В 2012 году Федеральное архивное агентство совместно с ВНИИДАД выпустило методические рекомендации «Определение организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов». Документ предназначен для архивных органов, государственных и муниципальных учреждений, а также организаций, ведущих делопроизводство, и содержит четкие критерии, позволяющие отнести организацию к категории источников комплектования архивных фондов.

Нормативная база

Методические рекомендации опираются на следующие нормативные акты:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ);
• Постановление Правительства РФ от  г. № 1150 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»;
• Приказ Федерального архивного агентства № 4614 от 2012 г. «О проекте рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций»;
• Методические рекомендации ВНИИДАД «Опреде «Источники комплектования государственных и муниципальных архивов» (2012 г.).

Что такое источник комплектования?

Источник комплектования – это организация (государственная, муниципальная, бюджетная, автономная, а также подведомственная ей структура), которая в соответствии с законодательством обязана передавать на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив документы, имеющие архивную ценность.

К источникам комплектования относятся:

1. Федеральные органы исполнительной власти и их подведомственные учреждения;
2. Исполнительные органы государственной власти субъектов субъектов РФ;
3. Муниципальные органы местного самоуправления;
4. Государственные и муниципальные унитарные предприятия, учреждения и организации;
5. Научные и образовательные организации, получающие государственное финансирование;
6. Другие организации, указанные в перечнях, утвержденных уполномоченными органами.

Критерии определения статуса организации

Методические рекомендации 2012 г. выделяют несколько основных критериев, позволяющих решить, является ли организация источником комплектования:

Юридический статус

Наличие статусего лица, зарегистрировано в соответствии с законодательством РФ и имеет право самостоятельно.

Финансирование из бюджета

Организация должна быть:

• государственным или муниципальным органом власти;
• бюджетным учреждением;
• автономным некоммерческим organization, получающим государственное или муниципальное финансирование;
• подведомственной организацией федерального или регионального органа исполнительной власти.

Вид деятельности

Организация должна осуществлять функции, приводящие к образованию документов с архивной ценностью, например:

• ведение делопроизводства, связанного с исполнением государственных или муниципальных полномочий;
• реализация государственных программ и проектов;
• осуществление контрольных, надзорных, регулирующих функций;
• х функций;
• хранение и использование информации, имеющей общественно‑значимый характер.

Наличие обязательства по передаче документов

В нормативных актах, регулирующих деятельность конкретной организации, должно быть прямое указание на обязанность передавать документы на хранение в архив. Если такое положение отсутствует, организация может быть признана не источником комплектования, за исключением случаев, когда документы образуются в результате выполнения государственных функций (тогда obowязок может вытекать из закона, а не из внутренних нормативов).

Практическое применение рекомендаций

Для удобства работы архивных отделов и отделов комплектования рекомендуется следовать следующему алгоритму:

1. Сформировать предварительный список всех организаций, с которыми ведется взаимодействие (партнеры, подрядчики, подведомственные структуры).
2. Проверить каждый пункт списка на соответствие критериям юридического статуса и вида деятельности.
3. Изучить внутренние регламенты (устав, положения нормативных актов, регулирующих деятельность организации, на предмет наличия обязательства по передаче документов.
4. В случае положительного ответа по всем пунктам – включить организацию в официальный перечень источников комплектования.
5. Ежегодно обновлять список, учитывая изменения в структуре организаций, их финансировании и функциях.

Пример из практики: Государственный архив социально‑политической истории Курганской области (ГКУ ГАСПИКО) на 2026 год имеет 61 организацию‑источник комплектования, из которых 59 – государственные и муниципальные учреждения, а 2 – подведомственные организации федеральных ведомств.

Значение правильного определения источников комплектования

Правильное отнесение организации к источнику комплектования имеет несколько важных последствий:

• Определяет срок хранения документов (постоянное, длительное или временное) в соответствии с Перечнем видов документов, подлежащих постоянному хранению;
• Влияет на порядке архивных фондов и формирования описей;
• Обеспечивает законность и прозрачность процесса передачи документов, снижая риск потери архивно‑ценной информации;
• Позволяет планировать мероприятия по комплектованию, учету и использованию архивных документов в рамках государственных и муниципальных программ.

Методические рекомендации «Определение организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов», принятые в 2012 году, остаются актуальным нормативным документом для архивных органов и всех организаций, работающих с документами, имеющими архивную ценность. Четкое следование указанным критериям обеспечивает формирование полного и достоверного перечня источников комплектования, что является основой эффективной работы государственных и муниципальных архивов.

Для более детального изучения рекомендуется ознакомиться с полным текстом рекомендаций, доступным на официальном портале Федерального архивного агентства, а также с комментариями и разъяснениями, опубликованными ВНИИДАД в 2012‑2013 гг;