Опись дел — это основной архивный справочный документ, обеспечивающий учет, контроль и поиск документов в структуре органа регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС). Качество составления описи напрямую влияет на соблюдение сроков хранения, законность выдачи справок и дубликатов, а также на успешное прохождение проверок Росархива и прокуратуры. В данной статье подробно разбираются виды описей, нормативная база, пошаговая инструкция по заполнению бланков (в т.ч. Приложения 27 к Правилам ведения делопроизводства) и специфика работы с уникальными фондами ЗАГС.

Нормативная правовая основа в 2026 году

Составление описей в органах ЗАГС регулируется иерархией нормативных актов. Главные документы, на которые необходимо ссылаться при оформлении:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 13, 14, 22) — базовые требования к формированию фондов и составлению описей.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Правил ведения делопроизводства в государственных архивах и органах управления архивами…» (далее — Правила). Приложение 27 к данным Правилам устанавливает единую форму внутренней описи документов дела.
• Приказ Росархива от № 260 (в ред. от 2023-2024 гг.) — типовые номенклатуры дел органов ЗАГС (утвержденные номенклатуры являются основой для рубрикации описей).
• Приказ Минюста России от № 277 «Об утверждении Административного регламента предоставления государственных услуг органами ЗАГС…», регламентирует состав документов, подлежащих оформлению в дела.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Опись дел. Общие требования к составлению».

Виды описей в работе отдела ЗАГС

В практике органов ЗАГС применяются два основных вида описей, которые не следует путать:

Внутренняя опись документов дела (Внутр. опись)

Назначение: Учет документов внутри сформированного дела на этапе текущей работы (в служебном помещении/архиве ЗАГС до сдачи в государственный архив).

Форма: Утверждена законодательно, Приложение 27 к Правилам (Приказ Росархива № 236). Использование иных форм для внутреннего учета не допускается.

Особенности:

• Ведется параллельно с формированием дела (по мере поступления/создания документов).
• Хранится внутри дела (обычно последним листом или в отдельном файле-обложке).
• Подписывается составившим (ответственным исполнителем/архивариусом ЗАГС), в отдельных случаях — утверждается руководителем отдела/главным архивариусом.

Архивная опись дел (Опись дел, ОД)

Назначение: Сдача дел на постоянное хранение в государственный архив (областной/краевой/городской) или передача в архивную службу организации (если ЗАГС структурно входит в администрацию).

Форма: Составляется по форме, установленной ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Приложение А) или типовыми формами архива-приемщика (часто это форма № 1-арх или аналогичная таблица).

Особенности:

• Составляется по итогам года (или иного периода формирования) после проверки дел, скрепления, нумерации листов и составления внутренних описей.
• Является основным документом приема-сдачи фондов (акт приема-сдачи составляется на основании архивной описи).
• Систематизация дел в описи: по номенклатуре (индексам дел) с учетом хронологии.

Структура и реквизиты внутренней описи (по Приложению 27)

Бланк внутренней описи имеет строгую структуру. Ниже приведен подробный разбор колонок и обязательных реквизитов «шапки» и «подвала» документа.

Реквизиты «шапки» описи

1. Наименование организации: Полное официальное название (например: «Отдел регистрации актов гражданского состояния Администрации города Москвы» или «ЗАГС г. Санкт-Петербурга»).
2. Наименование структурного подразделения: Архив, сектор архива, отдел хранения актовых записей и т.д.
3. Индекс дела: Присваивается по утвержденной номенклатуре дел (например: ИД-1-2025, где ИД — индекс дела, 1 — порядковый номер по номенклатуре, 2025, год формирования).
4. Заголовок дела: Точное наименование по номенклатуре (например: «Актовые записи о рождении за 2025 год», «Дела по изменению актовых записей», «Корреспонденция с архивами по восстановлению записей»).
5. Даты начала и окончания дела: Дата самого раннего и самого позднего документа в деле (ДД.ММ.ГГГГ).
6. Срок хранения: Указывается в годах или категория: «Постоянный», «75 лет», «10 лет» (согласно номенклатуре и ст. 19 ФЗ-125). Для ЗАГС большинство актовых записей — постоянное хранение.
7. Количество листов в деле: Заполняется после завершения формирования дела и пронумерации листов.

Табличная часть (Колонки 1–7)

Внизу таблицы, после последней строки документов, обязательно ставится итоговая запись (согласно Правилам и ГОСТу). Пример формулировки:

Всего документов: 150 (сто пятьдесят); Всего листов в описи: 3 (три). Всего листов в деле: 450 (четыреста пятьдесят).

Примечание: Количество листов в описи — это количество физических листов самой описи (если она многостраничная). Количество листов в деле, итоговая нумерация последнего листа дела.

Подписи (Реквизиты «подвала»)

• Составил: Должность, подпись, расшифровка подписи, дата (ФИО архивариуса/исполнителя, непосредственно нумеровавшего дело и заполнившего опись).
• Проверил / Утверждаю: Должность руководителя (начальника отдела ЗАГС, главного архивариуса), подпись, расшифровка, дата. Гриф утверждения ставится по усмотрению руководства органа ЗАГС, но для дел постоянного хранения это обязательная практика.

Пошаговый алгоритм составления внутренней описи в ЗАГС

1. Подготовка дела: Собрать все документы, относящиеся к одному индексу номенклатуры за отчетный год. Удалить лишние копии, черновики, пустые бланки (кроме учтенных в номенклатуре).
2. Сортировка (Рубрикация) внутри дела: Расставить документы в установленном порядке:
   • Для актовых записей: Хронологически по номерам записей (№ 1, 2, 3…) или по датам государственной регистрации.
   • Для дел по изменению/восстановлению записей: По хронологии поступления заявлений или по алфавиту ФИО заявителей (внутри хронологии).
   • Для корреспонденции: Хронологически (входящие/исходящие раздельно или смешанно по дате).
3. Скрепление и нумерация листов дела: Прошить дело (швейный хвост 3-5 см, проклеить обложку). Поставить сквозные номера листов (карандашом или штампом в правом верхнем углу листа). Нумеруются все листы, включая обложку и саму опись (если она вшита в дело).
4. Заполнение описи: Перенести данные в бланк Приложения 27. Заполнять аккуратно, без зачисток (допускается печатный вариант с последующей печати и вшивкой в дело).
5. Проверка арифметики: Сумма колонки 5 («Кол-во листов в документе») должна совпадать с итоговым номером последнего листа дела (минус листы описи/обложки, если они не входят в нумерацию документов, но обычно входят в общую нумерацию дела).
6. Подписание и вшивка: Подписать опись. Вшить ее в дело последней (после всех документов) или поместить в файл-обложку (если дело в файле).

Специфика описи различных категорий дел ЗАГС

Дела актовых записей (Рождение, Брак, Смерть, Усыновление, Установление отцовства и т.д.) — Срок хранения: ПОСТОЯННЫЙ

• Это ядро фонда ЗАГС. Внутренняя опись составляется на каждый том (если записей много, дела делят на тома по 100–250 записей или по месяцам/кварталам).
• В колонке «Заголовок» обязательно указывать: Номер актовой записи, Дату регистрации, ФИО субъекта(ов) права (ребенка, супругов, умершего). Это критично для поиска без ЭАР (Единого автоматизированного реестра) или при его сбое.
• К приложениям к актовым записям (медицинские справки, судебные решения, заявления) относятся как к составным частям записи — они не нумеруются отдельно в описи, их листы учитываются в составе листов данной актовой записи (Колонка 5, 6). В примечании (Колонка 7) пишут: «С приложением: мед. справка (2 л.), заявление (1 л.)».

Дела по изменению, исправлению, восстановлению актовых записей — Срок хранения: ПОСТОЯННЫЙ

• Оформляются в отдельные дела по номенклатуре (например, ИД-5, ИД-6).
• Внутри дела документы группируются по отдельным производствам (по одному заявителю/одной записи). Каждое производство — это пакет: заявление, документы-основания, решение главы ЗАГС/суда, справка об изменении;
• В описи каждый пакет (производство) может быть описан как один документ (составной) с указанием общего числа листов, либо каждый документ пакета — отдельной строкой (более трудоемко, но детальнее). Рекомендуется вариант «один производственный пакет = одна строка описи» с детализацией во вложении/примечании.

Дела выдачи справок, выписок, дубликатов — Срок хранения: 75 ЛЕТ (справочный фонд) или 10 ЛЕТ (учет выдачи)

• Журналы учета выдачи (формы № 33, 34 и др.) оформляются в отдельные дела.
• Внутренняя опись журналов: одна строка = один журнал (заголовок: «Журнал учета выдачи справок о рождении за 2025 г.», даты нач./кон., кол-во листов).
• Справки/выписки, возвращенные гражданами или невостребованные (если хранятся), описываются поштучно или пачками (по месяцам) с указанием ФИО в заголовке.

Корреспонденция и административная документация — Сроки: 10, 5, 3 года

• Описываются по стандартным правилам делопроизводства (входящие/исходящие раздельно или в хронологическом смешении).
• Важно отражать в примечаниях наличие приложений и их объем.

Архивная опись дел (для сдачи в государственный архив)

Когда дела за год сформированы, проверены, пронумерованы и имеют внутренние описи, составляется Архивная опись дел (ОД) для передачи в архив области/края/города федерального значения.

Требования к архивной описи (ГОСТ Р 7.0.97-2016)

• Форма: Таблица с колонками: № п/п дела, Индекс дела, Заголовок дела, Даты начала и окончания, Срок хранения, Количество листов в деле, Примечание (инв. № дела в архиве заполняет архив-приемщик).
• Систематизация: Строго по номенклатуре дел (по индексам: ИД-1, ИД-2, ИД-3…). Внутри одного индекса — хронологически (по томам/месяцам).
• Подписи: Составивший (архивариус ЗАГС), Главный архивариус/Руководитель ЗАГС (с печатью организации, если есть, или МП в строке «Утверждаю»).

Акт приема-сдачи дел

Составляется в 2-х экземплярах на основании Архивной описи (форма по Приказу Росархива или типовая). Один экземпляр остается в ЗАГС (в архиве/отделе хранения), второй — в государственном архиве. Без акта сдача не считается совершенной.

Работа с электронными документами и ЭАР ЗАГС

В 2026 году абсолютное большинство актов ГРАЦ формируется в Едином автоматизированном реестре ЗАГС (ЭАР ЗАГС). Это накладывает отпечаток на описи:

• Электронные оригиналы: Актовые записи, хранящиеся только в ЭАР (без бумажного носителя), в бумажную опись не включаются. Учет ведется в самом ЭАР (журналы регистрации, отчеты).
• Гибридные дела: Если в деле есть бумажные документы-основания (заявления, мед. справки, судебные решения), которые отсканированы и приложены к электронной записи в ЭАР, они обязательно описываются во внутренней описи бумажного дела. В колонке «Примечание» ставится: «Электронный образ в ЭАР ЗАГС (ID записи: 123456789)».
• Выписки/Справки на бланках ГОЗНАК: Бумажные бланки строгой отчетности, выданные гражданам, в описи дел учета выдачи отражаются по номерам бланков.
• Цифровые копии для архива: При сдаче дел постоянного хранения в госархив часто требуется передача цифровых копий (на дисках/флешках/по защищенным каналам). В Архивной описи в примечании к делу указывается: «Цифровая копия передана на DVD-диске № 5, объем 2 Гб».

Типичные ошибки и как их избежать (Чек-лист для проверки)

Хранение и использование описей в текущей работе ЗАГС

• Поиск документов: Внутренняя опись — основной инструмент поиска бумажного документа в деле до оцифровки или при отключении ЭАР. Архивариус/исполнитель открывает опись, находит заголовок/номер листа — идет в дело по номеру листа.
• Выдача в временное пользование: При выдаче дела/документа в работу другому сотруднику ЗАГС (или в суд/прокуратуру) в описи (или в отдельном журнале движения дел) ставится отметка: «Выдано Иванову И.И. г. под роспись». При возврате — отметка о возврате.
• Контроль сохранности: При ежегодной инвентаризации дел (выборочной или полной) сверка дела с внутренней описью — обязательная процедура.

Грамотное составление внутренней описи (по Приложению 27 к Приказу Росархива № 236) и архивной описи дел (по ГОСТ Р 7.0.97-2016) — это не бюрократическая формальность, а гарантия сохранности уникального фонда актов гражданского состояния. Для отдела ЗАГС, где документы хранятся вечно (постоянный срок), ошибка в описи сегодня означает потерю прав гражданина через 50 или 100 лет.

Ключевые принципы успеха:

1. Использовать только актуальные бланки (скачать чистый бланк Приложения 27 на сайте Росархива или в правовых системах на дату 2026 год).
2. Заполнять опись после окончательной сборки и нумерации листов дела.
3. Максимально детально прописывать Заголовок документа (Колонка 2) с указанием ФИО, номеров и дат.
4. Проводить двойной контроль (составитель + архивариус/начальник) перед вшивкой и сдачей в архив.

Соблюдение этих правил обеспечит бесперебойную работу отдела, успешную сдачу дел в государственный архив и выполнение главной миссии ЗАГС — сохранение правовых основ граждан.

Статья подготовлена на основании действующего на г. законодательства (ФЗ-125, Приказ Росархива № 236, Приказ Минюста № 277, ГОСТ Р 7.0.97-2016, Типовые номенклатуры дел органов ЗАГС). Перед применением рекомендуется сверить актуальность нормативных актов в правовых справочных системах (КонсультантПлюс, Гарант, Кодекс).