Личное дело сотрудника — это комплекс документов, содержащих сведения о работнике и истории его трудовой деятельности в организации. Когда человек увольняется, его дело не уничтожается, а закрывается и передается на архивное хранение. Правильное оформление обложки личного дела уволенного сотрудника — важнейший этап кадровой работы, который обеспечивает сохранность персональных данных и соответствие законодательства об архивном деле.
Что такое личное дело и обязательно ли его вести?
Личное дело оформляют при приеме сотрудника на работу. Важно отметить, что для коммерческих организаций ведение личных дел не является строго обязательным требованием трудового законодательства (в отличие от государственных учреждений). Однако на практике большинство компаний предпочитают их формировать для удобства учета кадров и систематизации информации.
За время работы сотрудника в компании папка пополняется различными документами: копиями паспорта, дипломов, приказами о переводах, заявлениями на отпуск и другими. Когда сотрудник увольняется, в дело подшиваются документы о прекращении трудовой деятельности:
- Заявление работника об увольнении.
- Копия приказа об увольнении.
- Документы, подтверждающие прохождение предварительного испытания (если применимо).
Стоит отметить, что в личное дело можно поместить копию трудовой книжки, но не саму книжку, которая выдается работнику на руки.
Внутренняя опись документов
Перед тем как закрыть папку и оформить ее обложку для архива, необходимо убедиться в наличии внутренней описи. Опись документов в личном деле работника — это вкладыш, где перечислены все документы, вложенные в папку индивидуально для каждого сотрудника.
За время работы сотрудника эта опись постоянно пополнялась новыми документами. При увольнении опись финализируется. Ее можно приклеить к внутренней стороне картонной обложки либо подшить в папку последним листом. Опись значительно упрощает поиск нужного документа в архиве и защищает компанию в случае спорных ситуаций.
Оформление обложки личного дела для архива
После увольнения сотрудника важно соблюдать правила архивирования его личного дела. Для хранения берется папка-скоросшиватель или обычная картонная папка с надписью «Дело». Содержание ьного листа должно быть аналогично обложке.
Согласно правилам архивного делопроизводства, на обложку личного дела уволенного сотрудника, передаваемого в архив, необходимо нанести следующие реквизиты:
- Наименование организации и структурного подразделения. Указывается в именительном падеже. Сокращенное название организации записывается в скобках после полного.
- дела (тома, части). Как правило, в этой строке прописывают Ф.И.О. сотрудника. дела должен соответствовать его фактическому содержанию. Для личных дел это Ф.И.О. работника.
- Крайние даты дела (тома, части). Начальной датой личного дела является дата трудового договора (или первого приказа о приеме), конечной, дата увольнения работника (дата приказа об увольнении).
- Количество листов в деле (томе, части). Указывается цифрой после завершения нумерации листов внутри дела.
- Номер дела. Указывается согласно номенклатуре дел организации.
- Срок хранения. Для личных дел сотрудников обычно устанавливается длительный срок хранения (как правило, 50 лет, а для руководителей — постоянный).
Пример заполнения обложки
Шаблон обложки личного дела выглядит примерно так:
Общество с ограниченной ответственностью «СтройИнвест» (ООО «СтройИнвест»)
Отдел кадров
ЛИЧНОЕ ДЕЛО № 45
Иванов Иван Иванович
Крайние даты: 15 марта 2018 г. — 22 июня 2026 г.
Количество листов: 52
Срок хранения: 50 лет
Передача в архив
После полного оформления обложки и нумерации листов, дело готовится к передаче в архив. В некоторых организациях составляется Акт приема-передачи личного дела муниципального или коммерческого работника в архив. Это особенно актуально для крупных предприятий и государственных структур.
Обязательно должен быть утвержден список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы. Это обезопасит компанию и защитит ее интересы, а также предотвратит несанкционированный доступ к конфиденциальной информации.
Правильное оформление обложки личного дела уволенного сотрудника, это не просто формальность, а важный элемент кадрового делопроизводства. Грамотно составленная опись, корректно указанные даты и реквизиты на обложке обеспечат быстрый поиск документов в будущем и помогут вашей компании избежать штрафов со стороны проверяющих органов за нарушение правил хранения архивных документов.