Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить обложку личного дела сотрудника перед передачей его в архив, какие нормативные документы регламентируют процесс и где можно взять готовый шаблон․
Что такое обложка личного дела?
Обложка – это титульный лист, который фиксирует основные сведения о деле, позволяет быстро идентифицировать его в архивных фондах и обеспечивает единообразие оформления всех дел, передаваемых в архив․ Обложка оформляется в соответствии с ГОСТ 17914‑72 и Правилами 77 (приказ Росархива от № 77)․
Нормативно‑правовая база
- ГОСТ 17914‑72 – «Обложка дел, передаваемых в архив»․
- Приказ Росархива № 77 от г․ – правила оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и личного хранения․
- Приложения к Приказу 77:
- Приложение 5 – форма внутренней описи личного дела․
- Приложение 6 – рекомендованный образец обложки (для государственных и муниципальных архивов)․
- Приложение 11 – обложка дел постоянного и временного хранения․
- Пункт 50 Правил Приказа 77 – обязательность составления внутренней описи․
Основные элементы обложки
В зависимости от типа архива (государственный, муниципальный, отраслевой) в обложке указываются следующие реквизиты:
| № п/п | Наименование реквизита | Содержание (пример) |
|---|---|---|
| 1 | Наименование архива | Государственный архив Свердловской области |
| 2 | Код государственного архива | 09-01-001 |
| 3 | Код организации (учреждения) | 09-01-001-001 |
| 4 | Ф․ N (номер дела) | Л‑2023‑0157 |
| 5 | Оп․ (опись) | Оп․ 3‑2023 |
| 6 | Дата формирования обложки | |
| 7 | Наименование дела | Личное дело муниципального служащего Иванова И․И․ |
| 8 | Срок хранения | Постоянное (бессрочно) |
| 9 | Ответственное лицо (составитель обложки) | Петров П․П․, главный архивист |
| 10 | Подпись и печать | ____________________ / Петров П․П․ |
Пошаговое заполнение обложки
- Подготовьте исходные данные․ Сначала соберите сведения из личного дела: ФИО сотрудника, табельный номер, даты приёма‑перевода‑увольнения, перечень документов․
- Определите тип архива․ Если дело передаётся в государственный архив – используйте форму из Приложения 6․ Для муниципального архива – форму из Приложения 5․
- Заполните реквизиты кода архива и кода организации․ Коды можно уточнить в справочнике архивных шифров вашего региона․
- Укажите номер и опись․ Номер дела (Ф․ N) присваивается в архиве при приёме; опись – номер внутренней описи, который уже должен быть подготовлен (см․ Приложение 5)․
- Определите срок хранения․ Для личных дел муниципальных служащих обычно указывается «постоянное» (бессрочно)․ При необходимости указывайте «временное (свыше 10 лет)»․
- Подпишите и поставьте печать․ Ответственное лицо (должностное лицо, уполномоченное на оформление дел) ставит подпись и печать организации․
- Проверьте соответствие ГОСТ 17914‑72; Убедитесь, что шрифты, отступы и расположение реквизитов соответствуют требованиям стандарта․
Обложка личного дела
Государственный архив Свердловской области
Код архива: 09‑01‑001 Код организации: 09‑01‑001‑001
| Ф․ N | Л‑2023‑0157 |
| Оп․ | Оп․ 3‑2023 |
| Дата формирования | |
| Наименование дела | Личное дело муниципального служащего Иванова Игоря Петровича |
| Срок хранения | Постоянное (бессрочно) |
| Ответственное лицо | Петров П․П․, главный архивист |
| Подпись: ______________________ / Петров П․П․ | |
Печать организации
Как подготовить личное дело к сдаче в архив
Подготовка дел к передаче в архив включает несколько обязательных действий:
- Составление внутренней описи (форма из Приложения 5)․ В описи указываются все документы, находящиеся в деле, их количество и даты․
- Проверка сроков хранения каждого документа (по нормативным актам, например, Трудовой кодекс, ФЗ 122)․
- Упаковка документов в папку или конверт, где внутри размещается обложка и лист‑заверитель (в лист‑заверителе указывается количество листов описи)․
- Составление актa приема‑передачи (образец – «Акт приема‑передачи личного дела муниципального служащего»)․ Акт подписывается обеими сторонами․
- Передача дел в архив по установленному графику (обычно раз в квартал или по требованию контролирующего органа)․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Где взять коды архива и организации?
Коды фиксируются в справочнике архивных шифров, который утверждается региональными архивными управлениями․ Их можно запросить у главного архивиста или в отделе кадров․
Можно ли использовать электронную форму обложки?
Да․ При передаче дел в электронный архив (ЭДО) используется цифровой аналог формы из Приложения 6․ Главное – сохранить все обязательные реквизиты и подписать документ электронной подписью․
Что делать, если в деле отсутствуют некоторые документы?
Отметьте в внутренней описи отсутствие документа, указав причину (например, «утрачен», «не найден»)․ В обложке указывайте только те документы, которые действительно находятся в деле․
Как часто меняются нормативные акты по оформлению дел?
Основные правила (ГОСТ 17914‑72 и Приказ 77) обновляются раз в 3‑5 лет․ Рекомендуется следить за публикациями на официальных сайтах Росархива и Минкультуры РФ․
Скачивание готовых шаблонов
Ниже указаны ссылки на официальные шаблоны (в формате DOCX), которые можно скачать и заполнить в любой текстовой программе:
- Обложка (Приложение 6) – рекомендованный образец
- Обложка для дел постоянного и временного хранения (Приложение 11)
- Внутренняя опись (Приложение 5)
- Акт приема‑передачи личного дела