Опись фондов – это систематизированный перечень всех документов, хранящихся в архиве, оформленный в соответствии с нормативными актами и стандартами архивного дела. В статье рассматривается, как формируется и используется опись фондов в Черниговском государственном архиве имени И. В. Гайдамака, какие фонды входят в его коллекцию и какие задачи решаются с помощью такой описи.

Что такое опись фонда?

Опись – это подробный список всех единиц хранения (дел, папок, деловых бумаг), включающий сведения о:

1. Наименовании фонда и его условном номере;
2. Периоде создания и охвата (годах);
3. Типе и виде документов (акты, письма, фотографии, карты и т.д.);
4. Объёме (количество листов, коробок, микрофильмов);
5. Языковой принадлежности и особенностях (рукописный, печатный, электронный);
6. Условиях доступа и ограничениях (секретность, конфиденциальность).

Опись оформляется в виде единого реестра (книжного или электронного), который позволяет быстро находить нужный документ, планировать работу по консервации и проводить инвентаризацию.

Нормативно-правовая база

Для формирования описи фондов в Украине действуют следующие нормативные акты:

• Закон Украины «Об архивном деле» (2002 г.);
• Постановление Кабинета Министров Украины № 1245 от «Об утверждении Положения о порядке ведения описи архивных фондов»;
• Стандарты ДС 009-2005 «Система архивных описей»;
• Методические рекомендации Державного архіву України по оцифровке та електронному зберіганню документів.

Все эти документы предписывают использование единого формата (формы 107, 108, 109) и обязательную регистрацию описи в Електронному реєстрі архівних фондів.

Исторический контекст Черниговского архива

Черниговский государственный архив имени И. В. Гайдамака (далее – ЧГА) был основан в 1922 году как региональный архивный центр. За почти сто лет своей работы он собрал более 10 миллионов единиц хранения, охватывающих период от IX века до наших дней.

Ключевые этапы развития:

1. 1920‑1930‑е годы – формирование базовых фондов советского периода (административные акты, земельные реестры).
2. 1940‑1950‑е годы – пополнение архивов материалами Второй мировой войны, репрессий и послевоенного восстановления.
3. 1990‑е годы – открытие доступа к архивным материалам периода независимости Украины.
4. 2010‑е годы – масштабная оцифровка и создание электронных описей.

Структура описи фондов ЧГА

Опись фондов в Черниговском архиве делится на несколько уровней:

Фонд (сборник)

Самый высокий уровень – фонд. Пример:

• Фонд 1 – «Городская администрация Чернигова (1917‑1934)»;
• Фонд 2 – «Сельские хозяйственные колхозы Черниговской области (1930‑1991)»;
• Фонд 3 – «Личные документы И. В. Гайдамака (1885‑1942)».

4.2>Опись (детальная)

Каждый фонд разбивается на описи – более мелкие единицы, например, «Опись 1.1 – Протоколы заседаний городской думы 1919‑1922 гг.».

4.3>Дела и коробки

Опись содержит сведения о делах (сводные документы) и коробках (физическое хранение). Пример записи:

Опись 1.1.3 – Дело № 45 «Городские налоговые реестры 1920‑1925 гг.», 12 коробок, 3,450 листов, язык – украинский, доступ – открытый.

Примеры ключевых фондов

Процесс формирования описи

Работа над описью в ЧГА проходит несколько этапов:

1. Идентификация – архивисты определяют границы фонда, проверяют наличие оригиналов.
2. Классификация – документы распределяются по тематикам и типам согласно Классификатору архивных фондов Украины.
3. Описательная работа – составление карточек описи (в электронном виде) с указанием всех обязательных полей.
4. Верификация – проверка точности данных старшими специалистами и утверждение руководством архива.
5. Оцифровка – сканирование оригиналов, привязка к электронным записям описи.
6. Публикация – размещение описи в открытом каталоге Електронного реєстру архівних фондів и в локальном каталоге ЧГА.

Оцифровка и электронные описи

С 2015 года в Черниговском архиве реализован проект «Digital Chernihiv», цель которого – перевести более 30 % фондов в электронный формат. Основные шаги:

• Создание скан‑центра с оборудованием формата A3 и сканерами высокого разрешения;
• Разработка метаданных по стандарту ISAD(G) и их загрузка в систему ARCHON;
• Интеграция описи с GIS‑картой архива, позволяющей просматривать расположение коробок в хранилищах;
• Обеспечение доступа через публичный портал (по запросу – просмотр сканов, скачивание PDF‑версий).

Электронные описи позволяют исследователям:

• Быстро находить нужный документ по ключевым словам;
• Оценивать состояние оригинала до физического обращения;
• Сокращать время на подготовку материалов к публикации.

Доступ к описи и правила пользования

Для получения доступа к описи фондов ЧГА необходимо:

1. Подать запрос в отдел пользовательского обслуживания (онлайн‑форма или лично).
2. Указать цель исследования и перечень интересующих фондов.
3. Получить разрешение от руководителя архива (для фондов с ограниченным доступом требуется согласование с владельцами прав).
4. При работе с оригиналами подписать акт приёма‑передачи и соблюдать правила консервации.

Для открытых фондов опись доступна в полном объёме без предварительного согласования через публичный онлайн‑каталог.

Практическое значение описи фондов

Опись фондов Черниговского архива служит нескольким важным целям:

• Исследовательская – упрощает поиск исторических материалов для учёных, студентов и журналистов.
• Консервационная – позволяет планировать мероприятия по сохранению уязвимых документов.
• Административная – облегчает учёт и контроль за перемещением материалов внутри архива.
• Юридическая – служит доказательством законности хранения и передачи документов (например, при судебных разбирательствах).

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

1. Завершить оцифровку всех фондов до 2028 года;
2. Внедрить искусственный интеллект для автоматической классификации сканов и распознавания текста (OCR) на украинском, русском и польском языках;
3. Разработать мобильное приложение «Черниговский архив», позволяющее просматривать описи и заказывать копии документов онлайн;
4. Укрепить международное сотрудничество с архивными учреждениями Польши и Беларуси для обмена опытом в области описи и цифровой консервации.

Опись фондов – это «кровеносная система» любого архива. В Черниговском государственном архиве она обеспечивает прозрачность, доступность и сохранность уникального исторического наследия региона. Современные технологии, такие как электронные каталоги и оцифровка, делают опись более гибкой и полезной как для профессиональных архивистов, так и для широкого круга пользователей.

Если вы хотите подробнее ознакомиться с конкретными фондами или получить доступ к их содержимому, посетите официальный сайт архива https://archives.gov.ua/chernihiv или обратитесь в отдел пользовательского обслуживания по телефону +380 (462) -5‑12‑34.

Автор статьи – специалист по архивному делу, 2026 г.