Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Опись — это основной учетный документ, который обеспечивает сохранность, учет и возможность быстрого поиска дел в нотариальном архиве. Качество составления описи напрямую влияет на легальность хранения документов, скорость выдачи копий и заверений, а также на результаты проверок уполномоченных органов (нотариальных палат, وزارة юстиции). В данной статье подробно разбираются виды описей, нормативная база, правила заполнения бланков и современные подходы к электронному учету.

Нормативная правовая база

Деятельность нотариальных архивов и порядок составления описей регулируются иерархией нормативных актов:

Федеральный закон от № 4462-1 «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате» (ст. 18, 22, 23) — определяет сроки хранения, порядок сдачи дел в архив и права доступа.
Приказ Минюста России от № 296 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения нотариусом дела, хранения и сдачи в архив нотариальных документов» — основной регламентный документ, регламентирующий форму описи (Приложение № 3), правила скрепления дел, нумерации и сдачи в архив.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Опись дел. Общие требования к составлению» — устанавливает единые стандарты архивного оформления для всех отраслей, включая нотариат.
Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении типовых форм архивных документов», формы описей (ф. 1-Опись, ф. 2-Опись) для государственных архивов, куда попадают нотариальные фонды после истечения сроков хранения у нотариуса/палаты.

Виды описей в нотариальной практике

В работе нотариуса и нотариальной палаты выделяют три основных уровня описи:

Внутренняя опись дела (Инвентаризация вложения в дело)

Составляется внутри каждого дела (свидетельствования, протокола, дела по наследованию и т.д.) перед его скреплением и сдачей во внутренний архив нотариуса.

Цель: фиксация состава документов внутри дела для контроля сохранности при выдаче/возврате и при передаче в архив палаты.
Форма: устанавливается Приказом Минюста № 296 (Приложение № 3 «Опись документов, вложенных в дело»).
Структура: номер по порядку, наименование документа, дата документа, количество листов, примечания (подписи получателей, отметки о выдаче).
Срок: заполняется по завершении формирования дела (обычно в конце календарного года или по закрытию наследственного дела).

Опись дел нотариуса (Ежегодная/Периодическая опись)

Составляется нотариусом (или его помощником) по итогам года для сдачи дел в архив нотариальной палаты (или в свой архив, если нотариус работает самостоятельно и имеет лицензию на архивное дело).

Форма: Приложение № 2 к Инструкции (Приказ Минюста № 296) — «Опись дел, сдаваемых в архив нотариальной палаты».
Группировка дел: дела делятся на категории с разными сроками хранения:
1. Постоянное хранение (75 лет): книги учета нотариальных действий, реестры удостоверенных сделок, реестры открытых наследственных дел, описи сданных дел.
2. Длительное хранение (10–75 лет): дела по наследованию (75 лет), дела по свидетельствованию сделок (10 лет после последней записи), протоколы осмотра доказательств и т.д.
3. Временное хранение (до 10 лет): черновики, вспомогательная корреспонденция, копии документов, не вошедшие в дела.
Нумерация: сквозная по описи внутри года. Номер дела в описи = номеру на корешке дела.

Архивная опись (Государственная/Палатная)

Формируется архивистом нотариальной палаты (или государственным архивом) при приеме фондов на постоянное хранение после истечения сроков хранения у нотариуса.

Соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016 и типовым формам Росархива (ф. 1-Опись).
Содержит научную справочную аппаратуру: введение, указатели имен, географических названий, хронологический указатель.
Является основным поисковым инструментом для исследователей и граждан, запрашивающих архивные справки.

Подробная инструкция по заполнению Описи дел (Приложение № 2 к Приказу № 296)

Это самый ответственный этап работы нотариуса перед сдачей дел в палату; Ошибки в описи являются частой причиной возврата дел на доработку.

Шапка описи

Наименование органа/лица: ФИО нотариуса, номер лицензии, наименование нотариальной палаты.
Период: за какой календарный год (или период) сдаются дела.
Номер описи: присваивается палатой при приеме (обычно сквозной по годам).

Табличная часть (Колонки описи)

Колонка	Наименование	Правила заполнения
1	Номер дела по порядку	Сквозная нумерация внутри описи (1, 2, 3…). Должен совпадать с номером на корешке дела.
2	Заголовок дела (Наименование)	Строго по стандарту: вид действия, ФИО лиц, дата, номер реестра. Пример: «Действие по удостоверению договора купли-продажи квартиры между Ивановым И.И. и Петровым П.П. от № 4567 реестра».
3	Даты начала и окончания дела	Дата первого и последнего документа в деле (обычно совпадает с датой действия).
4	Количество листов в деле	Пронумерованные листы (переплетение, скрепление, нумерация карандашом в правом верхнем углу).
5	Срок хранения	Указывается в годах: «75», «10», «5». Обязательно ссылаться на Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности нотариусов, утвержденный Росархивом.
6	Примечания	Отметки: «Сдается в палатный архив», «Находится у нотариуса до истечения срока», «Изъято судом» и т.д.

Типичные ошибки при заполнении

Несовпадение заголовка дела с записью в реестре (книге учета).
Отсутствие нумерации листов в деле или разрыв нумерации.
Неверный срок хранения (например, указание 10 лет для дела по наследованию вместо 75).
Сдача дел без внутренней описи вложений (Приложение № 3).
Использование стерток/правилок в описи. Допускается только зачеркивание ошибочной записи тонкой линией с надписью «Исправлено верно», подписью нотариуса и датой.

Техническое оформление дел перед описью

Опись составляется только на правильно сформированных делах. Требования к делу (п. 4.3 Инструкции № 296):

Скрепление: нитью (шнуром) через 4 отверстия. Узел на обратной стороне обклеивается обклеечкой (прямоугольник бумаги 4х6 см) с указанием количества листов, даты скрепления, подписи нотариуса и печати.
Нумерация листов: карандашом в правом верхнем углу (только листы, обклейка не нумеруется).
Корешка дела: картонная или плотная бумага, приклеенная к обклейке. Содержит: ФИО нотариуса, год, номер дела (по описи), заголовок дела, срок хранения, количество листов.
Внутренняя опись (Приложение № 3): кладется в дело сверху документов (последним листом) или вкладывается в переплет.

Электронные описи и АИС «Нотариат»

С внедрением Автоматизированной информационной системы (АИС) «Нотариат» и Единого нотариального информационного пространства (ЕНИП) процесс описи трансформируется:

Формирование реестров: нотариус ведет электронные реестры действий (реестр удостоверений, реестр наследственных дел). Данные из реестров автоматически подтягиваются в проект описи.
Электронная опись (XML/PDF): для сдачи дел в палату формируется электронный пакет: сканы корешек, XML-файл описи по стандарту МВИ (Межведомственное взаимодействие), электронная подпись нотариуса (КЭП).
Поиск и выдача: палатный архив использует АИС для поиска дел по электронной описи, что исключает ручной поиск по бумажным томам.
Гибридный режим: на текущий момент (2026 г.) действует параллельное ведение: бумажная опись (оригинал) подписывается нотариусом и сдается в палатный архив вместе с делами, электронная копия — направляется через АИС.

Важно: Даже при полном электронном документообороте оригиналы бумажных дел (договоры, заявления, удостоверения с «мокрой» подписью и печатью) подлежат обязательной сдаче в архив с бумажной описью. Электронная опись не заменяет архивную для фондов постоянного хранения до полного перехода на электронные архивы (КаСА).

Порядок сдачи описи и дел в архив нотариальной палаты

Подготовка: нотариус к 1 марта года, следующего за отчетным, формирует дела, составляет внутренние описи (Прил. № 3) и Общую опись дел (Прил. № 2) в 2 экземплярах.
Подача заявки: через АИС «Нотариат» или официально письмом направляется уведомление палате о готовности дел к сдаче.
Приемка (Акт приема-передачи): архивист палаты проверяет:
- Соответствие дел описи (пересчет листов, проверка заголовков).
- Качество скрепления, наличие обклеек, корешек.
- Наличие внутренних описей в каждом деле.
- Правильность указания сроков хранения.
Подписание акта: один экземпляр описи с отметкой палаты о приеме остается у нотариуса (хранится 75 лет в разделе «Описи сданных дел»), второй — в палате.
Размещение: дела ставятся на стеллажи палаты по номерам описи.

Особенности описи наследственных дел

Наследственные дела требуют особого внимания из-за срока хранения 75 лет и частого востребования:

Единый реестр наследственных дел: данные в описи должны в точности совпадать с записями в ЕРНД (единый реестр нотариальных действий по наследованию).
Состав дела: заявление наследника, свидетельство о смерти, документы на имущество, оценка, справки о составе семьи, копии свидетельств о праве, квитанции об оплате пошлины, проект свидетельства.
Внутренняя опись (Прил. № 3): обязательна для каждого наследственного дела, даже если в нем 1 лист.
Выдача в работу: при изъятии дела из архива палаты для выдачи копии свидетельства оформляется «Выдача дела в работу» с указанием в примечаниях описи: «Выдано нотариусу Иванову И.И. для выдачи копии от , возвращено ».

Хранение описей у нотариуса (Контрольные экземпляры)

Нотариус обязан хранить у себя второй экземпляр каждой сданной описи (Приложение № 2) в отдельном деле/томе «Описи сданных в архив дел».

Срок хранения: 75 лет (постоянно).
Назначение: оперативный поиск номера дела при запросах граждан, проверка факта сдачи дела в архив, восстановление архива в случае ЧП в палате.
Оформление: описи сшиваются в тома по годам, корешка тома: «Описи сданных в архив нотариальной палаты дел за 2026 г. Хран. 75 лет».

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли заполнять опись от руки?

Нет. Согласно п. 4.5 Инструкции № 296 и ГОСТ Р 7.0.97-2016, опись должна быть выполнена на печатной машинке или с использованием ЭВМ (принтер). Рукописные описи палатой приняты не будут.

Что делать, если в деле не хватает листа (утерян)?

Необходимо составить Акт об установлении утери листа (подписанный нотариусом и помощником), приложить его к внутренней описи (Прил. № 3) с пометкой «Лист № X утерян, Акт прилагается». В Общей описи (Прил. № 2) в колонке «Примечания» указать: «В деле отсутствует лист № X, Акт от ДД;ММ.ГГГГ». Сдача неполного дела без акта недопустима.

Как оформить опись, если нотариус прекратил деятельность (лицензия аннулирована)?

Дела и описи сдает нотариальная палата (ликвидационная комиссия). Опись подписывает председатель ликвидационной комиссии или уполномоченное лицо палаты. В шапке указывается: «Опись дел нотариуса Иванова И.И. (лицензия № … аннулирована приказом Минюста от …), сданных в архив палаты».

Нужна ли опись для электронных документов (ЭДО)?

Для электронных дел, хранящихся в ЕНИП/АИС, опись в бумажном виде не формируется — учет ведется системой автоматически (реестры). Однако если нотариус распечатал электронный документ для формирования бумажного дела (например, для суда), этот распечатанный документ входит в дело и учитывается в внутренней описи (Прил. № 3) с пометкой «Распечатан из ЭДО от ДД.ММ.ГГГГ».

Чек-лист перед сдачей описи в палатный архив

[ ] Опись напечатана (не от руки), в 2-х экземплярах.
[ ] Нумерация дел сквозная, совпадает с корешками.
[ ] Заголовки дел идентичны записям в реестрах (книгах учета).
[ ] Указаны верные сроки хранения (ссылка на Перечень Росархива).
[ ] Все листы в делах пронумерованы карандашом.
[ ] Все дела скреплены нитью, обклеены обклейками с подписями и печатью.
[ ] В каждом деле есть внутренняя опись (Приложение № 3), подписанная нотариусом.
[ ] Корешки дел заполнены полностью (ФИО нотариуса, год, № дела, название, срок, листы).
[ ] Подготовлен Акт приема-передачи (форма палаты).
[ ] Электронная версия описи (XML/PDF) загружена в АИС «Нотариат» / отправлена в палату.

Грамотно составленная опись — это гарантия правовой значимости нотариального архива. Она трансформирует хаотичный массив бумаг в упорядоченный информационный ресурс, доступный для правовой защиты прав граждан. Нотариусам и архивистам палат рекомендуется ежегодно проходить повышение квалификации по архивному делу (программы Росархива/Минюста), так как требования к форматам обмена данными (XML-схемы МВИ), срокам хранения и порядку формирования фондов регулярно актуализируются. Переход на «беспорядковый» электронный архив (КаСА) не отменяет необходимости владеть классической архивной теорией и практикой составления описей, так как бумажные фонды будут храниться и востребоваться еще десятилетиями.

Статья подготовлена на основании действующего на года законодательства (ФЗ «Основы нотариата», Приказ Минюста № 296, ГОСТ Р 7.0.97-2016, Приказ Росархива № 236). Перед применением рекомендуется сверить актуальность нормативных актов в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант).