Государственный архив Липецкой области (далее – ГАЛО) является центральным и крупнейшим архивным учреждением региона. Он хранит документы‚ отражающие историю Липецкого края с XIX века до наших дней. Одним из ключевых инструментов работы с материалами архива является опись фондов – систематизированный перечень архивных единиц‚ позволяющий исследователям быстро находить нужные документы;

Что такое опись фондов?

Опись – это официальное описание архивного фонда‚ включающее:

• Номер и наименование фонда;
• Краткое содержание (аннотация) документов;
• Хронологический диапазон (период создания документов);
• Объём фонда (число дел‚ листов‚ единиц хранения);
• Указание места хранения (физический архивный ящик‚ полка‚ электронный ресурс);
• Сведения о доступности (открытый‚ ограниченный‚ закрытый);
• Ссылки на электронные описи и цифровые копии‚ если они существуют.

В ГАЛО описи формируются в двух формах:

1. Именные (фондовые) карточные каталоги – традиционные бумажные карточки‚ охватывающие лишь часть фондов.
2. Электронные описи – размещены в Информационно‑поисковой системе (ИПС) архива и доступны через портал «Архивы России».

Как получить доступ к описям?

Существует несколько способов:

Офлайн – читальный зал ГАЛО

Читальный зал находится по адресу: ул. Пушкина‚ 8‚ г. Липецк. Здесь можно воспользоваться:

• Именными и систематическими карточными каталогами (доступны только для части фондов).
• Печатными описями‚ которые хранятся в специальных шкафах «подъезд 8».

Для входа в зал требуется оформить заявление‑анкету и предъявить документ‚ удостоверяющий личность.

Онлайн – портал «Архивы России»

На сайте archives.ru размещена Информационно‑поисковая система по фондам ГА РФ‚ в которой присутствуют электронные описи ГАЛО. Чтобы воспользоваться системой:

1. Зарегистрируйтесь (это бесплатно).
2. Войдите в раздел «Электронные описи архивных фондов».
3. Выберите регион «Липецкая область» и нужный архив – «Государственный архив Липецкой области (ГАЛО)».
4. Используйте фильтры по дате‚ типу документа‚ ключевым словам.
5. Скачайте PDF‑файл описи или откройте её в браузере.

Запрос через электронную почту

Если нужный фонд отсутствует в открытом каталоге‚ можно отправить запрос в отдел обслуживания пользователей по адресу info@galo.ru. В письме укажите:

• Номер или название фонда (если известно);
• Краткое описание интересующего периода/тематической области;
• Контактные данные для обратной связи.

Структура электронных описей в ГАЛО

Электронные описи оформляются в соответствии с требованиями Экспертно‑проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации (ЭПК ГА РФ). Каждый документ описи содержит следующие блоки:

Ключевые фонды ГАЛО (по состоянию на 2026 год)

Ниже приведён примерный перечень самых значимых фондов‚ включённых в электронные описи:

• Фонд 163 – документы Липецкой уездной земской управы (1900‑1917 гг.). Содержит более 2 500 единиц хранения‚ в т.ч. акты о земельных вопросах и переписные листы.
• Фонд 406 – личные фонды (89 596 ед.хр.) с 1822‑2020 гг.; охватывают личные письма‚ дневники‚ фотографии.
• Фонд 1518 – фотодокументы (1518 ед.хр.) – фотоснимки промышленного развития региона‚ портреты известных личностей.
• Фонд 111 – документы по личному составу учреждений (2 199 299 ед.хр.) – кадровые карточки‚ служебные листы.
• Фонд 19 629 – документы депозитарного хранения (19 629 ед.хр.) – материалы‚ переданные в архив в рамках временного хранения.

Как пользоваться описями при исследовании?

Шаг 1. Формулировка исследовательского вопроса

Определите‚ какие исторические периоды‚ темы или организации вас интересуют. Например‚ «экономическое развитие Липецкого края в 1920‑1930‑х гг.»

Шаг 2. Поиск в электронной описи

В ИПС введите ключевые слова («экономика»‚ «1920‑1930»‚ «Липецк») и отфильтруйте результаты по типу фонда (экономические‚ административные‚ личные).

Шаг 3. Анализ аннотации

Прочитайте аннотации найденных фондов‚ обратите внимание на:

• Хронологию – соответствует ли она вашему периоду?
• Объём – достаточно ли материалов для глубокого анализа?
• Условия доступа – нужен ли специальный запрос?

Шаг 4. Заказ копий или посещение читального зала

Если фонд открытый‚ можно сразу оформить заявку на просмотр. Для закрытых фондов подготовьте обоснование исследования и получите согласие руководства архива.

Шаг 5. Цитирование и оформление

При публикации результатов указывайте полные реквизиты: архив‚ фонд‚ дело‚ лист‚ архивный код‚ дату обращения.

Технические особенности электронных описей

Электронные описи ГАЛО реализованы в формате PDF/A‑2b и XML (для интеграции в научные информационные системы). Основные преимущества:

• Поиск по полному тексту – позволяет находить отдельные упоминания в аннотациях.
• Географические указатели – многие фонды (например‚ метрические книги) снабжены координатами уездов‚ что упрощает картографический анализ.
• Связанные цифровые ресурсы – сканы оригиналов‚ видеоматериалы‚ аудиозаписи.

Полезные ссылки и ресурсы

• Портал «Архивы России» – главная страница
• Официальный сайт ГАЛО
• Информационно‑поисковая система ГАЛО
• Правила работы пользователей читального зала
• Бланки заявлений и анкеты

Опись фондов – фундаментальный инструмент‚ позволяющий раскрыть богатый архивный материал ГАЛО; Благодаря сочетанию традиционных карточных каталогов и современных электронных описей исследователи могут эффективно планировать свои поездки в архив‚ заказывать копии документов и проводить глубокий исторический анализ. Регулярное обновление электронных описей (последнее крупное обновление – ноябрь 2025 г.) гарантирует‚ что даже самые редкие фонды становятся доступными широкому кругу пользователей.

Если вы планируете работу с архивными материалами ГАЛО‚ начните с изучения Электронных описей – это сэкономит время и поможет избежать лишних бюрократических процедур.