Опись дел – это systematized перечень документов, подлежащих передаче на постоянное хранение в государственный архив. Она служит основным инструментом учёта архивных фондов, обеспечивает их доступность для исследователей и гарантирует сохранность культурно‑исторического наследия.

Нормативная база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от );
• Постановление Правительства РФ № 1023 «О порядке формирования и ведения описей дел в государственных архивах»;
• Методические рекомендации Росархива «Описание архивных дел» (2024 г.).

Основные этапы составления описи

1. Подготовка документации
   • Сбор всех дел, подлежащих архивированию (дела личного состава, финансово‑хозяйственные, нормативные акты и др.);
   • Проверка completeness и состояния документов (отсутствие повреждений, наличие requisites).
2. Классификация и группировка
   • Распределение дел по фондам, описям и номерам дел в соответствии с принятой системой хранения;
   • Назначение индексов (например, фонд № 12, опись № 3, дело № 45).
3. Заполнение описи
   • Внесение в опись следующих реквизитов:
   • номер дела;
   • наименование дела (краткое и полное);
   • даты создания (начало и конец периода);
   • количество листов;
   • вид документа (приказ, протокол, договор и т.д.);
   • примечания о состоянии, наличии приложений, особенностях оформления.
4. Контроль и утверждение
   • Проверка описи ответственным архивариусом на соответствие требованиям законодательства;
   • Утверждение описи руководителем учреждения или уполномоченным органом;
   • Регистрация описи в журнале учёта описей.
5. Передача в архив
   • Формирование передаточного акта, в котором указываются номера описей и дел;
   • Физическая передача документов в хранилище государственного архива;
   • Получение архивом подтверждения о приёме дел.

Особенности электронной описи

С 2023 года в государственных архивах активно внедряются электронные описи (ЭО). Их преимущества:

• Ускоренный поиск по ключевым словам, датам, номерам дел;
• Возможность удалённого доступа через портал архива;
• Автоматическое генерирование справок и выписок;
• Снижение риска механических повреждений бумажных носителей.

Для создания ЭО используются специализированные системы (например, «Архив‑Онлайн», «Электронный фонд»). При этом обязательно сохраняется бумажный дубликат описи в соответствии с пунктом 5.2 Постановления № 1023.

Типичные ошибки и как их избежать

• Неполные реквизиты – отсутствие дат или количества листов приводит к затруднениям при поиске. Решение: использовать чек‑лист при заполнении каждой строки описи.
• Несоответствие номерации – повторные номера дел в одной описи. Решение: вести журнал регистрации номеров и проверять его перед утверждением.
• Игнорирование состояния документов – передача повреждённых дел без предварительной реставрации. Решение: проводить предварительную экспертизу и, при необходимости, направлять документы на реставрацию перед архивацией.
• Отсутствие электронной копии – риск потери информации при стихийных бедствиях. Решение: создавать скан‑копии с метаданными и хранить их в резервном хранилище.

Пример записи в описи (бумажный вариант)

№ дела: 12/3/45
Наименование дела: Приказ № 245 «О премировании сотрудников за 2025 год»
Даты создания: – 
Количество листов: 12
Вид документа: Приказ
Примечание: Листы пронумерованы, имеется приложение – таблица премий (л. 1‑4).

Приведённый выше формат соответствует требованиям ГОСТ Р 7.0.5‑2008 «Система описания архивных дел».

Составление описи дел – обязательный и ответственный этап работы любого учреждения, которое стремится сохранить свою документальную память для будущих поколений. Соблюдение нормативных требований, чёткая структура описи и использование современных электронных инструментов позволяют обеспечить высокую степень надёжности и доступности архивных фондов.

Статья актуальна на .