Опись фонда архива – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о всех архивных единицах, входящих в определённый фонд. Правильное оформление описи является обязательным условием при передаче документов в государственный или муниципальный архив, а также при внутреннем учёте в организациях.

Правовое основание и методические рекомендации

Составление описи регулируется рядом нормативных актов:

• Приказом Росархива от № 77 «О правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов»;
• Методическими рекомендациями Федерального архивного агентства (ФАА) по комплектованию, описанию, учёту и использованию документов личного происхождения;
• Правилами структурных подразделений, утверждёнными в рамках Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ).

Все указанные документы содержат образцы описи (см. Приложения к методическим рекомендациям) и детальные инструкции по заполнению каждой графы.

Зачем нужна опись фонда?

Опись выполняет несколько ключевых функций:

1. Учёт и контроль. Позволяет точно знать, какие документы находятся в архиве, их количество и состояние.
2. Подготовка к передаче. Оформленная опись является обязательным приложением к актам сдачи‑приёмки документов.
3. Историческая справка. На её основе формируются исторические справки о фонде организации.
4. Упрощение доступа. По описи быстро находят нужные документы, что повышает эффективность работы архивистов и исследователей.

Основные виды описи

В зависимости от целей и формата передачи различают несколько типов описи:

• Сдаточная опись. Составляется после предварительной экспертизы ценности и первичного упорядочения документов (см. Методические рекомендации ФАА).
• Внутренняя (рабочая) опись. Используется в организации для контроля над документами до их передачи в архив.
• Электронная опись. Оформляеться в виде электронных таблиц или баз данных, когда передаются электронные оригиналы и копии.
• Годовая (сводная) опись. Формируется по итогам календарного года и включает сведения о всех поступивших и выбывших из фонда документах.

Структура описи фонда: обязательные графы

Ниже перечислены типовые графы, которые присутствуют в большинстве образцов описи (см. Приложение 1 к Методическим рекомендациям):

Пошаговая инструкция по заполнению описи фонда

1. Подготовительный этап. Проведите предварительную экспертизу документов: определите их ценность, состояние и принадлежность к фонду.
2. Сбор исходных данных. Сформируйте реестр всех дел, включив в него регистрационные номера, названия, количество листов и сроки создания.
3. Выбор шаблона. Скачайте официальный образец (например, образец описи фонда 2020) и откройте его в редакторе.
4. Заполнение граф; Поочерёдно заполните каждую колонку таблицы, используя данные из реестра. Обратите внимание на:
   • корректность хронологических диапазонов;
   • полноту указания форматов (бумажные/электронные);
   • правильность указания ответственного лица.
5. Проверка и согласование. После заполнения передайте опись на проверку руководителю подразделения и, при необходимости, в архивный отдел.
6. Подписание и печать. Окончательная версия подписываеться ответственным лицом и скрепляется печатью организации.
7. Передача документов. Вместе с описью оформляется акт приёма‑передачи. В случае электронного формата – прикладывается файл в формате PDF/Excel.

Пример заполненного документа (образец)

Ниже приведён упрощённый вариант описи фонда, который можно использовать как шаблон для собственных нужд.

Опись фонда
Номер фонда: Ф-2026/001
Наименование фонда: Документы организации «Альфа» (2010‑2025 гг.)
Краткое содержание: Управленческая, бухгалтерская, кадровая документация.
Хронологический диапазон: – 
Кол‑во дел: 125
Кол‑во листов: 3 452
Форма документов: Бумажные оригиналы, электронные копии (PDF)
Язык: Русский
Условные обозначения: Д – деловое, К – кадровое, Ф – финансовое
Оценка ценности: Историческая ценность, постоянное хранение.
Ответственное лицо: Иванов И.И., архивный специалист
Дата составления: 
Подпись: ______________________
Печать: [печать организации]

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как оформить опись, если документы находятся в электронном виде?

Для электронных оригиналов используется электронная опись. В ней вместо количества листов указывается объём файлов (в мегабайтах) и их форматы (PDF, DOCX, JPG). Обязательно указывайте хеш‑суммы (SHA‑256) для подтверждения целостности файлов.

Нужно ли указывать каждую страницу в описи?

Нет. В описи указываються только суммарные показатели (общее количество листов/страниц). При необходимости можно добавить приложение‑протокол с перечнем страниц.

Как часто следует обновлять опись фонда?

Опись обновляется при каждом значительном пополнении или сокращении фонда, а также ежегодно в виде годовой сводной описи.

Где хранить оригиналы описи?

Оригиналы (подписанные и проштампованные) хранятся в архивном отделе организации, а электронные копии – в системе электронного документооборота (ЭДО) с резервным копированием.

Полезные ресурсы и шаблоны для скачивания

• Образец описи фонда 2020 (DOCX)
• Электронный шаблон описи (XLSX)
• Методические рекомендации ФАА (PDF)
• Приказ Росархива № 77 от (PDF)

Опись фонда архива – это не просто формальность, а ключевой документ, обеспечивающий надёжный учёт, сохранность и доступность архивных материалов. Следуя нормативным требованиям, используя проверенные образцы и соблюдая пошаговую инструкцию, вы сможете быстро и без ошибок оформить опись любого объёма.

Помните: правильная опись ускоряет процесс передачи документов в архив, упрощает их последующее использование и служит надёжным доказательством законности и подлинности хранимых материалов.

Дата публикации: