Передача документов в государственный архив – важный этап обеспечения сохранности информационного наследия организации. Для того чтобы процесс был прозрачным, контролируемым и соответствовал законодательным требованиям, составляется опись документов. В данной статье подробно рассмотрены понятие описи, её нормативная база, порядок составления и оформления, а также приведён практический пример.

Что такое опись документов?

Опись – это перечень передаваемых в архив дел и документов, содержащий их реквизиты, сроки хранения и другие сведения, необходимые для идентификации и учёта. Опись выполняет несколько функций:

• Контроль completeness – позволяет убедиться, что все необходимые материалы переданы;
• Учёт сроков хранения – указывает, на какой период документы должны оставаться в архиве;
• База для дальнейшего поиска – облегчает розыск дела по номеру, названию или дате;
• Юридическая значимость – служит подтверждением факта передачи и принятия документов архивом.

Нормативная база

Основные документы, передаваемые на государственное хранение, регулируются следующими нормативными актами:

1. Приказ Министерства культуры от № 558 – «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
2. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ).
3. Внутренние инструкции организации (например, «Инструкция по подготовке и передаче документов в архив» в системе «КадрЫ»).
4. Методические рекомендации КонсультантПлюс, Контур.Бухгалтерия и другие профессиональные источники, содержащие образцы описей и порядок их заполнения.

Этапы подготовки описи

Процесс составления описи можно разделить на несколько последовательных шагов:

1. Определение состава передаваемой документации – выделить дела и документы, подлежащие архивному хранению, согласно номенклатуре дел и срокам хранения.
2. Классификация по срокам хранения – разделить материалы на группы: временного (до 10 лет), длительного и постоянного хранения.
3. Сбор реквизитов каждого дела – для каждого документа записать:
   • индекс дела (по номенклатуре);
   • наименование ();
   • регистрационный номер;
   • дата документа;
   • срок хранения;
   • количество листов/файлов;
   • объём в байтах (для электронных документов);
   • примечание (особенности оформления, наличие приложений и т.д.).
4. Формирование описи – внести собранные сведения в таблицу или список, соблюдая установленную форму (см. образец ниже).
5. Проверка и подпись – руководитель подразделения проверяет полноту и достоверность сведений, ставит свою подпись.
6. Оформление в двух экземплярах – один остаётся в организации, второй передаётся в архив вместе с документами.
7. Приём-передача – уполномоченное лицо архива принимает дела в присутствии представителя подразделения, ставит отметку о приёме на каждом экземпляре описи.

Требования к оформлению описи

При составлении описи необходимо учитывать следующие положения:

• Опись составляется отдельно на дела и документы с разными сроками хранения и различной формой представления (бумажные, электронные).
• Для дел временного хранения (до 10 лет) допускается частичное оформление: не требуется систематизация внутри дела, нумерация листов и заверительные надписи могут отсутствовать.
• При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается, по согласованию с государственным архивом, использование литерных номеров (А, Б, В и т.д.).
• Каждый экземпляр описи должен содержать:
  • наименование организации‑отправителя;
  • наименование организации‑получателя (государственный архив);
  • дата составления описи;
  • номер описи (если ведётся журнал учёта);
  • подпись ответственного лица и печать организации (при наличии).
• Опись составляется в двух экземплярах: один остаётся в организации, второй – передаётся в архив.

Образец описи дел постоянного хранения (2025 год)

Ниже представлен пример заполнения описи для дел постоянного хранения. Оформление выполнено с использованием тегов ul и li для наглядности.

Опись № 2025/07 от

Организация‑отправитель: ООО «АрхивСервис»
Организация‑получатель: Государственный архив Российской Федерации, отдел постоянного хранения
Дата составления:

• № п/п: 1
  • Индекс дела: 01‑01‑2023
  • Наименование дела: Приказы по личному составу за 2023 год
  • Регистрационный номер: 2023/001
  • Дата документа: –
  • Срок хранения: Постоянный
  • Количество листов: 124
  • Объём (байт): — (бумажный носитель)
  • Примечание: Документы прошиты, заверены подписью руководителя отдела кадров
• № п/п: 2
  • Индекс дела: 02‑05‑2024
  • Наименование дела: Финансовая отчётность за 2024 год (электронный вид)
  • Регистрационный номер: 2024/045
  • Дата документа: –
  • Срок хранения: Постоянный
  • Количество файлов: 12
  • Объём (байт): 4 850 000 000 (≈4,85 ГБ)
  • Примечание: Формат PDF/A, подписаны электронной подписью
• № п/п: 3
  • Индекс дела: 03‑10‑2025
  • Наименование дела: Протоколы заседаний Совета директоров 2025 года
  • Регистрационный номер: 2025/012
  • Дата документа: –
  • Срок хранения: Постоянный
  • Количество листов: 78
  • Объём (байт): —
  • Примечание: Каждый протокол заверен печатью организации

Подпись ответственного лица: ______________________ / И.И. Иванов /

М.П. (при наличии)

Второй экземпляр описи передаётся в архив вместе с делами. Архивариус ставит отметку о приёме на каждом листе описи и возвращает подписанный экземпляр организации.

Составление описи при передаче документов на государственное хранение – обязательная процедура, обеспечивающая прозрачность, юридическую значимость и удобство дальнейшего использования архивных фондов. Соблюдение нормативных требований, правильное оформление реквизитов и наличие двух экземпляров описи позволяют избежать споров и гарантировать сохранность документов на протяжении всего установленного срока хранения.

Для успешного выполнения процедуры рекомендуется:

• Регулярно обновлять номенклатуру дел и проверять соответствие сроков хранения;
• Использовать шаблоны и образцы, утверждённые приказом Минкультуры № 558 и внутренними инструкциями организации;
• Проводить совместную проверку описи с представителем архива перед фактической передачей;
• Хранить копию описи в электронном виде с резервным копированием для предотвращения потери информации.

Следуя этим рекомендациям, организация сможет эффективно организовать архивное хранение своих документов и обеспечить их доступность для будущих поколений.