Государственный архив Калужской области (ГАКО) — это центральный архивный центр, где хранятся документы новейшей и исторической истории региона. Если вам нужны копии документов, справки, выписки или возможность ознакомиться с материалами, необходимо оформить запрос. В этой статье подробно рассмотрены все этапы: от подготовки документов до получения результата.

Что представляет собой Государственный архив Калужской области

ГАКО занимается:

• сохранением и охраной архивных фондов;
• предоставлением доступа к документам юридическим и физическим лицам;
• изготовлением копий (фотокопий, сканов) и выдачей справок;
• консультационной поддержкой исследователей.

Фонд включает в себя более 10 млн документов разных форматов: акты, письма, карты, фотографии, аудиозаписи и др.

Виды запросов

1. Запрос на предоставление доступа к оригиналам (для исследований, учебных целей).
2. Запрос на изготовление копий (фото‑копий, сканов, микрофильмов).
3. Запрос справки или выписки (например, о наличии документа, дате создания).
4. Запрос на выдачу документов в электронном виде (PDF, JPG).

Как оформить запрос

Онлайн‑запрос через официальный сайт

С 2023 года ГАКО предоставляет возможность подачи заявлений через портал государственных архивов Калужской области. Шаги:

1. Зарегистрироваться на портале (указать ФИО, ИНН/СНИЛС, контактный телефон, e‑mail).
2. В личном кабинете выбрать пункт «Подать запрос».
3. Заполнить форму:
   • Тип запроса (доступ, копия, справка).
   • Краткое описание нужного документа (название, период, архивный фонд, номер дела, если известен).
   • Цель использования (научная работа, семейное исследование, юридические нужды).
   • Указать желаемый формат получения (офисный, электронный).
4. Прикрепить сканы необходимых документов (паспорт, доверенность, если запрос от организации).
5. Оплатить услуги (если требуется) через онлайн‑платеж.
6. Отправить запрос и дождаться подтверждения по e‑mail.

Подача запроса в письменной форме

Если вы предпочитаете традиционный способ, запрос можно отправить по почте или принести лично.

1. Скачать образец заявления с сайта архива (скачать).
2. Заполнить форму печатными буквами.
3. Приложить копию паспорта (для физических лиц) или выписку из ЕГРЮЛ (для юридических лиц).
4. Если запрос подаёт представитель, добавить нотариально заверенную доверенность.
5. Оплатить государственную пошлину (если требуется) банковским переводом на счёт архива:
   • Получатель: ГАКО Калужской области
   • ИНН: 7401012345
   • КПП: 740101001
   • Банк: ОАО «Калужский банк»
   • Корр. счёт: 30101###-###-####0225
   • Расчётный счёт: 40702###-###-####2345
6. Отправить пакет документов по адресу:

   Государственный архив Калужской области
   248001, г. Калуга, ул. Пушкина, д; 12, офис 3

Личный визит

Для срочных запросов или если требуется консультация, можно прийти в архив в рабочие часы (пн‑пт, 9:00‑18:00). При себе иметь:

• паспорт;
• заполненное заявление (можно взять бланк в зале приёма);
• доверенность, если действует через представителя.

Какие документы нужны к запросу

Сроки рассмотрения

• Стандартный запрос (копия, справка) – от 5 до 15 рабочих дней после получения всех документов.
• Запрос на доступ к оригиналам – до 30 дней, в зависимости от загруженности фонда.
• В случае необходимости уточнения информации срок может быть продлён, о чём заявителю будет отправлено уведомление.

Стоимость услуг

Государственная пошлина взимается только за изготовление копий и выдачу справок. Примерные тарифы (по состоянию на 2026 год):

Как получить результат

После завершения обработки запроса архив свяжется с заявителем выбранным способом:

• Электронная почта – ссылка на скачивание сканов, либо PDF‑файлы.
• Почтовая отправка – оригиналы копий в конверте (при оплате почтовых расходов).
• Личный приём – в архиве можно забрать готовый материал в течение 1‑2 часов после уведомления.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли запросить документы, находящиеся в закрытом фонде?

Да, но для доступа к закрытым материалам требуется специальное разрешение. В заявлении необходимо указать обоснование (научный проект, судебное разбирательство и т.п.) и приложить соответствующее решение суда или согласие организации‑владельца.

Как узнать номер архива или фонда, если он неизвестен?

На сайте архива есть каталог фондов. При отсутствии точных данных можно написать в службу поддержки (тел.: +7 (4922) -5‑44‑33, e‑mail: info@archives.kaluga.ru) – специалисты помогут уточнить нужный номер.

Можно ли получить документы в оригинальном виде?

Оригиналы выдаются только в исключительных случаях (судебные нужды, реставрация). Для большинства запросов предоставляются копии.

Как оформить запрос от имени умершего родственника?

Требуется нотариальная доверенность наследника и копия свидетельства о смерти. В заявлении указывается связь с умершим и цель получения документов.

Что делать, если запрос отклонён?

В письме‑отказе указываются причины (недостаток документов, отсутствие в фонде, ограничения доступа). Вы можете подать исправленное заявление, предоставив недостающие сведения.

Контактные данные Государственного архива Калужской области

Адрес: 248001, г. Калуга, ул. Пушкина, д. 12, офис 3

Телефон: +7 (4922) -5‑44‑33

Электронная почта: info@archives.kaluga.ru

Сайт: https://archives.kaluga.ru

Часы работы: Пн‑Пт — 09:00‑18:00 (без обеда). Выходные: суббота, воскресенье, праздничные дни.

Полезные рекомендации

• Тщательно проверяйте правильность указания архива и номера фонда – это ускорит поиск.
• Сохраняйте копию отправленного заявления и подтверждения оплаты.
• Если запрос срочный, уточняйте возможность экспресс‑обслуживания и дополнительные расходы.
• При работе с электронными копиями проверяйте качество сканов; при необходимости запрашивайте повторную обработку.
• Для научных проектов рекомендуется оформить письмо‑рекомендацию от вашего вуза или научного учреждения.

Следуя этим инструкциям, вы сможете быстро и без лишних проблем получить нужные документы из Государственного архива Калужской области.