Опись дел — это основной справочно-поисковый документ архива, обеспечивающий учет и быстрый доступ к документам органа записи актов гражданского состояния (ЗАГС)․ В отличие от номенклатуры дел, которая является плановым документом (перечнем заводимых дел со сроками хранения), опись фиксирует фактически сложившиеся дела за отчетный год․ Грамотное составление описи — залог сохранности уникальных архивных фондов ЗАГС, многие из которых имеют вечный срок хранения․

Нормативно-правовая база

Деятельность архивов ЗАГС регулируется комплексом нормативных актов․ Ключевые документы, на которые необходимо опиратся при составлении описи:

• ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 12, 14, 22) — основные требования к формированию фондов и составлению описей․
• ФЗ от № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (ст․ 38, 39), особенности хранения и передачи актовых книг и дел․
• Приказ Минкультуры России от № 526 «Об утверждении Типовой номенклатуры управленческой документации․․․», базовый документ для формирования номенклатуры дел органа ЗАГС․
• Приказ Росархива от № 76 «Инструкция по формированию фондов архивных учреждений․․․» — методика составления описей․
• ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Архивное дело․ Опись дел․ Общие требования к составлению» — единые стандарты оформления․

Отличие описи от номенклатуры дел

Часто эти понятия путают, но их функции принципиально различаются:

Важно: Опись составляется строго на основании утвержденной номенклатуры дел․ Названия дел в описи должны в точности соответствовать номенклатурным (за исключением допустимых уточнений по ГОСТ Р 7․0․97-2016)․

Структура и порядок расположения дел в описи

Дела в описи группируются в разделы в соответствии с номенклатурой․ Для органов ЗАГС типичная структура разделов выглядит следующим образом:

1. Организационные документы (приказы, распоряжения, уставы, отчеты о деятельности)․
2. Документы по кадровому обеспечению (личные дела, табели, приказы по кадрам)․
3. Документы по финансово-хозяйственной деятельности (сметы, отчеты, инвентаризации)․
4. Документы по информатизации и техническому обеспечению․
5. Актовые книги и дела по государственной регистрации актов гражданского состояния — основной специфический раздел ЗАГС․
6. Документы по архивному делу и делопроизводству (номенклатуры, описи, акты проверки)․
7. Документы по информационно-справочной работе и выдаче справок․
8. Контрольно-ревизионные и судебные документы․

Особенности раздела «Актовые книги и дела ГРАГС»

Это самый ответственный раздел․ Здесь учитываются:

• Актовые книги (рождения, браков, смертей, усыновления, установления отцовства, изменения имени) — срок хранения вечный․ В описи каждая книга — отдельная единица хранения․
• Дела по государственной регистрации (заявления, справки, медицинские свидетельства о смерти, решения судов, обратные стороны талонов) — сроки хранения устанавливаются номенклатурой (обычно 25–75 лет или до передачи в госархив)․
• Журналы учета регистрации актов (Журнал № 1, № 2, № 3 и др․), вечный срок хранения․
• Дела по исправлению записей и восстановлению утерянных актов․

Правила заполнения колонок описи (по ГОСТ Р 7․0․97-2016)

Опись оформляется в виде таблицы․ Основные колонки и правила их заполнения:

Колонка 1: Порядковый номер дела

Сквозная нумерация по описи (1, 2, 3․․․)․ Не путать с шифром дела!

Колонка 2: Шифр дела

Присваивается по номенклатуре․ Формат: Индекс раздела / Порядковый номер дела в номенклатуре / Год․
Пример: 05-01/2025 (где 05, раздел «Актовые книги», 01, вид дела «Актовые книги рождения», 2025 — год)․

Колонка 3: Название дела

Берется из номенклатуры․ Допускается уточнение содержания в скобках․
Примеры для ЗАГС:

• Актовая книга регистрации рождений (январь-декабрь 2025 г;)
• Дело по государственной регистрации браков (№ 1-500, 2025 г․)
• Журнал учета государственной регистрации актов гражданского состояния № 1 (2025 г․)
• Дела по исправлению записей актов гражданского состояния (2025 г․)

Колонка 4: Даты документов (начальная — конечная)

Указываются крайние даты документов в деле․ Для актовых книг, дата первой и последней записи․ Для дел — дата первого и последнего документа․

Колонка 5: Число листов

Общее количество пронумерованных листов в деле․ Для актовых книг указывается число пронумерованных и прошитых листов книги․ Пустые листы в конце книги в число листов не включаются․

Колонка 6: Срок хранения

Указывается в годах или слово «Вечный»․ Берется из утвержденной номенклатуры дел․
Критически важно для ЗАГС: Актовые книги, журналы учета (№ 1, 2, 3), алфавитные указатели — «Вечный»․ Дела по регистрации, чаще всего 75 лет (до передачи в госархив) или иные сроки по номенклатуре․

Колонка 7: Примечания

Заполняется при необходимости: «На хранении в органе ЗАГС», «Передано в архив ЗАГС субъекта РФ», «Цифровая копия имеется», «Дело неполное» и т․д․

Процедура составления и утверждения описи

1. Подготовка дел к описи: Завершение делопроизводства по годам (прошивание, нумерация листов, составление внутренних описей к толстым делам, проверка полноты)․
2. Заполнение бланка описи: Ответственный секретарь или архивист заполняет опись (бумажный или электронный вариант)․
3. Проверка: Сверка с номенклатурой, журналами регистрации, актами инвентаризации․
4. Подписание: Опись подписывается руководителем органа ЗАГС (главой отдела) и составителем․ Дата подписания — после 1 января следующего года (обычно к 1 марта)․
5. Пронумерация и прошивка: Листы описи нумеруются, прошиваются, на последнем листе ставится печать органа ЗАГС (если предусмотрено) и подпись руководителя с указанием числа прошитых листов․

Электронные описи и АИС «ЗАГС»

С переходом на электронное делопроизводство (АИС «ЗАГС», ГИС «ЗАГС») актуализируется вопрос ведения электронных описей․

• Электронная опись формируется в системе автоматически на основе метаданных дел․
• Для передачи в государственный архив требуется распечатать опись на бумаге, прошить, подписать и запечатать в соответствии с ГОСТ Р 7․0․97-2016 и Приказом Росархива № 76․
• Электронный вариант описи (в формате PDF/A или XML по стандарту СМЭВ/Архив) передается в архив параллельно с бумажным․

Типичные ошибки при составлении описи ЗАГС

• Несоответствие названий номенклатуре: произвольное сокращение или изменение названий дел (например, «Книга рождений» вместо «Актовая книга регистрации рождений»)․
• Ошибки в шифрах: неверные индексы разделов, пропуск года․
• Неверные сроки хранения: присвоение временного срока хранения (например, 10 или 25 лет) к актовым книгам или журналам учета, которые имеют вечный срок․
• Отсутствие сведений о передаче: в примечаниях не отражено, что дело передано в вышестоящий архив (архив ЗАГС субъекта РФ), хотя срок хранения в органе истек․
• Непрошитые описи: опись сдана в архив в виде отдельных листов в файле без прошивки и нумерации․

Передача описей и дел в архив

Органы ЗАГС (районные, городские, межрайонные) являются формирователями архивных фондов․ По истечении сроков хранения, установленных номенклатурой (для большинства дел по регистрации — 75 лет), дела передаются в архивный орган субъекта Российской Федерации (архив ЗАГС области/края/республики)․

Порядок передачи:

1. Составление акта приема-передачи дел (в 2-х экземплярах)․
2. К акту прилагается вторая экземпляр описи (или копия, заверенная руководителем)․
3. В архиве принимающей стороны опись регистрируется в фондовом учете․

Образец фрагмента описи (визуализация структуры)

ОПИСЬ № 1
Дела Отдела ЗАГС Администрации г․ Примерска за 2025 год
Утверждена Номенклатурой дел от № 45-ОД
Составлена г․ Число листов описи: 5

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| № | Шифр дела | Название дела | Даты док-тов | Листов | Срок хранения | Примечания |
| | | | нач․ ─ кон․ | | | |
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| 1 | 01-01/2025 | Приказы по основной деятельности | 12․01․25-28․12․25| 45 | 50 лет | |
| 2 | 01-02/2025 | Распоряжения по основной деят-ти | 20․01․25-15․11․25| 12 | 10 лет | |
| ․․․ | ․․․ | ․․․ | ․․․ | ․․․ | ․․․ | ․․․ |
| 15| 05-01/2025 | Актовая книга регистрации рождений | 03․01․25-30․12․25| 200 | Вечный | Журнал № 1 к делу|
| | | (январь-декабрь 2025 г․) | | | | |
| 16| 05-02/2025 | Актовая книга регистрации браков | 14․02․25-25․12․25| 150 | Вечный | Журнал № 2 к делу|
| 17| 05-05/2025 | Дело по госрегистрации рождений | 05․01․25-29․12․25| 850 | 75 лет | Т․ 1 (№ 1-400) |
| 18| 05-05/2025 | Дело по госрегистрации рождений | 05․01․25-29․12․25| 720 | 75 лет | Т․ 2 (№ 401-800) |
| 19| 05-08/2025 | Журнал учета госрег․ актов ГРАГС №1| 03․01․25-30․12․25| 100 | Вечный | |
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Составил: Архивист Отдела ЗАГС _____________ /Иванова И․И․/
Проверил: Начальник Отдела ЗАГС _____________ /Петров П․П․/
Утверждаю: Глава Администрации г․ Примерска _____________ /Сидоров С․С․/
«___» _____________ 2026 г․
М․П․

Чек-лист для проверки описи перед сдачей в архив

• [ ] Соответствие названий дел номенклатуре (проверка по каждому названию)․
• [ ] Правильность шифров (индекс раздела + номер дела в номенклатуре + год)․
• [ ] Сквозная нумерация дел в описи (колонка 1)․
• [ ] Верность дат документов (совпадают с реальными датами в делах)․
• [ ] Правильность подсчета листов (совпадает с нумерацией листов в деле)․
• [ ] Критично: Вечный срок хранения для актовых книг, журналов учета (№1, 2, 3), алфавитных указателей․
• [ ] Наличие примечаний о томах дел, передаче в архив, наличии электронных копий․
• [ ] Опись прошита, пронумерована, на последнем листе указана сумма листов, подписи руководителя и составителя, дата, печать (при наличии)․
• [ ] Составлен Акт приема-передачи дел (при сдаче в архив)․

Опись дел отдела ЗАГС — это не просто формальный отчет, а основной инструмент управления уникальным архивным фондом, документирующим ключевые жизненные события граждан․ Строгое соблюдение требований ГОСТ Р 7․0․97-2016, Приказа Росархива № 76 и Типовой номенклатуры Минкультуры, а также особое внимание к вечным срокам хранения актовых книг и журналов учета, гарантируют сохранность документов и законные права граждан на получение сведений о регистрации актов гражданского состояния в любое время․

Помните: ежегодная своевременная и качественная составленная опись экономит колоссальное время при поиске документов, проверках Роскултуры/Росархива и передаче дел в государственное хранение․