Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Дата подготовки материала: 20:22:47 ().

Обложка дела – это первый элемент, с которым сталкивается пользователь архива. Она содержит всю необходимую информацию для идентификации дела, его содержания, сроков хранения и условий доступа. При работе с делами по личному составу (личные карточки, лицевые счета, приказы о приёме/увольнении, трудовые договоры и др.) требования к оформлению обложки становятся более строгими, поскольку такие документы часто имеют постоянный или длительный срок хранения и могут быть переданы в государственный архив.

Ниже представлен подробный обзор нормативных положений, общих и специальных требований к оформлению обложки дела по личному составу, а также практические рекомендации, основанные на источниках:

Статья «Как оформить обложку при подготовке дела в архив» (spok.by)
Методические рекомендации по оформлению обложек дел (Департамент по архивам и делопроизводству Минюста РБ, 2024) – PDF‑документ ссылка
Краткая информация из публикации ВКонтакте – подтверждает актуальность обсуждаемой темы.

Нормативная база

Инструкция по делопроизводству – утверждена постановлением Минюста РБ от № 4.
Правила работы архивов – утверждены постановлением Минюста РБ от № 143.
Методические рекомендации по оформлению обложек дел – приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от № 2.

Эти документы регламентируют:

состав реквизитов обложки;
порядок их указания (полное/частичное оформление);
особенности оформления дел постоянного и временного хранения;
требования к материалам и способам нанесения надписей.

Общие требования к оформлению обложки дела

Состав реквизитов (частичное оформление при заведении дела)

Наименование вышестоящей организации (если есть);
Наименование организации;
Наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации;
Индекс дела по номенклатуре дел;
Заголовок дела;
Год, в котором заводится дело;
Срок хранения дела (например, «постоянно», «до 10 лет», «свыше 10 лет»).

Дополнительные реквизиты при подготовке к передаче в архив (полное оформление)

Аннотация к документам дела;
Дата (крайние даты) дела;
Количество листов в деле;
Номер тома (части) дела, если дело состоит из нескольких томов;
Для дел постоянного хранения, передаваемых в государственный архив – место для указания наименования соответствующего государственного архива (выше реквизитов «Наименование вышестоящей организации» и «Наименование организации»).

Особенности указания наименований

Наименования указываются в именительном падеже;
При изменении наименования организации или структурного подразделения в течение формирования дела – оба наименования указываются, прежнее в скобках, новое над ним (зачеркивание запрещено);
Если в состав структурного подразделения входит другое подразделение – указываются оба наименования;
Вместо наименования структурного подразделения может использоваться наименование функции (направления деятельности) согласно номенклатуре дел.

Индекс дела и номер тома

Индекс дела проставляется согласно номенклатуре дел; при изменении номенклатуры прежний индекс заключается в скобки, новый – над ним;
Номер тома (части) указывается арабскими цифрами: «Том № 1», «Том № 2» и т.д. (например, «Дело № 1‑2 Том № 1»).

Заголовок дела

Кратко отражает содержание и состав документов;
Должен быть чётким, доступным для восприятия и соответствовать смысловому содержанию;
В заголовках дел с распорядительными документами, протоколами и многотомными делами указываются номера документов, содержащихся в конкретном томе;
Для дел с копиями документов обязательно указывается копийность;
При подготовке к передаче в архив заголовок уточняется (просмотр дела полистно).

Особенности оформления обложки личного дела

Личное дело – это совокупность документоваров, отражающих трудовую деятельность конкретного работника. При оформлении обложки такого дела необходимо учитывать следующие пункты, выделенные в Методических рекомендациях (глава 5 и приложения 6‑11):

Основные реквизиты обложки личного дела

Наименование организации;
Наименование структурного подразделения (или функции), в котором работник состоит(а) на момент заведения дела;
Фамилия, имя, отчество работника (в именительном падеже);
Табельный номер (или другой идентификационный код работника);
Индекс личного дела по номенклатуре дел;
Заголовок дела (например, «Личное дело Иванова И.И.»);
Год заведения дела;
Срок хранения (для личных дел обычно – постоянно или свыше 75 лет в зависимости от законодательства).

Дополнительные сведения при подготовке к архивному хранению

Аннотация (краткое содержание: период работы, должности, основные приказы);
Крайние даты дела (дата приёма и date увольнения или последняя запись);
Количество листов;
Номер тома, если личное дело оформлено в нескольких томах (например, при большом объёме приказов и лицевых счетов);
Для передачи в государственный архив – строка для указания наименования государственного архива.

Пример заполнения обложки личного дела (частичное оформление при заведении)

Наименование организации: ОАО «ТрастЮристБел»
Наименование структурного подразделения: Планово‑экономический отдел
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
Табельный номер: 00123
Индекс дела: ЛД‑01
Заголовок дела: Личное дело Иванова И.И.
Год заведения: 2023
Срок хранения: постоянно

Пример обложки личного дела, подготовленного к передаче в архив организации

Наименование организации: ОАО «ТрастЮристБел»
Наименование структурного подразделения: Планово‑экономический отдел
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
Табельный номер: 00123
Индекс дела: ЛД‑01
Заголовок дела: Личное дело Иванова И.И. (приказы № 1‑45, лицевые счета 2015‑2022)
Год заведения: 2023
Крайние даты дела: – 
Количество листов: 214
Срок хранения: постоянно

Особенности при изменении наименования организации или подразделения

Если за время ведения личного дела изменилось наименование организации, на обложке указываются оба варианта: новое над старым, старое в скобках (зачеркивание не допускается);
Аналогично – при переходе работника в другое структурное подразделение или при переименовании подразделения;
При реорганизации (слияние, разделение) допускается указание нескольких последовательных наименований.

Порядок оформления обложки дела по личному составу

Заведение дела – оформляются только обязательные реквизиты (частичное оформление).
Ведение дела – при необходимости вносятся уточнения (номер тома, изменения в наименованиях, уточнение заголовка).
Окончание делопроизводственного года – определяется срок хранения и решается, нужно ли переходить к полному оформлению.
Подготовка к передаче в архив организации (год, следующий за годом окончания ведения дела):
- Систематизация документов;
- Подшивка дела;
- Нумерация листов;
- Составление внутренней описи;
- Составление листа‑заверителя;
- Уточнение реквизитов обложки (аннотация, крайние даты, количество листов).
Передача в государственный архив (для дел постоянного хранения):
- Добавление строки для наименования государственного архива;
- Проверка соответствия всех реквизитов требованиям Правил работы архивов;
- Нанесение надписей светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой (допускается печать на отдельном листе с последующей наклейкой).

Оформление обложки дела по личному составу: нормативные требования и практические рекомендации