Дата публикации: (MM/DD/YYYY);

Государственный комитет по делам архивов играет ключевую роль в сохранении культурного и исторического наследия региона. В условиях цифровой трансформации государственные учреждения стремятся внедрять современные технологии для повышения эффективности работы, улучшения доступа к документам и обеспечения безопасного хранения информации. В данной статье рассматривается опыт Государственного комитета по делам архивов Челябинской области по внедрению платформы для бизнес‑коммуникаций, обучения и совместной работы, а также аналогичные инициативы в других регионах, например, в Ставропольском крае.

История и основные функции комитета

Комитет по делам архивов формировался как орган исполнительной власти, ответственный за:

• Сбор, учёт и хранение архивных документов;
• Обеспечение доступа граждан и организаций к архивным материалам;
• Методическое руководство архивными учреждениями региона;
• Охрану и реставрацию документального наследия;
• Развитие электронных архивов и цифровизацию фондов.

Традиционно работа комитета строилась на бумажных носителях и локальных базах данных, что ограничивало скорость поиска информации и увеличивало риски потери данных.

Внедрение платформы МТС для бизнес‑коммуникаций, обучения и совместной работы

Предыстория проекта

В 2025 году Государственный комитет по делам архивов Челябинской области объявил о поиске партнёра для создания единой цифровой среды, способной объединить:

• Корпоративные коммуникации сотрудников;
• Обучение и повышение квалификации;
• Совместную работу над архивными проектами и документами;
• Безопасный обмен данными с внешними организациями (архивы, научные учреждения, госорганы).

После конкурентного отбора выбор пал на ПАО МТС и его отечественную платформу для бизнес‑коммуникаций.

Основные компоненты платформы

1. Корпоративный мессенджер – мгновенный обмен сообщениями, голосовыми и видеозвонками, создание тематических чатов по направлениям работы (охрана документов,digitализация, обслуживание заявителей).
2. Образовательный портал – онлайн‑курсы по архивному делу, законодательству, работе с электронными системами, сертификация сотрудников.
3. Совместное рабочее пространство – облачные хранилища с версионным контролем, совместное редактирование метаданных, инструменты для подготовки описей и справочников.
4. Система безопасности и соответствия – шифрование данных, двухфакторная аутентификация, журнал аудита, соответствие требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных» и Федеральному закону «Об архивном деле».

Результаты внедрения (по состоянию на )

• Среднее время поиска документа в электронном каталоге сократилось с 15 минут до менее 2 минут.
• Количество обращений граждан за справками выросло на 23 % благодаря онлайн‑запросам через портал комитета.
• Сотрудники прошли в среднем 40 часов обучения на новой платформе, что повысило их квалификацию в работе с электронными архивами.
• Снижение расходов на бумажную канцелярию и курьерскую доставку документов на 18 % в год.
• Увеличение уровня удовлетворённости пользователей (опрос NPS) с 62 до 84 баллов.

Опыт других регионов: масштабная оптимизация работы архивов в Ставропольском крае

Согласно информации ТАСС от 30 октября 2025 года, в Ставропольском крае реализован проект масштабной оптимизации работы архивов, который включает:

• Централизованное хранение электронных фондов в едином облачном хранилище;
• Внедрение системы электронного документооборота между архивами и органами местного самоуправления;
• Обучение более 500 архивариусов работе с новыми цифровыми инструментами;
• Создание открытого портала для доступа к социально значимым документам (записи актов гражданского состояния, военные справки, исторические материалы).

Эти меры позволили сократить сроки выдачи справок с 10 до 3 рабочих дней и увеличить количество онлайн‑запросов в 2,5 раза.

Перспективы развития комитета по делам архивов

Развитие электронного архива

Планируется переход к полностью электронному фонду к 2030 году, включая:

• Массовуюцифровизацию бумажных документов с использованием ОCR‑технологий и метаданных;
• Интеграцию с государственными информационными системами (ЕГИСЗ, Единый портал госреестр архивных дел);
• Применение искусственного интеллекта для автоматической классификации и извлечения информации из документов.

Улучшение сервисов для граждан

Комитет намерен запустить:

• Мобильное приложение для подачи запросов и получения электронных копий документов;
• Виртуальные экскурсии по архивным фондам с использованием технологий дополненной реальности (AR);
• Онлайн‑консультации специалистов по genealogical research и историческим исследованиям.

Межрегиональное сотрудничество

Создание межрегионального архивного кластера, объединяющего Челябинскую область, Ставропольский край и другие субъекты РФ, позволит:

• Обмениватся лучшими практиками и методиками;
• Выполнять совместные проекты по сохранению уникальных документов (например, материалы о Великой Отечественной войне);
• Создавать резервные копии фондов в разных географических зонах для повышения надежности хранения.

Внедрение современной платформы для бизнес‑коммуникаций, обучения и совместной работы, реализованное Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области при поддержке ПАО МТСАет, как цифровые технологии могут трансформировать традиционную архивную деятельность. Повышение скорости доступа к документам, рост качества сервисов для граждан и оптимизация внутренних процессов подтверждают эффективность выбранного пути.

Опыт других регионов, таких как Ставропольский край, показывает, что подобные инициативы имеют общероссийский потенциал и могут стать основой для создания единой национальной архивной экосистемы, обеспечивающей сохранность исторического наследия и удобный доступ к нему для всех заинтересованных сторон.

Автор статьи: аналитический отдел, .