Октябрьская железная дорога – один из старейших и крупнейших филиалов ОАО «Российские железные дороги». Ее архив хранит более полувека документальных материалов‚ отражающих развитие железнодорожного транспорта в Северо‑Западном регионе России.

Исторический обзор

Становление архивного фонда началось в 1930‑х годах‚ когда в рамках создания железнодорожных подразделений начали систематически собирать:

• служебные журналы и протоколы;
• проектную и техническую документацию;
• корреспонденцию с государственными органами;
• фотографии‚ карты‚ чертежи и планы строительства.

С течением времени архив расширился до более чем 150 000 единиц хранения‚ включая уникальные рукописные материалы XIX‑XX веков‚ связанные с построением и эксплуатацией железных дорог в Санкт‑Петербурге и Ленинградской области.

Ключевые вехи развития архива

1. 1955 г. Официальное открытие отделения архивов в здании Управления ОЖД.
2. 1991 г. Перевод части фондов в электронный формат в рамках программы «Документооборот 2000».
3. 2015 г. Принятие Приказа Минкультуры РФ № 526 от «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации».
4. 2022 г. Запуск онлайн‑сервиса выдачи архивных справок через портал Госуслуг Санкт‑Петербурга.

Правовая база и регламент работы

Деятельность архива регулируется несколькими нормативными актами:

• Приказ Минкультуры РФ № 526 от – правила организации хранения и использования архивных документов.
• Регламент отдела архивов службы управления делами ОЖД (филиал ОАО РЖД) – порядок выдачи справок‚ копий и выписок.
• Внутренние положения ОЖД по автоматизации документооборота (внедрение DocsVision и СЭД).

Все запросы обрабатываются в соответствии с стандартами ФГС России и Федерального закона «Об архивных документах».

Услуги архива

Выдача архивных справок‚ копий и выписок

По заявке гражданина‚ организации или исследователя архив предоставляет:

• Справку о наличии документа в архиве;
• Копию (фото‑‚ скан‑ или печатную) оригинального документа;
• Выписку из реестра документов.

Заявка может быть подана:

1. Лично в Объединённый архив Октябрьской железной дороги (Витебская Сортировочная улица‚ 1а‚ Санкт‑Петербург);
2. Онлайн через портал Госуслуги (с 2024 года доступна электронная очередь);
3. По электронной почте с приложением скан‑копии паспорта и описанием требуемого документа.

Консультации и исследовательская поддержка

Для историков‚ генеалогов и студентов архив предлагает:

• Помощь в поиске материалов по ключевым словам и датам;
• Доступ к цифровым коллекциям (фотографии‚ карты‚ чертежи) в режиме онлайн;
• Организацию просмотров в читальном зале по предварительной записи.

Цифровые сервисы

С 2022 года реализованы следующие цифровые решения:

• Электронный каталог – поиск по более чем 200 000 записей;
• Система документооборота DocsVision – автоматическое формирование заявок и контроль их исполнения;
• Онлайн‑выдача копий – возможность получить скан‑копию в электронном виде в течение 3‑5 рабочих дней.

Как получить документ из архива

Пошаговая инструкция (онлайн)

1. Зарегистрируйтесь на портале Госуслуги и выберите сервис «Выдача архивных документов ОЖД».
2. Заполните форму заявки: укажите номер (если известен)‚ период‚ тип документа и цель использования.
3. Прикрепите скан‑копию паспорта (для физических лиц) или устава организации (для юридических лиц).
4. Оплатите государственную пошлину (если документ подлежит оплате) через банковскую карту.
5. Ожидайте подтверждения – в течение 2‑3 рабочих дней вам придёт уведомление о готовности.
6. Скачайте электронную копию или получите бумажный вариант в пункте выдачи (по адресу: Витебская Сортировочная‚ 1а).

Пошаговая инструкция (лично)

1. Подготовьте заявление в свободной форме (можно взять образец в читальном зале).
2. Возьмите с собой документ‚ удостоверяющий личность‚ и‚ при необходимости‚ доверенность;
3. Подайте заявление в регистратуру архива.
4. Сотрудники уточнят наличие нужного документа и оценят срок подготовки.
5. Получите готовый материал в указанный день (обычно в течение 5‑10 рабочих дней).

Техническая инфраструктура и автоматизация

С 2012 года в ОЖД реализован проект «Автоматизация базовых функций контроля исполнения входящих документов и жалоб». Ключевые результаты проекта:

• Внедрение СЭД (Система Электронного Делопроизводства) – полная замена бумажных журналов на электронные реестры.
• Создание архива документов канцелярии‚ позволяющего быстро находить и выдавать справки.
• Сокращение времени обработки запросов с 10‑15 дней до 3‑5 дней.

В 2024 году завершена интеграция архива с порталом Госуслуг Санкт‑Петербурга‚ что открыло возможность подачи заявок 24/7 без очередей.

Значение архива для науки и общественности

Архив Октябрьской железной дороги служит ценным источником информации для:

• Историков железнодорожного транспорта – документы о строительстве линий‚ модернизации подвижного состава‚ авариях и их расследованиях.
• Краеведов и генеалогов – списки сотрудников‚ переписные листы‚ личные дела железнодорожных работников.
• Студентов и аспирантов – материалы для диссертаций по экономике‚ инженерии и социологии.
• Журналистов – подтверждённые факты для публикаций о развитии транспортной инфраструктуры России.

Благодаря оцифровке‚ более 30 % фондов уже доступны в открытом доступе‚ что ускоряет научные исследования и повышает прозрачность работы железнодорожного сектора.

Контактная информация

Для получения более подробной информации о порядке выдачи документов‚ а также о текущих проектах цифровизации‚ рекомендуется обращаться в регистратуру архива по телефону или через официальный сайт.

Архив Октябрьской железной дороги – это не просто хранилище бумажных носителей‚ а живой ресурс‚ который помогает сохранять и передавать историю одной из важнейших отраслей России. Современные технологии‚ внедрённые в последние годы‚ делают доступ к этим материалам быстрее и удобнее‚ открывая новые возможности для исследователей‚ студентов и всех‚ кто интересуется железнодорожным наследием.

Помните: при обращении в архив всегда уточняйте требуемый формат выдачи (скан‚ копия‚ оригинал) и сроки подготовки‚ чтобы ваш запрос был обработан максимально эффективно.