классификатору организации)․
3. Индекс дела (шифр дела)․ Состоит из индекса фонда, индекса описи и порядкового номера дела в описи (например: Ф․ 12 Оп․ 3 Д․ 45)․

Средняя часть (Основные реквизиты)

Это самая информационно насыщенная зона․ Реквизиты записываются строго в установленной последовательности, каждый с новой строки․

Нижняя часть (Подписи и служебные отметки)

Располагается в нижнем поле обложки․ Содержит сведения о лицах, отвечающих за формирование и сдачу дела․

• Составлено: Должность, подпись, расшифровка подписи, дата составления описи/обложки (обычно специалист-архивариус или ответственный секретарь)․
• Провěřено: Должность руководителя структурного подразделения или главного архивариуса организации, подпись, расшифровка, дата․
• Сдано в архив: Заполняется уже в архиве при приеме дела․ Подпись архивариуса-приемщика, дата приема, номер акта приема-передачи․

Особенности оформления в зависимости от вида дела

Многотомные дела

Если объем дела превышает 250 листов (рекомендация Росархива), дело разделяется на тома․

• На обложке каждого тома указывается общий номер дела и номер тома (например: Д․ 45 Т․ 1, Д․ 45 Т․ 2)․
• Наименование дела пишется одинаковое для всех томов․
• Даты начала и окончания указываются для документов, входящих в конкретный том․
• Объем указывается листов в данном томе․
• В примечаниях первого тома пишут: «Дело состоит из 3-х томов», в последующих — «Том 2 из 3»․

Дела с документами на электронных носителях

Если в дело вошел флеш-накопитель, CD/DVD или внешний жесткий диск:

• Носитель оформляется как отдельный документ (последний в порядке нумерации) или как приложение․
• В графе «Объем» пишут: «148 л․ + 1 CD-диск» или «150 л․ (в т․ч․ 1 флеш-накопитель)»․
• Обязательно в примечаниях: тип носителя, объем памяти, формат файлов, контрольная сумма (хеш-сумма) для проверки целостности․

Обертка дела (для непереплетаемых документов)

Используется для крупноформатных чертежей, карт, схем, фотопленок, видеокассет;

• Реквизиты на обертке те же, что и на обложке․
• Обертка изготавливается из плотной бумаги или картона формата не менее А4 (для удобства хранения в коробках/на полках)․
• Документы внутри обертки должны быть упорядочены и скреплены (резинкой, шнуром), но не переплетены․

Технические требования к заполнению (ГОСТ Р 7․0․97-2016)

1. Способ заполнения: Допускается печать на принтере (лазерном/струйном) или рукописный способ (шариковая ручка только синего или черного цвета)․ Карандаш, гелевые ручки ярких цветов, маркеры, запрещены․
2. Шрифт: При печати, легкочитаемый шрифт (Times New Roman, Arial, PT Sans) размером не менее 12 пт (пика)․ Межстрочный интервал — 1,5․
3. Исправления: Недопустимы зачеркивания, исправители, стиратели․ При ошибке обложку нужно перепечатать или переписать заново․
4. Аббревиатуры: Использовать только общепринятые (г․, ул․, д․, кв․, т․, л․, г․р․, и т․д․)․ Наименования организаций и должностей писать полностью․
5. Нумерация листов: Листы в деле нумеруются сквозно арабскими цифрами, начиная с 1․ Обложка и обертка не нумеруются․ Опись нумеруется вместе с делом (продолжает сквозную нумерацию) или отдельно (если сдается отдельно), но на обложке дела в графе «Объем» указывается количество листов дела без описи (если опись сдается отдельно) или с описью (если она вшита в дело)․ Рекомендация: опись лучше сдавать отдельно или вкладывать в дело не вшитой, а в файл/папку, тогда нумерация дела не включает опись․

Пошаговый алгоритм заполнения обложки

1. Подготовка: Убедитесь, что дело полностью сформировано: документы отобраны, проверены на полноту, расставлены в хронологическом/систематическом порядке, пронумерованы․
2. Составление описи: Составьте опись дела (Форма № 24 или собственная форма по ГОСТ Р 7․0․97-2016)․ Утвердите её руководителем․
3. Экспертиза: Проведите экспертизу стоимости и сроков хранения․ Составьте Акт экспертизы․ Установите итоговый срок хранения․
4. Назначение индекса: Получите индекс дела (Фонд/Опись/Дело) у архивариуса или ответственного за регистрацию дел․
5. Заполнение черновика: Заполните черновик обложки, сверяя каждый реквизит с описью, актом экспертизы и рубрикатором․
6. Финальное оформление: Распечатайте или аккуратно перепишите обложку на стандартном бланке (формат А4, плотная бумага)․
7. Подписание: Поставьте подписи «Составлено» и «Провěřено» с расшифровками и датами․
8. Сборка дела: Вшейте дело (если предусмотрено) или поместите в папку/обертку․ Приложите опись (в файле на обложке или отдельно)․
9. Сдача в архив: При сдаче архивариус заполнит графу «Сдано в архив» и выдаст талон/акт приема․

Типичные ошибки, приводящие к отказу в приеме

• Расхождение наименования дела с рубрикатором․ (Например, в рубрикаторе «Договоры поставки», на обложке «Договоры с поставщиками»)․
• Неверные даты дела․ Указаны даты составления дела или даты описи, а не даты крайних документов․
• Отсутствие или неверный срок хранения․ Не указан срок или он противоречит Акту экспертизы/Номенклатуре сроков хранения․
• Ошибки в объеме․ Количество листов на обложке не совпадает с последним номером на последнем листе дела․
• Отсутствие подписей «Составлено»/«Провěřено»․
• Заполнение карандашом или с исправлениями․
• Неверный индекс (шифр) дела․ Не совпадает с реестром дел/описью․

Пример визуального оформления (Схема)

+-----------------------------------------------------------------------+
| КОД ОРГАНИЗАЦИИ (ОКПО): 12345678 КОД ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ: 001 |
| ИНДЕКС ДЕЛА: Ф․ 10 Оп․ 1 Д․ 5 |
| |
| НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ-ОБРАЗОВАТЕЛЬ: |

| ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ВЕКТОР» |
| |
| НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ: |
| ОТДЕЛ КАДРОВ |
| |
| НАИМЕНОВАНИЕ ДЕЛА: |
| Личные дела работников, уволенных в 2022 году |
| |
| ДАТЫ: — |
| |
| СРОК ХРАНЕНИЯ: Временный — 75 (семьдесят пять) лет |
| |
| ОБЪЕМ ДЕЛА: 320 (триста двадцать) л․ |
| |
| ПРИМЕЧАНИЯ: Дело состоит из 2-х томов․ Том 1 из 2․ |
| Гриф «Для служебного пользования»․ |
| |
|-------------------------------------------------------------------------|
| СОСТАВИЛ: |
| Архивариус Отдела кадров /Иванова А․А․/ Иванова А․А․ |
| (должность) (подпись) (расшифровка) |
| |
| ПРОВЕРИЛ: |
| Главный архивариус ООО «Вектор» /Петров В․В․/ Петров В․В․ |
| (должность) (подпись) (расшифровка) |
| |
| СДАНО В АРХИВ: |
| Архивариус приемки /Сидоров С․С․/ Сидоров С․С․ |
| (должность) (подпись) (расшифровка) |
| Дата приема: Акт приема-передачи № 15 от |
+-----------------------------------------------------------------------+

Электронные архивы и обложка дела (Электронный архив / САЭД)

При передаче дел в электронном виде (в систему SAED / 1С:Архив / Directum и др․) «обложка дела» формируется автоматически в виде карточки дела (метаданных)․ Поля карточки полностью соответствуют реквизитам бумажной обложки (ГОСТ Р 7․0․97-2016, ГОСТ Р 7․0․100-2018)․

• При сканировании бумажных дел обложка сканируется первой страницей электронного тома/дела․
• Метаданные карточки дела в СЭД должны в точности повторять данные на физической обложке (если дело сдается в гибридном виде)․
• Электронная подпись (ЭП) ответственных лиц заменяет рукописные подписи в нижней части обложки․

Оформление обложки дела — это не формальность, а обязательная архивная процедура, обеспечивающая идентификацию документа на протяжении всего срока его хранения․ Строгое соблюдение ГОСТ Р 7․0․97-2016, аккуратность, отсутствие исправлений и полнота реквизитов гарантируют, что дело будет принято в архив без замечаний и будет доступно для использования в любой момент․ Рекомендуется иметь перед глазами образец заполненной обложки (утвержденный в организации) и чек-лист проверки перед сдачей дел в архив․

Полезные ссылки на нормативные акты (актуальные на 2026 год):

• ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Архивное дело․ Оформление архивных документов․ Общие требования»
• Официальный сайт Росархива (Методические рекомендации, Номенклатура типовых управленческих документов)
• Приказ Минкультуры России от № 2360 «Об утверждении Номенклатуры типовых управленческих архивных документов․․․» (для госорганов) / Типовая номенклатура для коммерческих организаций (утв․ приказом Росархива)․