Опись приема документов – это обязательный документ, фиксирующий факт передачи дел, архивных фондов или отдельных документов в архив организации. Она служит одновременно актом приёма‑передачи, инвентаризационной описью и доказательством соблюдения нормативных требований к архивному хранению.

Правовое основание

• Часть 2 пункта 176 Инструкции по делопроизводству – порядок передачи описи дел в архив.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2023) – обязательность оформления актов приёма‑передачи.
• Приказ ФГУП «Почта России» от № 112 – утверждён бланк формы 107 (опись вложения).
• Внутренние нормативные акты организации (инструкция по архивному делу, регламент сдачи дел).

Что такое опись?

Опись – это список вложенного в конверт (или в дело) содержимого, оформляемый на специальном бланке (форма 107, форма ИНВ‑3, форма «Опись дел»). В ней указываются:

1. Наименование документа (заголовок).
2. Количество листов, томов, копий.
3. Уникальный номер (инвентарный, реестровый).
4. Сведения о подлиннике/копии, о ценности (для ценных отправлений).
5. Подписи ответственных лиц (сотрудника подразделения и архивариуса).

Виды описи при передаче в архив

Вид описи	Назначение	Ключевые особенности
Сдаточная (приёмно‑сдаточная) опись	Оформляется при передаче дел/фондов в архив.	Содержит подписи обеих сторон, отметку о приёме, номер акта.
Внутренняя (рабочая) опись	Ведётся в подразделении до передачи в архив.	Отражает хронологию поступления, статус (в работе, на хранении).
Инвентаризационная опись (форма ИНВ‑3)	Проводится при инвентаризации архивных фондов.	Фиксирует состояние, количество, наличие повреждений.
Электронная опись	Для электронных дел и цифровых архивов.	Заполняется в специализированных системах (ЭДО, АРМ).

Порядок заполнения сдаточной описи

Подготовительный этап

• Собрать все документы, подлежащие передаче, и разместить их в обложке дел согласно установленным правилам (по годам, тематикам, подразделениям).
• Проверить соответствие заголовков дел с тем, что указано в реестре (ч. 2 п. 176 Инструкции).
• Сформировать лист‑заверитель (перечень листов, подписи ответственного).

Заполнение полей описи

1. Шапка документа – название организации, дата, номер акта.
2. Номер и наименование дела (фонда) – берётся из реестра дел.
3. Заголовок (тема) документа – точная копия, указанная на обложке.
4. Дата документа – дата создания (или дата поступления в подразделение).
5. Кол‑во листов/томов – указывается суммарно.
6. Тип документа – оригинал, копия, электронный файл.
7. Примечание – особые условия (конфиденциальность, ценность).
8. Подписи – сотрудник, передающий дело; архивариус, принимающий дело; дата подписи.

Окончательная проверка

• Сверить опись с реестром дел и с листом‑заверителем.
• Убедиться, что в описи указаны все документы, включая вложения (приложения, листы‑заверители).
• Поставить отметку о приёме в журнале «Книга учёта поступления и выбытия дел».

Пример заполнения формы 107 (опись вложения)

Поле формы	Пример заполнения
Наименование организации	ООО «ТехноИнвест»
Дата составления
Номер акта	А‑2026‑07‑015
Наименование получателя (архив)	Архив организации «ТехноИнвест»
Перечень вложения	Дело № 12/2025 «Трудовые договоры» – 150 листов, оригиналы. Дело № 13/2025 «Кадровый аттестат» – 45 листов, копии. Электронный фонд «НТД 2024‑2025» – 2 ГБ, формат PDF.
Подпись передающего	Иванов И.И. / ___________________
Подпись принимающего	Петров П.П. / ___________________

Оформление обложек дел и листов‑заверителей

• Обложка дел – оформляется в соответствии с типом документов:
  • Для кадровых дел – указывается год заведения дел, номер отдела, фамилия сотрудника.
  • Для НТД – указывается тип НТД (проект, чертёж, спецификация), год выпуска.
• Лист‑заверитель – отдельный лист, где перечисляются все листы, входящие в дело, с указанием их номеров и подписей ответственного.

Учет выбывших и поступивших описей

Для контроля движения архивных материалов ведут реестр описей дел. В нём фиксируются:

• Дата поступления в архив.
• Дата выбытия (перевод в иной архив, уничтожение).
• Номер акта приёма‑передачи.
• Причина выбытия (реорганизация, утрата, передача в государственный архив).

Пример записи в реестре:

№	Номер дела	Дата приёма	Дата выбытия	Причина	Номер акта
1	12/2025	—	—	А‑2026‑07‑015
2	07/2024	Перевод в государственный архив	В‑2025‑03‑042

Частые ошибки и как их избежать

1. Не полное указание заголовков – всегда сверяйте заголовок в описи с тем, что написан на обложке дел.
2. Отсутствие подписи одной из сторон – акт считается недействительным.
3. Неправильный порядок листов – лист‑заверитель должен отражать точный порядок.
4. Игнорирование электронных документов – для НТД используйте отдельную электронную опись в системе АРМ.
5. Отсутствие отметки в журнале «Книга учёта поступления и выбытия дел» – приводит к потере контроля.

Лучшие практики (best‑practice)

• Заполнять опись в присутствии представителя архива и сотрудника подразделения.
• Использовать однородный шаблон (форма 107 или утверждённый внутренний бланк) во всей организации.
• Проводить регулярную сверку реестра описей с физическим наличием дел (раз в квартал).
• Для электронных дел вести двойную запись: в системе электронного документооборота и в бумажной описи.
• Обучать персонал: проводить мастер‑классы и вебинары (пример – вебинар от РГАНТД ).

Опись приема документов в архиве – ключевой элемент системы документооборота, обеспечивающий юридическую чистоту, сохранность и доступность архивных материалов. Точное соблюдение нормативных требований, правильное оформление бланков и систематический учёт позволяют избежать потери информации и упростить последующий поиск нужных документов.

Помните: без правильно заполненной описи любой акт приёма‑передачи считается недействительным, а нарушения в учёте могут привести к штрафам и репутационным рискам.

---

Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов и практических рекомендаций, опубликованных в открытых источниках (инструкции по делопроизводству, формы ФГУП «Почта России», методические материалы РГАНТД).