Сдача документов в Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – важный этап делопроизводства любой организации. Правильное оформление описи гарантирует прием документов без замечаний, упрощает их дальнейший учет и обеспечивает сохранность исторических материалов.
Что такое опись?
Опись – это перечень документов (дел), передаваемых в архив, оформляемый в соответствии с установленными нормативными актами. Она фиксирует:
- наименование организации и её структурного подразделения;
- архивный шифр, индекс дела, номер тома/части;
- краткое содержание (заголовок) каждого документа;
- год(ы) создания и крайние даты включения в опись;
- способ хранения (постоянный, временный, по личному составу).
Нормативно‑правовая база
Оформление описи регулируется рядом нормативных документов:
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.
- Методические рекомендации ГАРФ по составлению исторических справок (в частности, пункт 7: указание крайних дат документов).
- Приказ Минкультуры России от № 1234 «Об утверждении формы описи дел постоянного и временного хранения» (приложение 11).
- Инструкции отдельных государственных органов (например, Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах РБ).
Виды описи
В зависимости от срока и характера хранения различают несколько типов описи:
Опись дел постоянного хранения
Для документов, срок хранения которых превышает 10 лет. Оформляется по образцу Приложения N 18 КонсультантПлюс.
Опись дел временного хранения (до 10 лет включительно)
Документы могут быть оформлены частично: листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются. Оформление происходит по форме 11 (см. ниже).
Опись по личному составу
Включает личные дела работников, приказные акты, аттестационные листы и т.п. Оформляется в отдельном реестре, который затем вносится в общую опись.
Структура и содержание описи
Обязательные реквизиты (по требованиям ГАРФ):
| Пункт | Содержание |
|---|---|
| Наименование организации | Полное официальное название, ИНН, ОКПО. |
| Структурное подразделение | Отдел, департамент, филиал. |
| Индекс дела | Код, присвоенный в архиве (например, 01‑02‑03). |
| Архивный шифр | Уникальный идентификатор (шифр + год). |
| Номер дела (том, часть) | Указывается в соответствии с годовым разделом сводной описи дел. |
| Наименование документа | Краткое, но ёмкое название (заголовок). |
| Краткое содержание | Суть документа (1‑2 строки). |
| Дата создания | Год (или полная дата) создания документа. |
| Крайние даты включения | Если документы охватывают период, указываются первый‑последний годы через тире (например, 1995‑2003) или отдельные годы через запятую. |
| Срок хранения | Постоянный / временный (указать количество лет). |
| Примечания | Особые условия, ограничения доступа и т.п. |
Порядок составления описи
Ниже – пошаговый алгоритм, проверенный архивными специалистами.
- Подготовка исходных материалов
• Сформировать список всех дел, подлежащих передаче.
• Убедиться, что документы находятся в надлежащем состоянии (отсутствие повреждений, заполнены реквизиты). - Определение типа хранения
• По сроку (до 10 лет – временное, более 10 лет – постоянное).
• По содержанию (по личному составу, по проектам, по административным актам). - Заполнение формы описи
• Использовать официальную форму (Приложение 11) либо электронный шаблон.
• Внести данные в столбцы согласно таблице выше.
• При указании дат соблюдать правило: «Если даты представляют собой интервал, то указываются через тире первый и последний годы; отдельные годы перечисляются через запятую». - Проверка и согласование
• Сверить опись с реестром дел организации.
• При необходимости – согласовать с архивом (по описям или номенклатуре дел). - Подписание и заверение
• Опись подписывается руководителем подразделения и ответственным за архивное хранение.
• При необходимости ставится печать организации. - Передача документов в архив
• Формировать сдаточную опись (пакет документов + опись).
• При передаче по почте оформить сопроводительное письмо.
• Сохранить копию описи в электронном виде (PDF/Excel) для внутреннего учета.
Образцы и шаблоны
| № п/п | Наименование документа | Краткое содержание | Крайние даты включения | Срок хранения | Примечание | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Приказ № 45 от г. | Назначение руководителя отдела | 2015 | 2015‑2025 | Постоянный | — |
| 2 | Отчет о проведении аудита 2020 | Результаты финансового контроля | 2020 | 2020 | Временный (5 лет) | Сдать в архив до |
| 3 | Личное дело сотрудника Иванова И.И. | Трудовая книжка, аттестации | 2008‑2023 | 2008‑2023 | Постоянный | Согласно приказу № 12 от |
Электронный шаблон (Excel)
Для удобства многие организации используют готовый шаблон Excel, в котором предусмотрены все обязательные реквизиты, автоматические проверки формата дат и подсчёт количества документов.
Частые ошибки и рекомендации - Отсутствие указания крайних дат – архив требует точных границ периода; без них дело может быть отклонено.
- Неправильный шифр или индекс дела – приводит к дублированию и затрудняет поиск.
- Неучтённые документы – проверьте, что в описи указаны все листы, включая приложения и вложения.
- Смешивание форматов – используйте одну форму (бумажную или электронную) для всего пакета.
- Отсутствие подписи ответственного – без подписи опись считается незавершённой.
Тщательно составленная опись – залог успешной сдачи документов в Государственный архив РФ. Следуя нормативным требованиям, используя проверенные шаблоны и соблюдая порядок заполнения, вы минимизируете риск отказа архивных специалистов и обеспечите надёжное хранение важной информации.
Помните: каждый элемент описи – это часть исторической справки, которая должна совпадать для всех элементов в системе учёта. Регулярно обновляйте описи, особенно при ежегодном закрытии дел, и сохраняйте электронные копии для внутреннего контроля.
Дата последнего обновления статьи: