Фонд архива – это организованная совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. Он образуется в результате деятельности органов власти, организаций, предприятий, учреждений и граждан и является составной частью Архивного фонда Российской Федерации. Правильное определение фонда архива (фонда) имеет решающее значение для обеспечения надёжного хранения, учёта и использования документов.

Понятие «архивный фонд» в нормативных актах

• КонсультантПлюс: Документы постоянного хранения, обладающие историческим, научным, социальным, экономическим и культурным значением, составляют архивный фонд организации, который входит в Архивный фонд Российской Федерации.
• ГАРФ (Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов): Фондирование – процесс определения, уточнения фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивных фондах»: Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой (п. 7 ст. 1).

Основные виды архивных фондов

1. Фонды государственных органов – формируются в результате деятельности органов государственной власти.
2. Фонды муниципальных образований – документы органов местного самоуправления.
3. Фонды коммерческих и некоммерческих организаций – включают документы предприятий, учреждений, общественных объединений.
4. Фонды физических лиц – личные архивы, семейные документы.

Ключевые элементы листа архивного фонда

Лист архивного фонда – учетный документ, содержащий:

• название и номер архивного фонда;
• категорию (например, фонд постоянного хранения);
• место хранения (архив, отдел, ящик);
• хронологические границы (даты начала и окончания);
• состав и количество документов;
• информацию о научно‑справочном аппарате и динамике пополнения.

Процесс фондирования (определения фонда)

Работа по фондированию осуществляется в источниках комплектования архивов (фондаобразователях) и включает несколько этапов:

Подготовительный этап

• Сбор исходных материалов (дела, номенклатуры дел, реестры).
• Определение объекта фондирования – организации, учреждения или физического лица.
• Назначение ответственного лица (архивариуса, специалиста по делопроизводству).

Экспертиза ценности документов

Сроки и порядок хранения устанавливаются на основании экспертизы их ценности. Экспертиза проводится в соответствии с разделом 2 Правил ГАРФ и включает:

1. Оценку исторической, научной, социально‑экономической и культурной значимости.
2. Определение категории (постоянного или временного хранения).
3. Формирование рекомендаций по срокам хранения.

Определение фондовой принадлежности

Документы отнесены к фонду соответствующей организации (или органа). При этом учитываются:

• структурные подразделения организации;
• виды деятельности и их документальное оформление;
• логическая и/или историческая связь между документами.

Установление хронологических границ

Определяются даты начала и окончания формирования фонда. Границы могут быть:

• по календарному году;
• по периоду деятельности (например, «с 1995 по 2005 годы»);
• по событию (например, «с момента создания предприятия»).

Оформление листа архивного фонда

Заполняется лист фонда, в котором фиксируются все сведения, перечисленные в пункте 3. После утверждения лист вносится в реестр архивных фондов.

Критерии определения фондовой принадлежности

Критерий	Содержание
Организационный	Документы относятся к определённому юридическому лицу или подразделению.
Хронологический	Документы образованы в течение одного периода, характеризующего фонд.
Тематический	Документы объединены одной темой, проектом или процессом.
Функциональный	Документы отражают одну функцию (например, бухгалтерию, кадровую работу).

Примеры формирования архивных фондов

Фонд предприятия «Альфа»

Организация: ОАО «Альфа»
Номер фонда: 01/2023
Категория: Фонд постоянного хранения
Хронологические границы: 1990‑2023 гг.
Состав: бухгалтерские отчёты, договоры, протоколы совещаний, техническая документация.

Фонд муниципального образования «Городской совет»

Организация: Муниципальное образование «Городской совет»
Номер фонда: 12/2022
Категория: Фонд временного хранения (с последующей экспертизой)
Хронологические границы: 2005‑2022 гг.
Состав: протоколы заседаний, решения, планы развития, отчёты о выполнении программ.

Значение правильного определения фонда архива

• Обеспечение правовой защиты документов, их сохранности и доступности.
• Оптимизация учёта – упрощение поиска и использования материалов.
• Сохранение исторической памяти – формирование целостных исторических образцов.
• Эффективное управление сроками хранения – своевременное перемещение в постоянное хранение или уничтожение.

Определение фонда архива – это комплексный процесс, включающий правовую, методологическую и практическую составляющие. Он начинается с анализа документов, продолжается экспертизой их ценности, завершается оформлением листа фонда и его включением в реестр. Тщательное выполнение всех этапов гарантирует надёжную сохранность культурного и исторического наследия, а также упрощает работу с архивными материалами для исследователей, государственных органов и общественности.

Дата актуализации: 21:04:39