Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Опись дел по личному составу – это систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, содержащий сведения о документах, отражающих кадровую деятельность организаций (приказы, личные дела, трудовые книжки, лицевые счета и т.д.). Такие описи необходимы для учёта, поиска и использования документов в государственных и муниципальных архивах.

Что такое опись дел по личному составу?

Опись – это архивный справочник, в котором фиксируются:

номер описи;
крайние даты документов, включённых в опись;
наименование описи (может быть общим или конкретным);
содержание каждой единицы хранения (номер дела, дата, краткое содержание).

Пример наименования описи:

Архивная опись ___ дел по личному составу за ____ годы;

или, если опись содержит один вид документов:

Архивная опись ___ лицевых счетов за ____ годы.

Зачем нужны описи дел по личному составу?

Учёт фонда – позволяют быстро определить наличие и расположение документов.
Поиск информации – облегчают розыск конкретных дел по фамилии, дате, номеру приказа и т.д.
Обеспечение сохранности – при передаче дел в архив опись служит основанием для приёма‑передачи.
Формирование научно‑справочного аппарата – описи включаются в путеводители, каталоги и электронные базы данных архива.

Нормативная база

Составление и оформление описей регулируются следующими документами:

Методические рекомендации Федерального архивного агентства по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения;
Инструкции по работе с документами личного состава в государственных архивах (например, ГАДЛССО Свердловской области);
Нормативные акты о сроках хранения документов (Приказы Минкультуры России, Постановления Правительства РФ).

Этапы составления описи дел по личному составу

Подготовительный этап

Определение перечня документов, подлежащих включению в опись (по номенклатуре дел).
Разработка типовой формы внутренней описи личного дела и шаблона описи приказов по личному составу.
Согласование формы описи с руководством архива и фондосдатчиком.

Основной этап

Формирование дел по личному составу в соответствии с внутренней номенклатурой.
Проставление на каждом деле индекса (номера дела, даты, краткого содержания).
Заполнение таблицы описи:

+----+-------------------+---------------------+------------------------------+-----------------------+
| № | Наименование дела | Дата документа (от‑до) | Краткое содержание | Примечание |
+----+-------------------+---------------------+------------------------------+-----------------------+
| 1 | Личное дело И.И.Иванова | ‑ | Приказы о приеме, переводе, увольнении; трудовая книжка | Постоянное хранение |
| 2 | Лицевой счет бухгалтерии | ‑ | Начисление зарплаты, удержания | Временное хранение 5 лет |
+----+-------------------+---------------------+------------------------------+-----------------------+

Заключительный этап

Подписание описи ответственными лицами (фондосдатчик, архивариус, руководитель архива).
Сдача описи в архив в требуемом количестве экземпляров (по рекомендациям – 3 экз.: один – фондосдатчику, второй – в наблюдательное дело, третий – в дело фонда).
Внесение данных описи в электронный каталог архива (ЕГАИС, АИС «Архив»).

Требования к оформлению описи

Согласно методическим рекомендациям, опись должна соответствовать следующим правилам:

Название описи указывается в верхнем листе и содержит номер описи, крайние даты и наименование документов.
Таблица описи оформляется четкими колонками (№, наименование дела, даты, содержание, примечание).
Подписи и даты – внизу таблицы ставятся подписи составителя, ответственного за приём‑передачу и дата составления.
Нумерация страниц – если опись занимает несколько листов, каждая страница нумеруется.
Использование бланков – рекомендуется применять утвержденные формы описи (можно скачать с сайта ГАДЛССО).

Пример формы описи дел по личному составу

АРХИВНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Номер описи: ___

Крайние даты документов: с «__» ________ 20__ г. по «__» ________ 20__ г.

Наименование описи: Архивная опись ___ дел по личному составу за ___ годы

№	Наименование дела	Даты документа (от‑до)	Краткое содержание	Примечание
1	Личное дело Petrov A.V.	‑	Приказы о приеме, переводе, увольнении; трудовая книжка; личный лист нетрудоспособности	Постоянное хранение
2	Лицевой счет бухгалтерии отдела кадров	‑	Начисление заработной платы, удержания, выплаты	Временное хранение 5 лет

Составитель: _____________________ / Ф.И.О. / подпись / «__» ________ 20__ г.

Ответственный за приём‑передачу: _____________________ / Ф.И.О. / подпись / «__» ________ 20__ г.

Сроки хранения документов по личному составу

Сроки хранения зависят от вида документа и установлены нормативными актами:

Приказы по личному составу – постоянное хранение (в зависимости от значимости организации).
Личные дела сотрудников – постоянное хранение (обычно 75 лет после увольнения).
Трудовые книжки – постоянное хранение (75 лет после увольнения).
Лицевые счета и расчетные ведомости – временное хранение (5–10 лет в зависимости от вида начислений).
Списки работников – временное хранение (3–5 лет).

При составлении описи необходимо указывать срок хранения каждого дела в колонке «Примечание».

Электронные описи дел по личному составу

Современные архивы всё чаще переводят описи в электронный вид. Это позволяет:

Обеспечить быстрый поиск по ключевым словам (ФИО, номер приказа, дата).
Интегрировать опись в единую информационную систему архива (ЕГАИС, АИС «Архив»).
Сократить объём бумажного документооборота.

Электронная форма описи сохраняет те же реквизиты, что и бумажная: номер описи, крайние даты, перечень дел с кратким содержанием и примечаниями. Для загрузки в систему используются форматы XML, CSV или специализированные шаблоны, утверждённые Федеральным архивным агентством.

Практические рекомендации для архивистов

Перед началом работы проверить актуальность номенклатуры дел и утвердить перечень документов, подлежащих включению в опись.
Использовать единый шаблон описи, утверждённый архивом, чтобы избежать разнообразия форм.
При оформлении бумажных описей пользоваться только чёрной или синей пастой, избегая исправлений – при необходимости делайте пометку «исправлено» с подписью и датой.
При передаче дел в архив составлять акт приёма‑передачи, к которому прилагается опись в двух экземплярах.
Регулярно обновлять электронные описи, особенно при поступлении новых дел или изменении сроков хранения.
Обеспечить конфиденциальность данных личного состава: доступ к описям ограничивать только уполномоченным сотрудникам.

Описи дел по личному составу представляют собой важный элемент архивного дела, обеспечивающий тический учёт, сохранность и доступность кадровой документации. Правильное составление и оформление описей – это гарантия того, что документы будут находиться в архиве в надлежащем порядке, а исследователи и заинтересованные лица смогут быстро получать необходимую информацию о сотрудниках организаций, чьи дела находятся на государственном хранении.

Следуя изложенным рекомендациям и используя приведённые примеры форм, архивисты смогут эффективно выполнять свою работу по формированию и ведению описей дел по личному составу в государственных архивах.