Оформление передачи документов на архивное хранение — это обязательная процедура, регулируемая архивным законодательством РФ. Главным документом, фиксирующим факт передачи дел, является Акт приема-передачи документов на архивное хранение. Ниже представлена подробная инструкция по заполнению, актуальные бланки и нюансы, на которые стоит обратить внимание в 2026 году.

Нормативная база и актуальные формы

На сегодняшний день (актуально на ) основным документом, устанавливающим форму акта, является:

• Приложение № 20 к Приказу Минкультуры РФ от № 526 — «Примерная форма акта приема-передачи дел на архивное хранение». Данная форма рекомендуется к применению при сдаче дел в государственные архивы и архивы организаций.
• Приложение 35 к Положению о государственном архивном фонде РФ (пп. 6.4.1.1, 6.4.1.2) — используется при передаче документов в государственные архивы (форма в MS Excel).

Важно: Организации имеют право самостоятельно разработать и утвердить свой бланк акта в составе локального нормативного акта (политики архивного дела), однако он должен содержать все обязательные реквизиты, установленные законодательством.

Структура и обязательные реквизиты акта

Согласно требованиям, в акте приема-передачи должны быть отражены следующие сведения:

1. Шапка документа: Наименование организации-передающей и организации-принимающей (архива), дата составления, номер документа.
2. Состав комиссии: Перечень членов комиссии по приему-передаче с указанием должностей, ФИО. Обязательно наличие председателя комиссии.
3. Основание для передачи: Ссылка на приказ (распоряжение) о сдаче дел в архив, акт экспертизы стоимости и сроков хранения, опись дел.
4. Перечень передаваемых дел: Обычно оформляется в виде таблицы со ссылкой на приложенные описи (Форма № 1 или собственная форма описи). Указываются: шифр дела, заглавие, даты начала и окончания, срок хранения, количество листов/томов.
5. Характеристика состояния документов (Критически важный пункт): Акт обязательно должен содержать описание общей характеристики состояния:
   • Документов (целостность, читаемость, наличие повреждений, загрязнений, плесени);
   • Описей (наличие, правильность заполнения, подписи);
   • Страхового фонда (если предусмотрен);
   • Архивного помещения, оборудования и инвентаря (при передаче архива как комплекса).
6. Количество экземпляров: Акт составляется минимум в 2 экземплярах (один остается у передающей стороны, второй — у принимающей/архива).
7. Подписи с расшифровкой: Подписывают:
   • Лицо, передающее документы (ответственное за архив/руководитель);
   • Лицо, принимающее документы (архивист/руководитель архива);
   • Уполномоченные члены комиссии;
   • Председатель комиссии.

   У каждого подписанта должна быть расшифровка подписи (ФИО полностью). При передаче в госархив — также печатается наименование должностных лиц со стороны госархива.

8. Печать: Гербовая печать организации-передающей (если имееться) и печать архива-принимающего.

Особенности оформления для разных типов архивов

Передача в государственный архив

Используется строгая форма (Приложение 35 или Приложение 20 к Приказу № 526). В акте детально прописываются:

• Наименование должностных лиц предприятия, производивших передачу;
• Лиц со стороны государственного архива, осуществляющих прием;
• Расшифровка подписей обязательна для всех сторон;
• Ставится гербовая печать организации и печать госархива.

Внутренняя передача (в архив организации / между подразделениями)

Допускается использование собственного бланка на фирменном бланке организации. Форма может быть более свободной, но обязательные реквизиты (состав комиссии, описи, состояние документов, подписи с расшифровкой) остаются неизменными.

Передача архива при реорганизации/ликвидации/смене ответственного

Оформляется аналогичный акт, но в основаниях указывается приказ о ликвидации, слиянии, разделении или приказ о назначении нового ответственного за архив. Важно зафиксировать состояние дела на момент смены лица, материально ответственного за сохранность.

Форматы файлов и где скачать бланки

Для удобства работы бланки доступны в различных форматах. Самые популярные источники скачивания (проверенные правовые системы):

Рекомендация: Лучше скачивать .docx (Word) или .xls (Excel) для последующего редактирования и заполнения своими данными. PDF подходит только для просмотра или печати заполненного вручную варианта.

Пошаговая инструкция по заполнению (Алгоритм)

1. Подготовка: Распечатайте описи дел (в 2 экз.) и проверьте их соответствие физическим делам на полках.
2. Создание комиссии: Издайте приказ о создании комиссии по приему-передаче (минимум 3 человека: председатель, секретарь, члены).
3. Осмотр: Комиссия осматривает дела, проверяет состояние бумаг, переплетов, наличие всех листов по описям.
4. Заполнение акта: Заполните шапку, таблицу с перечнем дел (или сошлитесь на приложенные описи), напишите заключение о состоянии («Документы в удовлетворительном состоянии, переплеты целые, тексты читаемы, повреждений нет» или с указанием дефектов).
5. Подписание: Все члены комиссии, передающее и принимающее лица ставят подписи с расшифровкой. Ставятся печати.
6. Распределение экземпляров: 1 экз., в архив (к делам), 2 экз. — в администрацию/делопроизводство организации-передающей.
7. Учет: Зарегистрируйте акт в журнале регистрации актов приема-передачи дел (Форма № 19 или свой журнал).

Частые ошибки и риски

• Отсутствие описания состояния документов. Это грубое нарушение. Если при следующем приеме обнаружат повреждения, невозможно будет доказать, когда они возникли.
• Подпись без расшифровки. Документ может быть признан недействительным при проверке Росархива или прокуратуры.
• Несоответствие описи акту. Номера дел, заглавия и сроки хранения в акте и в описях должны совпадать идеально.
• Один экземпляр акта. У каждой стороны должен быть свой оригинал с «живыми» подписями.
• Использование устаревшей формы. Проверяйте актуальность Приложения к Приказу Минкультуры (действует Приказ № 526 от 2015 г., но формы в справочно-правовых системах обновляют ежегодно).

Электронный документооборот (ЭДО) и акты

С 2026 года все активнее внедряется электронное архивирование. Если ваша организация перешла на электронный документооборот:

• Акт приема-передачи может оформляться в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) всех членов комиссии.
• Требования к реквизитам остаются теми же.
• Для передачи в госархив электронных документов используются специальные форматы обмена (СМЭВ, портал «Архив.РФ»), требования к которым устанавливаются Росархивом.

Резюме

Акт приема-передачи архива — это основной юридический документ, подтверждающий факт передачи документов на хранение и состояние архивного фонда на момент передачи. Главные правила:

1. Используйте актуальный бланк (Приложение 20 к Приказу Минкультуры № 526 или Приложение 35 для госархивов).
2. Обязательно описывайте состояние документов, описей и инвентаря.
3. Составляйте минимум 2 экземпляра.
4. Собирайте комиссию и получайте подписи с расшифровкой от всех участников.
5. Храните свой экземпляр акта постоянно (срок хранения, постоянно/75 лет в зависимости от вида дела).

Скачать актуальный пустой бланк (.docx) и образец заполнения можно в справочно-правовых системах КонсультантПлюс, Гарант, Главбух или на специализированных порталах (blanker.ru, assistantus.ru). Рекомендуется заполнять документ на компьютере, а подписи ставить от руки (или УКЭП) на распечатанных экземплярах.

---

Информация актуальна на . Перед оформлением документов рекомендуется сверить требования с последними изменениями в законодательстве и методических рекомендациях Росархива.