Сдача трудовых договоров в архив организации — это обязательная процедура, регулируемая законодательством РФ в области архивного дела и трудового права. Правильно составленная опись является основным сопроводительным документом, обеспечивающим учет, сохранность и быстрый поиск дел в архивном фонде. В данной статье подробно разбираются требования к оформлению описи, порядок ее заполнения и предоставляется типовой образец.
Нормативная база и сроки хранения
Перед составлением описи необходимо определить категорию документов и сроки их хранения. Основные нормативные акты:
- ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон.
- Приказ Минкультуры России от № 2364 (утв. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, и сроков их хранения).
- ТК РФ (ст. 62, 303) — обязанность работодателя хранить документы, касающиеся трудовой функции.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 — требования к описанию дел.
Важно: Трудовые договоры (контракты) и документы о приеме/переводе/увольнении относятся к категории персональных дел или делов по кадрам.
| Вид документа | Срок хранения | Комментарий |
|---|---|---|
| Трудовые договоры (контракты), приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки (Т-2) | 75 лет | До 2003 г., 75 лет. После 2003 г. для организаций, не передающих данные в Пенсионный фонд (СФР) в электронном виде — 75 лет. При передаче данных в СФР — до подтверждения получения СФР сведений (но не менее 5 лет), однако на практике часто хранят 50-75 лет по актам организации. |
| Копии трудовых договоров, выданные работникам | До истечения срока действия договора + 3 года | Хранятся в делах по контролю за исполнением договоров. |
Структура и реквизиты описи (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Опись оформляется на бланке установленного образца или на листах формата А4. Допускается печатное (компьютерное) оформление. Текст должен быть четким, без исправлений и зачисток (при компьютерном заполнении — без следов редактирования после печати).
Обязательные реквизиты титульного листа описи:
- Наименование организации (полное и сокращенное) — так, как указано в Уставе.
- Наименование структурного подразделения (если опись составляет filiale/отделение).
- Название фонда (например: «Фонд ООО «Ромашка», оп. 1»).
- Заголовок: «ОПИСЬ № [Номер описи] дел фонда № [Номер фонда]».
- Года начала и окончания дел (например: 2023–2023).
- Количество дел (прописью и цифрами).
- Подписи ответственных лиц:
- Руководитель организации / архива.
- Составщик описи (архивист/делопроизводитель).
- Члены экспертной комиссии (при отборе на вечное хранение).
- Дата составления описи.
- Штамп организации (при наличии).
Реквизиты табличной части (строки описи):
Каждому делу (или тому) присваивается порядковый номер. Колонки таблицы:
- № п/п — порядковый номер дела в описи.
- Индекс дела — шифр дела (Фонд. Опись. Дело), заполняется после утверждения описи при размещении дел на стеллажах.
- Заголовок дела — точное наименование дела (см. правила ниже).
- Даты начала и окончания документов в деле (ДД.ММ.ГГГГ — ДД.ММ.ГГГГ).
- Количество листов в деле (пронумерованных и скрепленных).
- Срок хранения (например: «75 лет», «До 2098 г.»).
- Примечания (например: «Секретно», «На картоне», «Том 1 из 2» и т.д.).
Правила составления заголовка дела (Колонка «Заголовок дела»)
Это самая важная часть для поиска. Заголовок должен быть информативным и стандартизированным. Для трудовых договоров рекомендуется следующий формат:
Структура заголовка: Вид документа / Категория сотрудников / Хронологический или алфавитный диапазон / Номера приказов (опционально).
Примеры правильных заголовков:
- Трудовые договоры с работниками административно-управленческого персонала (А–К). 2023 г. Приказы № 1–50.
- Трудовые договоры с работниками производственного цеха № 1 (Л–Я). 2023 г. Приказы № 51–120.
- Трудовые договоры с главными специалистами (по алфавиту А–Я). 2022–2023 гг.
- Трудовые договоры временных и сезонных работников. 2023 г.
- Приказы о приеме на работу, переводе и увольнении работников офиса. 2023 г. № 1–200.
Ошибки, которых стоит избегать:
- «Договоры 2023 года» (слишком обще).
- «Папка с договорами Иванова, Петрова…» (перечисление фамилий в заголовке недопустимо при большом количестве; дела формируються по группам).
- Отсутствие года или диапазона приказов.
Процедура формирования дел перед составлением описи
Нельзя составить опись, если дела не сформированы. Порядок действий:
- Сбор документов: Собираются оригиналы трудовых договоров (по истечении срока их действия или при увольнении), копии приказов о приеме/увольнении, личные карточки (Т-2), заявления.
- Сортировка: По структурным подразделениям, затем по алфавиту фамилий или по хронологии приказов.
- Сшивка и занумерация листов: Каждое дело прошивается нитью (3 прокола), на последнем листе наклеивается «пятак» с указанием числа листов, датой, подписью ответственного и печатью (если есть). Листы нумеруются карандашом или нестираемой ручкой в правом верхнем углу.
- Составление обложки дела: На обложке (бланк Ф-32 или А4) указываются: Фонд, Опись, Дело, Заголовок, Даты, Число листов, Срок хранения, Подпись составщика.
- Заполнение описи: Переносятся данные с обложек дел в таблицу описи.
Образец заполнения описи (Табличная часть)
Ниже приведен фрагмент заполненной описи для наглядности.
ОПИСЬ № 1 дел фонда № 1 ООО «ВЕКТОР» (полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «ВЕКТОР») Года: 2023 – 2023. Количество дел: 5 (пять).
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Даты документов | Кол-во листов | Срок хранения | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 1-1-1 | Трудовые договоры с работниками административно-управленческого персонала (А–К). 2023 г. Приказы № 1–45 | – | 245 | 75 лет | |
| 2 | 1-1-2 | Трудовые договоры с работниками административно-управленческого персонала (Л–Я). 2023 г. Приказы № 46–98 | – | 210 | 75 лет | |
| 3 | 1-1-3 | Трудовые договоры с работниками производственного цеха № 1 (А–Я). 2023 г. Приказы № 101–250 | – | 480 | 75 лет | Том 1 (А–М) |
| 4 | 1-1-4 | Трудовые договоры с работниками производственного цеха № 1 (А–Я). 2023 г. Приказы № 101–250 | – | 395 | 75 лет | Том 2 (Н–Я) |
| 5 | 1-1-5 | Приказы о приеме на работу, переводе и увольнении работников организации. 2023 г. № 1–250 | – | 150 | 75 лет |
Составщик: Архивист 1 кат. _____________ /Иванова А.А./ «15» января 2024 г.
Руководитель: Генеральный директор _____________ /Петров П.П./ «15» января 2024 г.
М.П.
Типовой бланк титульного листа описи (Образец для печати)
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Название организации»
______________ /Ф.И.О./
«___» ___________ 202_ г.
ОПИСЬ № ____ дел фонда № ____
| Наименование организации: | ________________________________________________________________________ |
| Структурное подразделение: | ________________________________________________________________________ |
| Года начала и окончания дел: | _______ – _______ г. |
| Количество дел (цифрой и прописью): | ________________________________________________________________________ |
| Количество листов во всех делах: | ________________________________________________________________________ |
Табличная часть описи
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Даты документов | Кол-во листов | Срок хранения | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||||
| 2 | ||||||
| 3 | ||||||
| 4 | ||||||
| 5 | ||||||
| 6 | ||||||
| 7 | ||||||
| 8 | ||||||
| 9 | ||||||
| 10 |
| Составщик описи: Должность: _____________________________ Подпись: _____________ / _________________ / | Руководитель организации: Должность: _____________________________ Подпись: _____________ / _________________ / М.П. |
Частые ошибки и рекомендации
- Несвоевременная сдача. Дела сдаются в архив ежегодно (обычно в I квартале года, следующего за отчетным). Не накапливайте дела на столе годами.
- Отсутствие индекса дела в описи. Колонка «Индекс дела» заполняется после утверждения описи и размещения дел на стеллаже (Фонд-Опись-Дело). Не оставляйте ее пустой в итоговом варианте.
- Разные заголовки на обложке дела и в описи. Текст должен совпадать символ в символ.
- Смешивание сроков хранения в одном деле. Нельзя сшивать в одно дело документы с разными сроками хранения (например, трудовые договоры, 75 лет и справки-дубликаты — 3 года). Разные сроки = разные дела.
- Исправления в описи. В печатной описи исправления недопустимы. При ошибке — перепечатываем лист. В ручной — исправление зачеркиванием с надписью «Исправлено верно», подписью и датой (но лучше избегать ручного заполнения).
- Электронные трудовые договоры; Если организация перешла на электронный документооборот (ЭДО) и хранит оригиналы в ЭАР (электронном архиве), в бумажный архив сдаются только документы, не имеющие электронного оригинала, или распечатки по акту проверки. Опись составляется на электронные дела (с указанием путей к файлам/хеш-сумм).
Грамотно составленная опись трудовых договоров — это гарантия того, что при проверке ГИТ (Государственной инспекции труда), судебном споре или пенсионном назначении сотрудника, нужный документ будет найден за минуты. Следуйте единым стандартам наименований дел, соблюдайте хронологию и алфавитный порядок, используйте бланки по ГОСТ Р 7.0.97-2016, и ваш архив будет в полном порядке.
Данная статья носит информационный характер. Для оформления архива в конкретной организации рекомендуется использовать Утвержденный руководителем «Номенклатуру дел» и консультироваться с архивистом или специалистом по делопроизводству.