Цель статьи – дать полное представление о том, как в соответствии с действующим законодательством и нормативными актами определяется перечень документов, которые должны быть переданы в государственный (муниципальный) архив, включены в Архивный фонд Российской Федерации (АФ РФ) и/или в фонд пользования.

Правовая база

Определение состава архивных документов регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивных документах».
2. Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» (в ред. приказа от ).
3. Методические рекомендации к Правилам, изданные Федеральным архивным агентством.
4. Региональные нормативные акты (например, правила архивов субъектов РФ) – при необходимости.

Эти документы определяют:

• Критерии отборa и комплектования;
• Порядок определения сроков хранения;
• Требования к описанию и учёту документов.

Ключевые понятия

Архивный документ

Документ, созданный в процессе осуществления управленческой, хозяйственной, научно‑технической, культурной или иной деятельности, а также документ личного происхождения, который имеет документальную ценность и подлежит хранению в архиве.

Состав архивных документов

Набор документов, определяемый по признакам:

• источника (архивный фонд, фонд пользования, фонд страхования);
• ценности (историческая, правовая, научная, культурная);
• срока хранения (постоянный, временный);
• формы (бумажные, электронные, аудиовизуальные).

Комплектование архива

Систематическое пополнение архива документами, поступающими от источников комплектования (структурных подразделений организации, иных организаций‑источников, физических лиц);

Основные этапы определения состава документов

Выявление источников комплектования

Согласно пункту 5 методических рекомендаций, источниками могут быть:

1. Структурные подразделения организации‑создателя.
2. Другие государственные, муниципальные и коммерческие организации.
3. Физические лица (документы личного происхождения).

Сбор и предварительный отбор

На этом этапе проводятся:

• Анализ делопроизводственной документации.
• Определение объёма и структуры дел (дело, документ, файл).
• Выявление уникальных и особо ценных документов (по пункту 2.11.15 Правил).

Оценка документальной ценности

Документы классифицируются по четырём уровням ценности:

1. Историческая ценность – сведения, отражающие важные события, процессы, личности;
2. Правовая ценность – документы, необходимые для подтверждения юридических фактов.
3. Научно‑техническая ценность – результаты исследований, патенты, технические чертежи.
4. Культурная ценность – произведения искусства, литературные рукописи, аудиовизуальные материалы.

Для каждой категории применяется критерий ценности (уникальность, достоверность, полнота, состояние).

Определение сроков хранения

Сроки устанавливаются в соответствии с нормативными сроками хранения (постоянный, 5, 10, 25 лет и т.д.). При этом учитываются:

• Нормативные сроки, установленные законом.
• Внутренние регламенты организации.
• Особые требования к документам, подлежащим передаче в фонд пользования.

Формирование перечня документов к передаче

Перечень оформляется в виде акта приёма‑передачи и включает:

1. Наименование документа (с указанием номера, даты, автора).
2. Краткое содержание.
3. Код архивного дела (по классификатору).
4. Срок хранения и вид фонда (постоянный, временный, фонд пользования).
5. Физическое состояние (оценка сохранности).

Методические рекомендации по применению Правил

Систематизация и классификация

Для упрощения определения состава рекомендуется использовать:

• Классификатор дел (по ГОСТ Р 7.0.97‑2016).
• Электронные системы учёта (ЭАИС «Архив»).
• Методики описания (научное описание, справочники).

Технический контроль качества

Перед передачей документов в архив необходимо провести:

• Проверку наличия всех документов, указанных в акте.
• Оценку состояния (влажность, загрязнение, механические повреждения).
• Контроль соответствия формальным требованиям (подписи, печати, шифры).

Информационная безопасность

Согласно методическим рекомендациям, при определении состава документов следует учитывать:

• Конфиденциальность (секретные, служебные сведения).
• Требования к защите персональных данных.
• Необходимость ограничения доступа к отдельным документам.

Практический пример формирования состава документов

Рассмотрим типичный процесс в муниципальном архиве:

1. Идентификация источника. Выявлен отдел кадров муниципального образования.
2. Сбор дел. Сформированы делопроизводственные файлы: «Трудовые договоры», «Приказы о приёме», «Личные дела сотрудников».
3. Оценка ценности. Трудовые договоры – правовая ценность; приказы – историческая ценность; личные дела – документальная ценность (включают сведения о пенсионных правах).
4. Определение сроков. Трудовые договоры – 5 лет (по закону о трудовых отношениях); приказы – 25 лет; личные дела – постоянный фонд.
5. Составление акта. В акте указаны коды дел, количество листов, состояние бумаги.
6. Передача. Документы транспортируются в архивохранилище согласно пункту 2.11.16 Правил (учёт чрезвычайных ситуаций).

Ошибки, которых следует избегать

• Недостаточная проверка сроков хранения. Приводит к преждевременному уничтожению ценных материалов.
• Отсутствие классификации. Усложняет поиск и последующее использование.
• Игнорирование требований информационной безопасности. Может привести к утечке конфиденциальных данных.
• Неправильное оформление актов приёма‑передачи. Вызывает юридические споры о праве собственности.

Определение состава архивных документов, подлежащих приёму в архив, – многопроцессный этап, который включает:

• Выявление источников комплектования;
• Оценку документальной ценности и сроков хранения;
• Систематизацию и классификацию;
• Подготовку актов приёма‑передачи;
• Контроль качества и информационной безопасности.

Только при строгом соблюдении требований Федерального закона, Приказа Росархива № 77 и методических рекомендаций можно гарантировать, что архивный фонд будет сформирован правильно, а документы сохранят свою ценность для будущих поколений.

Автор статьи: специалист в области архивного дела, использующий официальные нормативные источники.