С переходом организаций на электронный документооборот вопрос правильного формирования архива электронных документов становится критически важным. Опись электронных документов, это основной учетный и поисковый документ, обеспечивающий доступность, юридическую значимость и сохранность информации на протяжении всего срока хранения. В данной статье подробно разбираются нормативная база, структура описи, порядок ее составления и ключевые требования к электронному архиву на 2026 год.

Нормативно-правовая база формирования описей

Деятельность по комплектованию, учету и хранению электронных архивных документов (ЭАД) регулируется комплексом нормативных актов. Главным документом на текущий момент является:

• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных фондов» (далее — Правила);
• ГОСТ Р 54989-2012 «Информационная технология. Архивное дело. Электронные архивные документы. Требования к формированию, хранению и использованию».
• ISO/TR 18492 (национальный аналог) — требования к долгосрочному хранению электронных документов.
• Отраслевые стандарты и регламенты (например, Инструкция для архивов федеральных судов общей юрисдикции).

Согласно п. 66 Правил № 77, работник архива (или лицо, ответственное за архив) составляет описи электронных документов на основании описей структурных подразделений по образцам, рекомендованным в приложениях 9–12 к Правилам. Форма описи электронных документов постоянного хранения представлена в приложении 17.

Что такое опись электронных документов и зачем она нужна

Опись электронных документов постоянного хранения — это документ, содержащий систематизированный перечень всех электронных документов, передаваемых в архив организации или в государственные/ведомственные архивы. Она является приложением к Процедуре архивации документов.

Основные функции описи:

1. Учет и контроль: фиксация факта передачи документов в архив, их количества и объема.
2. Поиск и доступ: обеспечение оперативного поиска нужного документа по индексу, заголовку, датам или метаданным.
3. Юридическая значимость: подтверждение подлинности и целостности электронных оригиналов и копий.
4. Формирование фонда пользования: на основе описей создается фонд пользования (электронные копии бумажных и электронных документов для выдачи по запросам).

Структура и обязательные реквизиты описи (согласно Приложению 17 к Правилам № 77)

Форма описи электронных документов постоянного хранения должна содержать следующие блоки информации:

Шапка описи (общие сведения)

• Наименование организации (фонда).
• Номер фонда.
• Номер описи.
• Общее количество внесенных дел (единиц хранения).
• Крайние даты документов, включенных в опись.

Табличная часть (перечень единиц хранения)

Для каждого дела (единицы хранения) указываются:

• Индекс (шифр дела).
• Заголовок дела (наименование, раскрывающее содержание).
• Крайние даты документов внутри дела.
• Объем (в мегабайтах/гигабайтах или количестве записей/файлов).
• Примечание (дополнительная информация: история создания, особенности хранения, условия доступа, формат файлов и т.д.).

Специфические сведения для электронных документов

В отличие от бумажной описи, в электронной обязательно фиксируются:

• Количество записей (файлов) в деле.
• Общий объем данных (Мб/Гб).
• Информация о форматах файлов (PDF/A, XML, TIFF и др.) и версиях ПО для их чтения.
• Хеш-суммы (контрольные суммы) для подтверждения целостности (рекомендуется).

Порядок подготовки и передачи электронных документов в архив

Процесс включает несколько этапов, закрепленных в Правилах и ГОСТ Р 54989-2012:

Этап 1: Комплектование дел в структурных подразделениях

Структурные подразделения готовят для передачи в архив:

• Электронные документы в статусе электронных оригиналов (с ЭП/ЭЦП).
• Электронные копии документов (сканы бумажных носителей), созданные в соответствии с регламентами.
• Документы должны быть систематизированы в дела согласно номенклатуре дел организации.

Этап 2: Составление описи подразделением

Ответственное лицо подразделения заполняет форму описи (Приложение 17), указывая все реквизиты. Важно: при размещении файлов в электронном архиве вся информация индексируется. Задаются метаданные для быстрого поиска: номер договора, адрес, ФИО, дата, тип документа и т.д.

Этап 3: Приемка в архив (п. 66 Правил)

Работник архива проверяет:

1. Соответствие документов номенклатуре и срокам хранения.
2. Наличие и корректность метаданных.
3. Целостность файлов (проверка хеш-сумм, открываемость форматов).
4. Наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) на документах-оригиналах.

После проверки архивариус составляет итоговую опись дел/документов в электронной форме и прикладывает ее к делу (или формирует как отдельный электронный объект).

Этап 4: Размещение в системе электронного архива (ЭА)

Электронный архив документов (ЭАД) — это система хранения документов в электронном виде, обеспечивающая:

• Надежность хранения и конфиденциальность.
• Разграничение доступа (ролевая модель).
• Отслеживание истории изменений (аудит-трейл).
• Удобство и скорость поиска (полнотекстовый, по атрибутам/метаданным).
• Оперативную передачу, печать сканов или выдачу цифровых оригиналов в контролирующие органы по запросу.

Ключевые процессы архивного хранения ЭАД

Согласно Правилам № 77, система электронного архива должна обеспечивать выполнение следующих функций:

Особенности описи смешанных дел (бумага + электронный документ)

Часто дела формируются в смешанном виде. В этом случае:

• Опись составляется единой для всего дела.
• В графе «Примечание» или в отдельном столбце указывается носитель каждого документа: «бум.» или «эл.».
• Объем дела считается суммарно (листы бумаги + Мб электронных файлов).
• Электронные копии бумажных документов, включенные в дело, учитываются как часть фонда пользования.

Технологические требования к форматам и целостности (ГОСТ Р 54989-2012, TR 18492)

Электронные документы должны поступать в архив в форматах, гарантирующих долгосрочное воспроизведение:

• Текстовые документы: PDF/A-1b или PDF/A-2b (ISO 19005), ODF (ISO 26300), XML.
• Изображения/Сканы: TIFF (сжатие CCITT Group 4), JPEG 2000, PNG.
• Таблицы/Базы данных: CSV, XML, SIARD (для БД).

Обязательные меры по обеспечению целостности:

1. Расчет и хранение контрольных сумм (SHA-256, ГОСТ Р 34.11-2012) для каждого файла.
2. Хранение ЭП/ЭЦП вместе с документом (внутренняя подпись или detached-подпись .sig/.p7s).
3. Ведение журнала событий (Audit Log) всех операций с документами в архиве.

Типичные ошибки при составлении описи ЭАД

• Отсутствие метаданных: файлы загружены в хранилище, но в описи нет атрибутов для поиска (автор, номер, дата, тип).
• Несоответствие формы Приложению 17: использование старых форм или произвольных таблиц Excel без обязательных реквизитов (индекс, объем в Мб, количество записей).
• Игнорирование проверки ЭП: передача в архив документов с истекшими или невалидными сертификатами ключей проверки ЭП.
• Нарушение комплектности: в описи заявлено 100 файлов, в архиве передано 95 (отсутствуют приложения или подписи).
• Отсутствие стратегии миграции: опись составлена, но нет плана по переводу устаревающих форматов (например, старых версий Word/Excel) в архивные (PDF/A).

Автоматизация процесса: современные возможности ЭАД

Современные системы электронного архива (ЭДО/ECM/СЭД с модулем архива) позволяют автоматизировать рутину:

• Автоматическое разделение пакетов и определение видов документов при загрузке (классификация ИИ).
• Проверка комплектности дела по номенклатуре перед передачей в архив.
• Автоматическое улучшение качества скан-копий (дескью, удаление шумов, OCR-распознавание текста для полнотекстового поиска).
• Генерация описи «на лету» на основе метаданных дел с последующей электронной подписью архивариуса.
• Мониторинг форматов (Preservation Watch) и уведомление о необходимости миграции.

Грамотно составленная опись электронных документов — это не просто формальность для отчетности перед Росархивом, а фундамент информационной безопасности и управляемости данными организации. На 2026 год ключевыми требованиями остаются: строгое соблюдение формы Приложения 17 к Приказу Росархива № 77, обеспечение неразрывной связи документа с его метаданными и ЭП, хранение в открытых стандартизированных форматах (PDF/A, XML) и наличие работающей системы резервного копирования и контроля целостности.

Инвестиции в автоматизацию комплектования и описи электронных документов окупаются за счет мгновенного поиска, исключения рисков утери данных и полной готовности к проверкам контролирующих органов и судебным запросам.

Статья подготовлена на основании Приказа Росархива от № 77, ГОСТ Р 54989-2012, ISO/TR 18492 и актуальной судебной практики по электронному документообороту. Дата актуализации: .