Главное правило – правильно оформить запрос, иначе архив может отказать в предоставлении нужных документов или затянуть процесс на недели. Ниже подробно описаны все этапы: от подготовки заявления до получения архивных справок.

Правовая база и виды запросов

Доступ к архивным документам в Республике Беларусь регулируется:

• Постановлением Министерства юстиции от 24 мая 2012 г. «Об Инструкции о порядке доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан»;
• Законодательством о государственных архивах (Закон «Об архивном деле»);
• Внутренними нормативными актами конкретных архивов (например, Национального исторического архива Беларуси).

Существует несколько основных типов запросов:

1. Выдача архивной справки (копии, выписки, информационного письма) – часто требуется при оформлении наследства, подтверждении прав собственности и т.п.;
2. Проставление апостиля на официальных документах, выданных в Беларуси;
3. Биографические и генеалогические запросы – поиск сведений о предках, семейных связях;
4. Запросы социально‑правового характера – документы, связанные с образованием, трудовой деятельностью, военной службой и др.

Подготовка запроса: что необходимо знать

Формат заявления

Заявление подается в письменной форме на белорусском или русском языке. В тексте обязательно указать:

• Полные ФИО заявителя;
• Контактные данные (почтовый адрес, телефон, e‑mail);
• Наименование архива (например, Национальный исторический архив Беларуси или Гродненский областной архив);
• Точный перечень запрашиваемых документов (с указанием дат, номеров фондов, дел, листов, если они известны);
• Цель запроса (наследственное дело, суд, научная работа и т.д.);
• Сведения о праве доступа (например, подтверждение родства, доверенность, судовое решение);
• Подпись заявителя и дату.

Необходимые приложения

В зависимости от характера запроса могут потребоваться:

• Копия паспорта (для подтверждения личности);
• Документы, подтверждающие интерес (свидетельство о смерти, договор купли‑продажи, решение суда);
• Доверенность (если запрос подаёт представитель);
• Оплата услуг (квитанция, банковский перевод).

Где найти справочную информацию

На официальном сайте Архивы Беларуси в разделе «Архивные справочники» размещён Справочник о местах хранения документов. В нём указаны фонды, где хранятся интересующие вас материалы, а также контактные данные отделов.

Куда отправлять запрос

По почте

Если вы предпочитаете традиционный способ, отправьте заявление по адресу:

Электронная почта

Большинство архивов принимает запросы на электронную почту. Примерный адрес для Гродненского архива:

niabniab-grodno.by (уточняйте точный e‑mail на сайте конкретного архива).

Лично в читальном зале

Запросы можно оформить непосредственно в отделе использования документов и информации (читальный зал). При личном обращении вы получаете консультацию специалиста и можете сразу уточнить детали поиска.

Порядок оплаты и сроки исполнения

• Оплата услуг производится в рублях (BYN) или в валюте по курсу банка. Точная стоимость зависит от объёма копий, необходимости их сканирования, апостилирования и т.д.;
• Сроки исполнения варьируются от одного дня (для простых справок) до нескольких месяцев (при сложных поисках в больших фондах). Ожидание зависит от вида запроса и наличия документов.

Пример шаблона запроса

Заявление
(в свободной форме)

От: Иванов Иван Иванович
Адрес: ул. Пушкина, д.10, кв.5, г. Минск, 220030
Тел.: +375 29 123‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com

К Архиву: Национальный исторический архив Республики Беларусь
Адрес: ул. Сурганова, 9, г. Минск, 220030

Прошу выдать архивную справку (копию) по следующим документам:
Дело № 12345, фонд 12, опись 34, листы 56‑78 – свидетельство о рождении Ивана Петровича Сидорова (1902 г.).
Дело № 67890, фонд 7, опись 12, лист 34 – военный билет Петрова Ивана Петровича (1915‑1918 гг.).

Цель запроса: оформление наследственного дела № 2026/45 в суде г. Минска.

Приложения:
- Копия паспорта заявителя;
- Свидетельство о смерти отца (для подтверждения интереса);
- Квитанция об оплате услуг (10 BYN).

Подпись: ______________________
Иванов И.И.

Полезные рекомендации

• Тщательно уточняйте номера фондов и дел. Чем точнее указаны реквизиты, тем быстрее архив найдет нужный документ.
• Если вы не уверены в точных реквизитах, сначала обратитесь в консультационный центр архива (тел.: 8(017) -51‑05‑12, часы работы 09:30‑17:00, будние дни).
• Сохраняйте копии всех отправленных документов и подтверждений оплаты – они могут понадобиться при последующих запросах.
• Для ускорения процесса можно воспользоваться онлайн‑формой на сайте архива (если такая есть).
• При получении справки проверьте её на соответствие вашему запросу. При ошибках сразу сообщайте в архив для корректировки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить документы дистанционно?

Да. Большинство архивов отправляют сканированные копии по электронной почте или через курьерскую службу после оплаты.

Как узнать, есть ли нужный документ в архиве?

Сначала изучите каталог фондов на сайте архива. При необходимости обратитесь к специалисту отдела использования документов – он проверит наличие в реестре.

Что делать, если архив отказал в выдаче?

Отказ может быть связан с:

• Отсутствием прав доступа (личная тайна, государственная тайна);
• Недостаточностью подтверждающих документов;
• Неправильным оформлением запроса.

В таком случае запросите письменный отказ с указанием причин и, при необходимости, подайте апелляцию в вышестоящий архивный орган.

Сколько стоит апостиль?

Тарифы устанавливаются Министерством юстиции. На 2026 год стоимость апостиля на один документ составляет около 15 BYN, но уточняйте актуальную цену в архиве.

Подать запрос в архив Беларуси – процесс, требующий внимательности к деталям. Следуя описанным шагам, используя шаблон заявления и проверяя все необходимые документы, вы значительно сократите время ожидания и повысите шансы получить нужную справку без лишних осложнений.

Если возникнут дополнительные вопросы, звоните в консультационный центр архива по телефону 8(017) -51‑05‑12 или пишите на официальный e‑mail.

Дата публикации: 10 июля 2026 г.