Цель статьи – предоставить полную информацию о том, как правильно оформить запрос в государственный архив города Астана (ранее – столицы Казахстана), какие документы нужны, какие способы подачи доступны и какие сроки ожидать.

Что такое архив города Астана?

Государственный архив города Астана (далее – Архив) хранит официальные документы, фотографии, карты, газеты и другие материалы, относящиеся к истории города с момента его основания. В архиве находятся:

• Градостроительные планы и проекты;
• Документы муниципального управления (решения, приказы, протоколы);
• Свидетельства о регистрации юридических лиц и физических лиц;
• Фотографический материал, видеозаписи, аудиоархивы;
• Газетные и журнальные издания, выпущенные в Астане.

Правовая основа запросов в архив

Запросы регулируются следующими нормативными актами:

1. Закон Республики Казахстан «Об архивном деле» от № 147‑III;
2. Постановление Правительства РК № 1243 от «Об организации доступа к архивным документам»;
3. Локальные нормативные акты Архива города Астана (положения о порядке доступа).

Кому может быть предоставлен доступ?

Согласно законодательству, доступ к архивным материалам имеют:

• Граждане Республики Казахстан;
• Иностранные граждане (при наличии официального запроса и согласия на обработку персональных данных);
• Юридические лица (компании, организации, учебные заведения);
• Исследовательские и научные учреждения.

Виды запросов

Обычный запрос (информационный)

Запрос на получение копий документов, справок, выписок.

Запрос на просмотр оригиналов

Позволяет лично ознакомиться с документом в читальном зале Архива.

Запрос на цифровую копию

Документы сканируются и предоставляются в электронном виде (PDF, JPG).

Как оформить запрос: пошаговая инструкция

Сбор необходимой информации

Перед подачей запроса уточните:

• Точный период и тип документа (например, «решение мэрии 2015‑го года о строительстве парка»);
• Наличие реестрового номера (если известен);
• Цель использования (исследование, публикация, личные нужды).

Выбор способа подачи

Онлайн‑запрос через портал «Электронный архив Астаны»

1. Перейдите на официальный сайт archive.astana.kz;
2. Зарегистрируйтесь, указав ФИО, ИИН (для резидентов) или паспортные данные (для иностранцев);
3. В разделе «Подать запрос» заполните форму:
   • Тип запроса (информационный, просмотр, цифровая копия);
   • Краткое описание требуемого документа;
   • Укажите контактный e‑mail и телефон;
   • Прикрепите копию удостоверения личности (паспорт, ИИН).
4. Оплатите госпошлину (если требуется) через онлайн‑платежную систему;
5. Нажмите «Отправить». Система выдаст номер заявки, который следует сохранять.

Подача запроса в письменной форме

1. Скачайте образец заявления здесь;
2. Заполните его печатными буквами, указав:
   • ФИО заявителя и контактные данные;
   • Сведения о документе (период, тема, реестровый номер);
   • Цель запроса;
   • Подпись и дату.
3. Приложите копию удостоверения личности (паспорт) и, при необходимости, доверенность;
4. Оплатите госпошлину (квитанцию приложите к заявлению);
5. Отправьте письмо заказным письмом с уведомлением о вручении по адресу:
   
   Государственный архив города Астана, ул. Кенжетай, 12, г. Астана, 010000, Республика Казахстан.

Подача запроса лично

Если вы находитесь в Астане, можете прийти в архив в рабочие часы (пн‑пт, 09:00‑18:00) и подать запрос в регистратуре. При личном обращении рекомендуется взять с собой:

• Паспорт (для граждан РФ и Казахстана) или заграничный паспорт (для иностранных граждан);
• Квитанцию об оплате госпошлины;
• Подготовленное заявление (можно заполнить на месте).

Какие документы необходимо приложить?

Сборы и оплата

Государственная пошлина зависит от типа запроса:

• Информационный запрос – 500 тенге за каждую страницу копии;
• Запрос на цифровую копию – 300 тенге за файл (до 10 МБ);
• Просмотр оригиналов – бесплатно, но требуется предварительная запись.

Оплатить можно банковской картой, через онлайн‑банкинг или в кассе архива (наличные).

Сроки выполнения запроса

• Стандартный запрос (до 30 страниц) – от 5 до 10 рабочих дней;
• Запрос на редкие или охраняемые документы – до 30 дней (может потребоваться согласование с другими органами);
• Экстренные запросы (судебные, журналистские) – в течение 3‑5 дней после предоставления всех необходимых документов.

Как получить результат

После обработки заявки вы получите уведомление:

• Электронным письмом (для онлайн‑запросов) с ссылкой на скачивание файлов;
• СМС‑сообщением с номером заявки и инструкциями по получению оригиналов в читальном зале;
• Почтовым отправлением (если запрос был отправлен заказным письмом).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли запросить документ, который уже находится в публичном доступе?

Да, но в таком случае архив может направить вас к уже опубликованному ресурсу (например, к официальному сайту города).

Как отменить уже поданный запрос?

Для онлайн‑запросов – зайдите в личный кабинет, найдите заявку и нажмите «Отменить». Для бумажных заявлений – отправьте письменное заявление об отмене с указанием номера заявки.

Что делать, если документ считается конфиденциальным?

В таком случае архив предоставит отказ с указанием причины (например, «документ относится к государственной тайне»). Вы можете обжаловать решение в суде в течение 30 дней.

Можно ли получить копию документа на иностранном языке?

Архив предоставляет только оригиналы на русском и казахском. При необходимости перевода вы можете обратиться к сертифицированному переводчику.

Контактная информация архива

Адрес: 010000, Республика Казахстан, г. Астана, ул. Кенжетай, 12
Телефон: +7 (7172) -5‑55‑55
E‑mail: info@archive.astana.kz
Рабочие часы: пн‑пт 09:00‑18:00 (без обеда)

Запрос в архив города Астана – процесс, требующий внимательности к деталям: правильного описания требуемого документа, наличия всех обязательных копий удостоверений личности и своевременной оплаты госпошлины. Современный онлайн‑портал упрощает подачу заявок, но традиционный способ через письменное заявление остаётся доступным для всех, у кого нет доступа к интернету.

Следуя приведённому выше пошаговому руководству, вы сможете быстро и без лишних осложнений получить нужные архивные материалы, будь то исторические сведения, градостроительные планы или официальные документы муниципального уровня.