Комплектование государственного архива – это процесс пополнения его фондов документами, образованными в деятельности различных организаций и физических лиц․ Ключевым этапом этого процесса является определение источников комплектования, то есть выявление тех субъектов, которые обязаны передавать архивные документы в государственный архив в соответствии с законодательством РФ․
Правовая основа
Определение источников комплектования регулируется рядом нормативных актов:
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (статьи 19‑20)․ В частности, статья 20 определяет, какие организации являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов․
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства «Определение организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов», согласованные ЦЭПК при Росархиве 30 октября 2012 г․
- Приказы Росархива, в частности Приказ № 35 «О комплектовании, учёте и использовании документов Архивного фонда Российской Федерации»․
- Региональные законы (например, закон Пермского края от № 210‑ПК) и локальные нормативные акты архивов․
Эти документы задают как общие критерии, так и конкретные списки организаций‑источников, которые подлежат периодическому пересмотру (обычно каждые пять лет)․
Понятие «источник комплектования»
Согласно методическим рекомендациям 1987 года, источником комплектования считается:
- организация (государственная, муниципальная, коммерческая, некоммерческая), в деятельности которой образуются документы, подлежащие включению в Архивный фонд Российской Федерации (АФ РФ);
- физическое лицо (гражданин‑документодатель), владеющее личными архивами, которые также могут стать частью государственного архива․
Не являются источниками комплектования те организации, чьи документы не подпадают под действие архивного законодательства (например, частные лица, не создающие официальных документов, или организации, чьи документы уже находятся в других архивах)․
Классификация источников
| Категория | Примеры | Особенности передачи |
|---|---|---|
| Государственные органы | Министерства, федеральные службы, органы исполнительной власти субъектов РФ | Обязательная передача всех официальных документов в сроки, установленные нормативами․ |
| Муниципальные органы | Городские и районные администрации, муниципальные учреждения | Передача осуществляется в соответствии с региональными нормативными актами․ |
| Государственные унитарные предприятия (ГУП), государственные корпорации | РГЭ (Российский государственный архив экономики) – 189 организаций, РГВА (Российский государственный военный архив) – центральный архив Министерства обороны РФ | Документы передаются в центральный архив отрасли или в региональный архив․ |
| Некоммерческие организации и общественные объединения | Общественные фонды, профессиональные союзы, религиозные организации | Возможна передача в специализированные архивы (например, в Центральный государственный архив общественных объединений)․ |
| Физические лица | Граждане‑документодатели, наследники, владельцы личных архивов | Передача осуществляется по заявлению владельца в соответствии с процедурой «личный архив»․ |
Методика определения источников комплектования
Методика, утверждённая Федеральным архивным агентством, включает несколько последовательных этапов:
- Сбор исходных данных․ Анализ нормативных актов, реестров организаций, отраслевых классификаторов․
- Классификация организаций по типу деятельности и уровню управления (федеральный, региональный, муниципальный)․
- Оценка документообразующей деятельности․ Выявление видов документов, которые образуются в организации (деловая корреспонденция, бухгалтерская документация, акты, протоколы и т․д․)․
- Сопоставление с перечнем архивных фондов․ Проверка, попадают ли создаваемые документы в перечень фондов, подлежащих хранению в государственных архивах․
- Формирование списка источников․ Составление официального перечня организаций‑источников, который вносится в реестр архивов․
- Регулярный пересмотр․ Каждые пять лет проводится фундаментальный пересмотр списка, учитывающий реорганизацию, ликвидацию или создание новых организаций․
Для практического применения часто используют примерные списки видов учреждений, организаций и предприятий, опубликованные в методических рекомендациях 1987 года и их обновлениях․
Примеры реальных списков источников Российский государственный архив экономики (РГЭ)
В список источников комплектования РГЭ включено 189 организаций различного профиля: финансово‑хозяйственные, производственные, научные и др․ Среди них – крупные банки, государственные корпорации, предприятия энергетического сектора․
Российский государственный военный архив (РГВА)
Основными источниками комплектования РГВА являются:
- Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО РФ);
- Военные части, учебные заведения, оборонные предприятия․
Государственный архив социально‑политической истории Курганской области
Источниками являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, а также 68 фондообразователей, включённых в список граждан‑держателей личных архивов․
Практические рекомендации для организаций
Если вы представляете организацию и хотите узнать, является ли она источником комплектования, выполните следующие шаги:
- Изучите федеральный закон № 125‑ФЗ и региональные нормативные акты, регулирующие архивное дело в вашем субъекте․
- Сравните свою организацию с примерными списками источников, опубликованными в методических рекомендациях ФАА․
- Обратитесь в департамент по архивам и делопроизводству вашего регионального архива для уточнения статуса․
- При необходимости подайте заявление о включении в список источников комплектования․
- Организуйте внутренний документооборот так, чтобы все архивные документы своевременно передавались в архив (в электронном или бумажном виде) согласно установленным срокам․
Важно помнить, что включение в список источников влияет на:
- обязанность вести архивный учёт;
- соблюдение сроков передачи документов;
- возможность проведения архивных экспертиз и оценки ценности документов․
Трудности и пути их преодоления
| Проблема | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Неясность статуса организации | Отсутствие актуального списка источников в регионе | Регулярный запрос в архивный орган, участие в семинарах и вебинарах ФАА |
| Недостаточная информированность сотрудников | Отсутствие внутренней политики по архивному делу | Разработка и внедрение локального регламента, обучение персонала |
| Трудности с электронными документами | Отсутствие единой системы электронного архивирования | Внедрение электронных систем документооборота, согласование форматов с архивом |
Определение источников комплектования государственного архива – фундаментальная задача, от которой зависит полнота и достоверность исторического наследия страны․ Правильный подход требует:
- знания нормативно‑правовой базы;
- использования методических рекомендаций ФАА;
- регулярного мониторинга изменений в структуре организаций;
- тесного взаимодействия с архивными органами․
Только совместными усилиями государства, архивов и организаций‑источников можно обеспечить надёжную сохранность документов, отражающих социально‑политическую, экономическую и культурную жизнь России․