В Украине любой гражданин может обратиться в органы ЗАГС (Загс) за получением справок, изменением данных, регистрацией брака, рождения ребёнка и другими услугами. С 2019 года большинство запросов можно отправлять онлайн, что экономит время и избавляет от необходимости лично стоять в очереди. В этой статье мы подробно разберём, какие способы отправки запросов существуют, какие документы нужны и как правильно оформить заявку.

Правовая база и основные понятия

Согласно Закону Украины «О государственной регистрации актов гражданского состояния» (в ред. от 2023 г.) и Закону «Об электронных услугах», граждане имеют право получать большинство услуг ЗАГС в электронном виде через:

• Портал Дія (единый государственный сервис);
• Портал Електронна черга (служба онлайн‑записи);
• Электронную почту конкретного отделения ЗАГС;
• Факс (для некоторых регионов, где предусмотрено).

Для большинства запросов достаточно иметь электронную подпись (ЭП) или доступ к мобильному ID в приложении Дія. Если подписи нет – можно воспользоваться платформой «Дія – Доступ без подписи», где запрос подтверждается через SMS‑коды.

Какие запросы можно отправлять онлайн?

1. Запрос справки о браке (состоянии в браке, о расторжении брака).
2. Запрос справки о рождении ребёнка.
3. Изменение фамилии, имени, отчества.
4. Получение выписки из реестра актов гражданского состояния.
5. Запрос копий свидетельств (свидетельство о браке, о рождении, о смерти).
6. Запись на приём к ЗАГСу (регистрация брака, подача заявления о разводе и т.п.).

Способы отправки запроса

3.1 Онлайн через портал «Дія»

Самый популярный и удобный способ. Ниже – пошаговая инструкция.

1. Войдите в приложение «Дія» (Android, iOS или веб‑версия). Если у вас ещё нет аккаунта – пройдите регистрацию, используя паспорт и банковскую карту для верификации.
2. Перейдите в раздел «Послуги» → «ЗАГС». Там будет список доступных услуг.
3. Выберите нужную услугу, например «Запрос справки о браке».
4. Заполните форму:
   • ФИО заявителя;
   • Дата и место рождения;
   • Номер реестра (если известен) или указание «неизвестно»;
   • Контактные данные (телефон, e‑mail).
5. Прикрепите сканы документов (паспорт, идентификационный код, если требуется).
6. Подтвердите заявку с помощью ЭП или мобильного ID (SMS‑код).
7. Нажмите «Отправить». Система выдаст номер заявки и срок её рассмотрения (обычно 5‑10 рабочих дней).
8. Отслеживайте статус в личном кабинете «Дія». При готовности справка будет доступна для скачивания в формате PDF.

Плюсы:

• Нет необходимости посещать ЗАГС.
• Сокращённые сроки (иногда 1‑2 дня).
• Все документы хранятся в электронном виде.

Минусы:

• Требуется доступ к Интернету и мобильному ID/ЭП.
• Не все региональные отделения полностью интегрированы с Дией (в редких случаях запрос будет перенаправлен в отделение).

3.2 Портал «Електронна черга» (e‑services.gov.ua)

Этот сервис предназначен для записи в очередь и отправки запросов в случае, если ваш ЗАГС не подключён к Дії.

1. Зайдите на e‑services.gov.ua и выберите раздел «ЗАГС».
2. Найдите нужный вам отдел (по региону, городу).
3. Нажмите «Записаться» → «Отправить запрос».
4. Заполните форму (аналогично пункту 3.1) и загрузите сканы документов.
5. Подтвердите заявку через ЭП или Квалифицированный сертификат.
6. Получите подтверждение с номером заявки и датой ожидаемого получения справки.

3.3 Электронная почта ЗАГСа

Если ваш отдел работает с электронными запросами, вы можете отправить письмо напрямую.

1. Найдите официальную e‑mail‑адрес вашего ЗАГСа (обычно указана на сайте Министерства регионального развития).
2. Сформируйте письмо:
   • Тема письма: «Запрос справки о браке – ФИО заявителя».
   • Текст письма: кратко укажите цель запроса, свои данные и контактный телефон.
   • Во вложении приложите сканы паспорта и, при необходимости, другие документы.
3. Подпишите письмо цифровой подписью (если ваш почтовый клиент поддерживает S/MIME) или укажите, что подпись будет предоставлена в офисе.
4. Отправьте письмо и сохраните копию с подтверждением отправки.
5. Ожидайте ответа (обычно в течение 7‑10 дней). При готовности справка будет отправлена в виде PDF‑файла или будет предложено её получить лично.

3.4 Факс (для некоторых регионов)

Факс‑запрос используется реже, но в некоторых областных ЗАГСах он всё ещё считается официальным способом.

1. Узнайте факсовый номер вашего отделения (информация на официальном сайте).
2. Подготовьте запрос‑письмо в формате A4, где укажите:
   • ФИО заявителя;
   • Идентификационный код (если есть);
   • Тип запрашиваемого документа;
   • Контактный телефон и e‑mail.
3. К письму приложите сканы (или копии) необходимых документов.
4. Отправьте факсом и сохраните подтверждение (факс‑отчёт).
5. Ожидайте звонка от сотрудника ЗАГСа с уточнением деталей.

Какие документы нужны для типовых запросов

Важно: все документы должны быть отсканированы в формате PDF, JPG или PNG, чётко читаемы и без водяных знаков.

Пошаговый пример: запрос справки о браке через «Дія»

Шаг 1 – Подготовка

• Убедитесь, что у вас есть доступ к мобильному ID (смс‑код) или электронная подпись.
• Сделайте сканы паспорта (обе стороны, если запрос совместный).
• Запишите номер реестра (если знаете) – он обычно находится в предыдущем свидетельстве о браке;

Шаг 2 – Вход в приложение

Откройте «Дія» → Меню → Послуги → ЗАГС → Справка о браке. Нажмите «Создать заявку».

Шаг 3 – Заполнение формы

Заполните все обязательные поля. При необходимости укажите «неизвестно» в поле реестра – система автоматически найдет запись по ФИО и дате рождения.

Шаг 4 – Прикрепление документов

Нажмите «Добавить файл» и загрузите сканы паспорта. Если у вас есть электронная подпись, выберите её в поле «Подписать документ».

Шаг 5 – Подтверждение и отправка

Нажмите «Отправить заявку». Система покажет номер заявки и ориентировочный срок (обычно 3‑5 дней).

Шаг 6 – Получение справки

Когда справка будет готова, вы получите push‑уведомление в приложении и на электронную почту. Скачайте документ, распечатайте при необходимости.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Можно ли получить справку в тот же день?

Только в случае, если вы записались на приём в ЗАГС лично и предоставили все документы. Онлайн‑запросы обычно обрабатываются в течение 3‑10 дней.

6.2 Что делать, если в системе «Дія» нет моего ЗАГСа?

В таком случае используйте портал «Електронна черга» или отправьте запрос по электронной почте, указав точный адрес отделения.

6.3 Нужно ли платить за справку?

Большинство справок выдаются бесплатно в электронном виде. За бумажный вариант может взиматься плата (от 30 до 100 грн), в зависимости от региона.

6.4 Как ускорить процесс?

• Подготовьте все документы в хорошем качестве.
• Укажите точный номер реестра (если известен).
• Выберите электронную подпись вместо обычного подтверждения – это ускоряет проверку.

6.5 Можно ли отменить уже отправленный запрос?

Да. В личном кабинете «Дія» или «Електронна черга» нажмите «Отменить заявку», если статус ещё «В обработке». После начала формирования документа отмена невозможна.

Полезные ссылки

• Портал Дія – государственные услуги онлайн
• Електронна черга – запись в очередь к ЗАГС
• Министерство регионального развития – список отделений ЗАГС
• Закон «О государственной регистрации актов гражданского состояния»

Отправка запроса в ЗАГС Украины стала максимально удобной благодаря цифровой трансформации государственных услуг. Выбирайте способ, который подходит именно вам: «Дія» – самый быстрый и простой, «Електронна черга» – альтернативный онлайн‑канал, а традиционные почта и факс – резервные варианты. Главное – подготовить все необходимые документы, правильно заполнить форму и не забыть подтвердить заявку электронной подписью или мобильным ID.

Следуя этой инструкции, вы сможете получить нужный документ без лишних очередей и сэкономить своё время.