Личное дело сотрудника – один из ключевых кадровых документов, который после завершения трудовой деятельности подлежит передаче в архив организации. Правильное оформление обложки (лицевой части дела) обеспечивает быстрый поиск, учёт и сохранность информации в течение всего срока хранения.

Что включает личное дело и почему важна обложка

В личное дело обычно входят:

• приказы по личному составу (приём, перевод, увольнение);
• личные карточки и лицевые счета;
• сведения о персонифицированном учёте в Пенсионном фонде;
• реестр сведений о доходах физических лиц;
• трудовые договоры;
• расчётные ведомости по заработной плате;
• и другие документы, отражающие трудовую биографию работника.

Обложка дела служит «визитной карточкой» всего комплекса документов. На ней указываются реквизиты, необходимые для идентификации дела в архивном фонде: наименование организации, структурного подразделения, номер дела, архивный шифр, заголовок (Ф.И.О. сотрудника) и период хранения.

Требования к оформлению обложки (по нормативным актам)

Согласно Инструкции по делопроизводству и Приказу Росархива от № 77 обложка личного дела постоянного или временного хранения (свыше 10 лет) должна соответствовать установленной форме (приложение 11). Основные элементы:

• Наименование организации (полное, в именительном падеже);
• Сокращённое название в скобках после полного;
• Наименование структурного подразделения;
• Индекс дела и архивный шифр;
• Номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
• Заголовок дела – для личных дел это Ф.И.О. сотрудника;
• Период хранения (например, «2025‑2024‑2023 гг.»).

Кроме того, на корешке обложки рекомендуется дублировать номер дела и Ф.И.О., чтобы быстро находить нужную папку на полке.

Подготовка личного дела к сдаче в архив

1. Подшивка документов – листы сшиваются в твёрдую обложку из картона на четыре прокола без металлических зажимов (используются веревочные завязки).
2. Внутренняя опись – составляется перед сдачей дела в архив. Если опись не была подшита, её приклеивают к внутренней стороне лицевой обложки.
3. Лист-заверитель – помещается в конце дела; при отсутствии подшивания приклеивается поверх описи за верхнюю часть листа.
4. Оформление титульного листа – содержание должно совпадать с обложкой (наименование организации, подразделения, Ф.И.О., период).
5. Проверка наличия всех обязательных документов – приказы, личные карточки, трудовые договоры, сведения о доходах и т.д.
6. Нумерация и учёт – номер личного дела проставляется на лицевой части и корешке обложки, а также в служебной карточке сотрудника.

Сроки и порядок передачи в архив

Согласно пункту 175 Инструкции по делопроизводству, описи дел структурного подразделения необходимо составить и оформить не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения делопроизводства. После этого описи представляются в архив организации в течение следующего делопроизводственного года.

Например, если личное дело завершилось делопроизводством в 2024 году, то опись должна быть готова до 31 декабря 2025 года, а передача в архив – в 2026 году.

Пример оформления обложки личного дела (шаблон)

Наименование организации: ООО «Пример» (ООО «Пример»)
Структурное подразделение: Отдел кадров
Индекс дела: КД‑01
Архивный шифр: А‑2025‑07
Номер дела: 0123 (том 1)
Заголовок дела: Иванов Иван Иванович
Период хранения: 2025‑2024‑2023 гг.

При оформлении используйте чёткий, читаемый шрифт (например, Times New Roman, размер 12 пт). Все данные выравниваются по левому краю, кроме номера дела и архивного шифра, которые могут располагаться в правом верхнем углу для удобства сортировки.

Правильное оформление обложки личного дела – не просто формальность, а гарантия того, что документ будет легко идентифицирован, учтён и сохранён в архиве на протяжении всего установленного срока хранения. Соблюдение требований нормативных актов, аккуратная подшивка, наличие внутренней описи и лист-заверителя, а также четкое указание всех реквизитов на обложке позволяют избежать ошибок при поиске документов и обеспечить их долгосрочную сохранность.