Опись фондов архива – это официальный документ, фиксирующий состав, содержание и состояние архивных материалов, находящихся на хранении в учреждении. В контексте архива Пермского края опись служит основным инструментом учёта, обеспечивает доступность документов для исследователей, упрощает процесс их передачи на постоянное или временное хранение, а также необходимое оформление при межведомственном взаимодействии.

Нормативная база

Составление описи регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказ Министерства культуры РФ № 558 от «Об утверждении типовой формы описи архивных дел»;
• Постановление Правительства Пермского края № 123‑п от «О порядке ведения учёта архивных фондов в территориальных архивах»;
• Внутренние инструкции архива Пермского края (например, «Инструкция по составлению описи фондов архива Пермского края», редакция 2024 г.).

Важно помнить, что при передаче документов в архив или их выписке из фондов часто требуется заполнение формы 107 (опись вложения) и использование бланков, аналогичных тем, что применяются при почтовой отправке ценных корреспонденций.

Этапы составления описи фондов

1. Подготовительный этап
   • Определение состава фонда (наименование, даты создания, объём).
   • Проверка комплектности дел: наличие всех листов, отсутствие повреждений.
   • Сбор справочной информации (индексы, номера дел, описания содержания).
2. Формирование первичного списка
   • Внесение данных в рабочую таблицу (Excel или специализированную архивную систему).
   • Указание обязательных реквизитов: индекс дела, название, даты, количество листов, вид носителя (бумага, фото, электронный носитель).
3. Заполнение официального бланка
   • Используется форма описи документов (шаблон .doc, 53 КБ) или инвентаризационная опись ФОРМА ИНВ‑3 (шаблон .doc, 145 КБ).
   • При необходимости оформления описи вложения для передачи документов в другие учреждения применяется форма 107 (онлайн‑заполнение доступно на сайте архива).
4. Проверка и утверждение и подписание
   • Опись проверяется ответственным архивариусом, затем утверждается руководителем архива.
   • Ставится подпись и печать архива.
5. Внесение в учётную систему и архивное хранение
   • Опись сканируется и загружается в электронный каталог архива.
   • Оригинал помещается в дело фонда под обозначением «Опись фонда № …».

Особенности работы с фондами архива Пермского края

Архив Пермского края хранит разнообразные фонды: документы органов государственной власти края, материалы предприятий, личные фонды известных пермяков, фотодокументы, аудио‑ и видеозаписи. При составлении описи следует учитывать:

• Специфику носителей – для электронных документов указываются форматы файлов, контрольные суммы, условия доступа;
• Наличие секретных материалов – при описи таких фондов делается пометка «Секретно» и указывается уровень доступа;
• Межведомственные фонды – при передаче документов из других ведомств (например, из Министерства культуры Пермского края) требуется дополнительная согласованная опись, часто оформляемая по форме 107.

Пример: при описи фонда «Пермский краевой комитет по делам архивов» (1991‑2005 гг.) использовались одновременно бланк описи документов (.doc, 53 КБ) и инвентаризационная опись ИНВ‑3 для учёта отдельных единиц хранения (дела, альбомы, фотонегативы).

Пример структуры описи фонда

В реальной описи каждая строка сопровождается кратким содержанием дела и ссылкой на электронный каталог (если доступно).

Практическое заполнение онлайн‑форм

С 2024 г. архив Пермского края предоставляет возможность заполнять опись вложения через веб‑интерфейс, аналогичный сервису «Опись вложения» для почтовых отправлений. Основные шаги:

1. Перейти на портал архива в раздел «Электронные услуги → Опись вложения (форма 107)»;
2. Выбрать тип документа (фонд, дело, отдельный лист);
3. Заполнить поля: индекс, название, даты, количество листов/файлов, вид носителя, примечание;
4. Прикрепить скан‑копию или электронный файл (если требуется);
5. Нажать «Сохранить и распечатать» – система генерирует PDF‑бланк, готовый к подписи;
6. Подписать документ электронной цифровой подписью (ЭЦП) или распечатать для ручной подписи.

При работе с большими объёмами данных удобно использовать функцию массовой загрузки CSV‑файла, где каждая строка соответствует одной единице хранения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли заверять опись нотариусом?

Нет. Достаточно подписи ответственного архивариуса и печати архива.

Можно ли использовать бланк формы 107, скачанный с сайта Почта России?

Форма 107 универсальна, но для архивных целей рекомендуется использовать шаблон, утверждённый приказом Минкультуры РФ, чтобы избежать расхождений в requisites.

Как хранить электронные копии описи?

Электронные копии размещаются в защищённом разделе корпоративного хранилища с ограничением доступа только уполномоченным сотрудникам.

Что делать, если при проверке выявлены недостающие листы?

Делается акт о недостаче, который прилагается к описи, а недостающие материалы ищутся в фондах или запрашиваются у источника передачи.

Составление описи фондов архива Пермского края – это не просто формальная процедура, а важный элемент обеспечения сохранности, доступности и легитимности архивного наследия. Соблюдение нормативных требований, использование утверждённых бланков (форма описи документов, инвентаризационная опись ИНВ‑3, форма 107) и современных онлайн‑сервисов позволяют минимизировать ошибки, ускорить работу архивистов и повысить доверие пользователей к архивным фондам.

Помните, что качественная опись – это фундамент для дальнейших научных исследований, genealogical поисков, правовых экспертиз и культурно‑образовательных проектов в Пермском крае и за его пределами.