Описи – это систематизированные списки документов, хранящихся в архивных фондах․ Они позволяют исследователям быстро понять, какие материалы находятся в архиве, в каком виде они оформлены и как к ним получить доступ․ В статье рассмотрены особенности описей Государственного архива Пензенской области (ГАПО), их типология, электронные ресурсы и практические рекомендации для генеалогов, историков и всех, кто интересуется историей Пензенского края․

Краткая справка о Государственном архиве Пензенской области

• Полное название: Государственный архив Пензенской области (ГАПО)
• Год основания: 1919 г․
• Адрес: г․ Пенза, ул․ Дзержинского, 7
• Телефон: (8‑841‑2) -4‑58‑13, 94‑02‑49 (приёмная)
• Э‑почта: penzarhivmail․ru
• Официальный сайт: http://arhiv-pnz․ru/
• Подразделения: Министерство по делам архивов Пензенской области, архивный сектор Администрации Пензенского района и др․

ГАПО входит в Архивный фонд Российской Федерации и осуществляет постоянное хранение документов, отражающих историю Пензенского края с XIX в․ по наши дни․

Что такое «описи» и зачем они нужны?

Описи – это каталоги, в которых указаны:

1. Номер дела (фонд, опись, дело, лист)․
2. Период создания документа․
3. Краткое содержание (тема, тип документа)․
4. Физическое расположение (полка, шкаф, ящик)․
5. Условия доступа (ограничения, конфиденциальность)․

Благодаря описям исследователь может:

• Определить, есть ли нужный документ в фонде․
• Сэкономить время, избежав бесцельных поисков в архивных стенах․
• Подготовить запрос на выдачу копий или оригиналов․
• Оценить объём доступных источников по конкретной теме (генеалогия, экономика, культура)․

Типология описей в ГАПО

В архиве Пензенской области описи делятся на несколько основных категорий:

Фондовые описи

Это общие списки всех дел, входящих в конкретный фонд (например, фонд Ф․р‑1099 – «Трудящиеся Пензенской области»)․ В них указаны годы охвата, количество дел и их тематика․

Описи отдельных дел

Подробные списки документов внутри одного дела (например, опись 24 за 1939 г․, 1941 г․, 1947 г․, 1950 г․)․ Содержат сведения о каждом листе, его содержании и отметках о состоянии документа․

Тематические описи

Собраны по темам: ревизские сказки, метрические книги, военно-учетные листы, документы органов местного самоуправления и т․д․

Электронные описи

Размещены в системе АИС ЭЛАР (Электронный архивный ресурс) и доступны онлайн․ В бесплатном доступе находятся, например, материалы переписи 1917 года и часть метрических книг․

Как пользоваться описями в ГАПО

Поиск в электронных системах

Для начала работы рекомендуется воспользоваться следующими ресурсами:

• АИС ЭЛАР – основной портал с электронными описями и сканами документов․
• Электронная библиотека исторических документов (ЭБИД) – содержит указатели и цифровые копии некоторых дел․
• Портал «Архивы России» – агрегирует сведения о фондах, включая Пензенскую область․

В системе вводятся ключевые параметры: год, тип документа, название фонда, номер дела․ Результат – список найденных описей с возможностью просмотра фрагментов или полной загрузки PDF‑файла․

Поиск в бумажных описях

Если нужный документ отсутствует в электронных ресурсах, следует:

1. Позвонить в справочно‑информационный центр архива (тел․: 94‑58‑13)․
2. Уточнить номер фонда и описи, которые могут содержать интересующий материал․
3. Подать письменный запрос (по образцу, доступному на сайте) с указанием точных реквизитов․
4. При получении доступа посетить архив в часы работы (пн‑пт 09:00‑18:00) и ознакомиться с оригиналами․

Оформление копий и выписок

Для получения копий (фото, скан, ксерокопия) необходимо:

• Заполнить форму «Заявление о выдаче копий»․
• Указать цель исследования (научная работа, генеалогия, публикация и т․п․)․
• Оплатить услуги согласно тарифам (обычно от 30 руб․ за лист)․

Примеры наиболее востребованных описей

Практические рекомендации для исследователей

1. Определите цель исследования․ Чем точнее формулировка, тем легче подобрать нужную опись․
2. Начните с электронных ресурсов․ Часто нужные документы уже отсканированы и доступны без визита․
3. Записывайте реквизиты․ Фонд, опись, дело, лист – это ваш «адрес» в архиве․
4. Учитывайте ограничения․ Некоторые материалы (особенно до 1917 г․) могут быть закрыты по закону о персональных данных․
5. Сохраняйте копии запросов․ При необходимости их можно будет предъявить в суде или в научных публикациях․
6. Обратитесь к специалистам архива․ Архивисты часто помогают уточнить, в какой описи может находиться интересующий документ․

Контактная информация и часы работы

Государственный архив Пензенской области
Адрес: 603001, г․ Пенза, ул․ Дзержинского, 7
Телефон: (8‑841‑2) -4‑58‑13, 94‑02‑49 (приёмная)
Э‑почта: penzarhivmail․ru
Сайт: http://arhiv-pnz․ru/
Часы работы: пн‑пт 09:00‑18:00 (без перерыва)․ Выходные – суббота, воскресенье и официальные праздники․

Описи Государственного архива Пензенской области – это фундаментальный инструмент для любого, кто исследует историю региона, ищет предков или изучает социально‑экономические процессы России XX в․ Благодаря развитию электронных сервисов (АИС ЭЛАР, ЭБИД) доступ к этим материалам стал гораздо проще, однако традиционные бумажные описи по‑прежнему играют важную роль, особенно при работе с уникальными документами, не оцифрованными до сих пор․

Тщательное планирование, правильный выбор описи и своевременное обращение к архивным специалистам позволяют максимально эффективно использовать богатый фонд Пензенской области и открыть новые страницы истории нашего края․

Дата актуализации статьи: 10 июля 2026 г․