Ставропольский государственный архив (ГАСК) – один из крупнейших хранилищ документального наследия региона․ Его фонды насчитывают более 18 тысяч единиц хранения, а общее количество дел превышает 3 миллиона․ Для удобной работы с этим массивом информации архив ведёт описи – систематизированные перечни документов, входящих в каждый фонд․
Что такое опись архивного фонда?
Опись – это официальный документ, в котором перечисляются все дела (или единицы хранения) конкретного фонда в строгой последовательности․ Каждая запись содержит:
- Номер дела – порядковый номер внутри фонда;
- Наименование дела – краткое содержание или тема;
- Даты – период, охватываемый документами (год начала и окончания);
- Количество листов – объём дела;
- Примечания – информация о состоянии документа, наличии приложений, особенностях оформления․
Описи позволяют исследователю быстро ориентироваться в огромном массиве бумаг, не просматривая каждый лист вручную․
История формирования описей в ГАСК
Первые описи начали составляться сразу после создания архива в 1921 году, когда он носил название Центральный исторический архив Ставропольской губернии․ В то время описи были рукописными и хранились в отдельных тетрадях․ С переходом архива в статус Государственного архива Орджоникидзевского края (1937) и позже Государственного архива Ставропольского края (1943) началась унификация форм описей: ввели типовые бланки, стандартные поля и нумерацию․
С 1990-х годов описи начали оцифровываются․ Сегодня большинство из них доступно в электронном виде через онлайн‑каталог ГАСК, а некоторые фонды имеют полностью оцифрованные описи с возможностью поиска по ключевым словам․
Где найти описи Ставропольского государственного архива?
Основные способы доступа:
- Онлайн‑каталог на официальном сайте ГАСК (
https://fonds․stavarhiv․ru)․ В разделе «Каталог фондов» можно выбрать нужный фонд и открыть его опись․ - Электронный читальный зал – после регистрации на сайте пользователь получает возможность просматривать scanned‑копии описей и, при наличии цифровых копий, самих документов․
- Читальный зал архива (ул․ Ломоносова, 12, Ставрополь)․ Здесь хранятся печатные варианты описей, а также консультанты‑архивисты, которые помогут сформулировать запрос․
- Межбиблиотечный абонемент и запросы через портал «Госуслуги» – для удалённых пользователей можно оформить запрос на выдачу копий описей или отдельных дел․
Как пользоваться описью: пошаговая инструкция
- Определите фонд․ Если вы знаете номер фонда (например, фонд № 5), перейдите к его карточке в каталоге․
- Откройте опись․ В карточке фонда есть ссылка «Опись фонда» – обычно она обозначается как Опись 1, Опись 2 и т․д․, если фонд разбит на несколько частей․
- Используйте поиск внутри описи․ Во многих электронных описях есть строка быстрого поиска – введите ключевое слово (фамилия, название организации, дата) и получите список соответствующих дел․
- Запишите номер дела․ Найдя нужную запись, скопируйте её номер (например, дело № 1245)․ Этот номер понадобится для заказа документа в читальном зале или через электронный запрос․
- Оформите запрос․ На сайте ГАСК есть форма «Оформить запрос» – укажите фонд, номер описи, номер дела и желаемый формат копии (скан, фотокопия, заверенная выписка)․
- Получите документ․ После обработки запроса (обычно от 1 до 5 рабочих дней) вы получите уведомление о готовности материала․
Пример работы с описью: фонд 5, опись 2
Предположим, вам нужен документ из фонда 5, описи 2․ Ниже показан типичный фрагмент такой описи (вымышленные данные для иллюстрации):
№ дела | Наименование дела | Даты | Листов | Примечания ----------------------------------------------------------------------------------------------- 1 | Приказы по мобилизации 1941 г․ | ‑ | 42 | Подшито, хорошее состояние 2 | Списки сотрудников завода «Красный металлист» | ‑ | 18 | Есть приложения – фотографии 3 | Доклад о выпуске мин за август 1941 г․ | ‑ | 7 | Подлинник, печатный экземпляр …
Из этой таблицы видно, что дело № 3 содержит информацию о выпуске мин в августе 1941 года – именно тот факт, который упоминался в источниках о заводе «Красный металлист»․ Записав номер дела (3), вы можете оформить запрос на его получение․
Советы по эффективной работе с описями
- Проверяйте актуальность описи․ Некоторые фонды periodically обновляются (добавляются новые дела, исправляются ошибки)․ Дата последнего обновления обычно указывается в заголовке описи․
- Используйте логические операторы в поиске по описи (если доступно): «И», «ИЛИ», «NOT»․ Это сужает результаты и экономит время․
- Обращайте внимание на примечания․ Они могут указывать на отсутствие частей дела, повреждения или наличие приложений, которые важны для вашего исследования;
- Делайте скриншоты или выписки из описи сразу после нахождения нужного дела – так вы не потеряете номер при переходе между страницами․
- Консультируйтесь с архивистами․ Если описание дела кажется неоднозначным, сотрудники читального зала могут подсказать, в каком другом фонде или описи искать связанные материалы․
Описи Ставропольского государственного архива – это ключ к эффективному исследованию богатого документального наследия региона․ Понимание их структуры, умение пользоваться онлайн‑каталогом и знание базовых правил работы с архивными материалами значительно ускоряют процесс поиска нужной информации․ Независимо от того, интересуетесь ли вы военной историей завода «Красный металлист», генеалогическими данными или административной практикой XIX–XX веков, правильная работа с описями откроет перед вами доступ к уникальным источникам прошлого․
Желаем fruitful исследований и открытий в стенах ГАСК!