Опись – это документ, в котором перечисляются все материалы, передаваемые в архив, с указанием их содержания, количества, физических характеристик и условий хранения. Правильно оформленная опись является обязательным элементом при передаче документов в любой архив (государственный, муниципальный, отраслевой или частный) и служит основанием для их учёта, хранения и последующего использования.

Что такое опись и зачем она нужна?

• Определение. Официальный перечень архивных единиц (документов, файлов, микрофильмов, электронных носителей и т.п.) с указанием их характеристик.
• Цели оформления.
  • Обеспечение юридической достоверности передачи материалов.
  • Упрощение их учёта и поиска в архивных фондах.
  • Контроль за сохранностью и целостностью документов.
  • Соблюдение требований законодательства (ФЗ «Об архивном деле», Приказ ФНС № 5‑н, Приказ ФСФР № 2‑н и др.).

Нормативные документы, регулирующие оформление описи

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле».
2. Приказ ФНС России от № 5‑н «Об утверждении формы описи документов».
3. Приказ ФСФР России от № 2‑н «Об образцах описи архивных документов».
4. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Библиографическая запись. Библиографическое описание». (для описания электронных ресурсов).
5. Региональные нормативные акты (при передаче в муниципальные архивы).

Подготовительный этап

Перед тем как приступить к заполнению описи, необходимо выполнить несколько подготовительных действий:

• Инвентаризация. Просмотрите все передаваемые материалы, разделите их на логические группы (дела, серии, файлы).
• Классификация. Определите, к какому архивному фонду (делу) относится каждый документ.
• Форматирование. При необходимости выполните конвертацию электронных файлов в одобренный архивный формат (PDF/A, TIFF, CSV и т.п.).
• Фотокопирование/сканирование. Сделайте копии оригиналов, если это требуется по нормативам.
• Подготовка сопроводительных документов. Составьте акт приёма‑передачи, доверенность (если передаёте от имени организации) и пр.

Структура описи

В зависимости от требований конкретного архива форма может слегка отличаться, но в большинстве случаев опись содержит следующие реквизиты:

Пошаговое заполнение описи

1. Шапка документа. Укажите название архива, реквизиты передающей организации, дату составления, номер акта приёма‑передачи.
2. Нумерация. Присвойте каждой позиции уникальный порядковый номер.
3. Наименование. Пишите полное название документа, включая номер, дату, тему.
4. Кол‑во листов/файлов. Точно подсчитайте количество листов (для бумажных) или файлов (для электронных);
5. Формат. Укажите, бумажный документ, микрофильм, электронный файл и т.д.
6. Условные обозначения. При необходимости добавьте внутренние коды (например, ДП‑2022).
7. Примечания. Описание состояния (повреждён, копия), ограничения доступа, наличие подписей, печатей.
8. Подписи. В конце описи подпишите ответственного за составление, руководителя организации‑передатчика и представителя архива.

Особенности оформления описи для разных типов архивов

6.1 Государственный архив

Требует обязательного использования официальных форм (по Приказу ФНС № 5‑н). Не допускаются сокращения без расшифровки. Электронные носители должны быть в формате PDF/A‑1a.

6.2 Муниципальный архив

Может принимать локальные формы, но обычно следует ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97‑2016. Для локальных документов часто требуется указание «м. Город, район» в примечании.

6.3 Частный архив (корпоративный)

Формат описи определяется внутренними регламентами компании. Важно согласовать её с юридическим отделом, чтобы обеспечить соответствие требованиям ФЗ «Об архивном деле».

Электронная опись

С 2024 года большинство архивов принимает электронные версии описи в формате DOCX или XML. При работе с электронными документами следует учитывать:

• Использовать электронную подпись (КЭП) для подтверждения подлинности.
• Приложить к описи метаданные файлов (MD5‑хеш, размер, дата последнего изменения).
• Хранить оригиналы сканов в отдельной папке, названной согласно номеру позиции описи.

Типичные ошибки и рекомендации

• Недостаточная детализация. Описание «Документы» вместо «Договор поставки № 123 от » усложняет поиск.
• Отсутствие дат. Дата создания – обязательный реквизит; если её нет, укажите «неизвестно», но постарайтесь уточнить.
• Неправильный формат файлов. Для электронных архивов используйте только одобренные форматы (PDF/A, TIFF, CSV).
• Ошибки в нумерации. Дублирование номеров приводит к путанице; проверяйте последовательность.
• Отсутствие подписей. Без подписей опись считается недействительной;

Пример готовой описи (полный документ)

Архив: Государственный архив г. Москвы
Организация‑передатчик: ООО «ТехноИнвест», ИНН 7701234567
Дата составления: 

Номер акта приёма‑передачи: А‑2026/07/11


№
Наименование
Дата создания
Кол‑во листов/файлов
Формат
Код
Примечание
1
Договор поставки № 123 от 
12 листов
Бумажный
ДП‑2022
Подписан обеими сторонами
2
Отчёт о проведении аудита 2023
1 файл (PDF/A‑1a)
Электронный
О‑2023
Защищён паролем (пароль предоставлен архиву)
3
Сводка телефонных переговоров (март‑апрель 2024)
—
3 файла (MP3)
Электронный
С‑2024‑01
Конфиденциально, доступ ограничен


Подписи:
____________________ / Иванов И.И., директор ООО «ТехноИнвест»
____________________ / Петров П.П., главный архивариус ГА г. Москвы

Составление описи – это не просто формальность, а важный элемент архивного документооборота, который гарантирует сохранность, учёт и доступность передаваемых материалов. Следуя нормативным требованиям, используя чёткую структуру и проверяя каждую позицию, вы сможете избежать большинства ошибок и ускорить процесс приёма документов в архив.

Помните: правильная опись – залог надёжного хранения истории вашей организации.