В архивном деле источники комплектования – это организации, органы и граждане, чья деятельность порождает архивные документы, подлежащие передаче в государственные или муниципальные архивы. Правильное определение группы, к которой относится источник, позволяет упорядочить процесс передачи, обеспечить законность и эффективность работы архивов.

Нормативно‑правовая база

Ключевые документы, регламентирующие порядок комплектования архивов:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ от ) – определяет понятие «источник комплектования» и устанавливает общие принципы их взаимодействия с архивами.
2. Приказ Росархива № 24 от  г. (ред. от ) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах» – детализирует группы источников и порядок их включения в списки.
3. Региональные законы (например, Закон Пермского края от № 210‑ПК) и нормативные акты органов местного самоуправления – уточняют порядок комплектования на уровне субъекта РФ.

Критерии отнесения организации к источнику комплектования

Согласно Приказу Росархива и методическим рекомендациям Федерального архивного агентства, к источникам комплектования относятся организации, у которых:

• Есть функционально‑целевое назначение, предполагающее создание официальных документов (законы, приказы, отчёты, бухгалтерские и кадровые документы и т.п.).
• Существует правовой статус (государственное, муниципальное или негосударственное, но работающие по договору с архивом).
• Документы обладают исторической, научной, правовой или административной ценностью и подпадают под определение «архивных документов».

Группы организаций‑источников комплектования

Методические рекомендации Федерального архивного агентства (раздел 2.4) выделяют две основные группы:

Организации‑источники полного приёма

Эти организации обязаны передавать в архив все документы, подпадающие под их архивный статус, без исключения. К полной группе относятся:

• Государственные органы федерального уровня (министерства, службы, федеральные агентства).
• Органы местного самоуправления (муниципальные администрации, городские и районные советы).
• Государственные учреждения образования, науки и культуры (университеты, академии, музеи, библиотеки), если их уставом предусмотрено ведение архивных фондов.
• Военные части и органы обороны, где закон обязывает передавать весь архивный материал.

Для такой группы характерны:

• Обязательный список источников, формируемый архивом на основании законодательства.
• Регулярные периодические передачи (обычно раз в год или по завершении финансового года).
• Требование согласования номенклатуры дел до их передачи.

Организации‑источники частичного (выборочного) приёма

Эти организации передают в архив только отдельные виды или категории документов, определённые договором или нормативным актом. К частичной группе относятся:

• Негосударственные юридические лица (коммерческие компании, некоммерческие организации), если они заключили договор о комплектовании с архивом.
• Граждане и физические лица, чьи личные документы (дневники, письма, фотографии) передаются в архив по инициативе архивных проектов.
• Организации, участвующие в групповом выборочном приёме – например, несколько школ одного района передают в архив «лучший», «средний» и «худший» фонд учебных материалов.
• Органы, передающие только специфические документы (например, только бухгалтерскую отчётность за определённый период).

Особенности частичной группы:

• Определение конкретных видов документов в договоре или локальном нормативном акте.
• Гибкость в сроках и объёмах передачи – часто это разовые проекты.
• Необходимость согласования номенклатуры только для выбранных видов документов.

Подгруппы в рамках основных групп

Для более точного учёта в практике архивов выделяют дополнительные подгруппы:

Для полной группы

1. Государственные органы центрального уровня – передача осуществляется в Федеральный архив.
2. Государственные органы субъекта РФ – в региональные (областные, краевые) архивы.
3. Муниципальные организации – в муниципальные архивы.
4. Государственные учреждения культуры и науки – в специализированные архивы (например, архив художественного музея).

Для частичной группы

1. Некоммерческие организации – часто работают по договору о передаче «ценных» документов (исторические материалы, фонды личных архивов).
2. Частные компании – передают только документы, подпадающие под требования законодательства (например, бухгалтерская отчётность, договоры с государством).
3. Граждане – передача личных архивов (дневники, письма, фотографии) в рамках государственных программ «Сохранение культурного наследия».

Процедура включения организации в список источников

Процесс состоит из нескольких этапов, за которые отвечают кураторы архивов (специалисты, назначаемые из числа сотрудников архива):

1. Идентификация – анализ уставных документов, видов деятельности и объёма создаваемой документации.
2. Классификация – определение группы (полный/частичный приём) и подгруппы в соответствии с критериями.
3. Согласование номенклатуры дел – совместно с руководством организации разрабатывается перечень дел, подлежащих передаче.
4. Внесение в официальный список источников – архив публикует (внутренний реестр) список, где указаны все организации‑источники, их группы и контактные лица.
5. Контроль и мониторинг – куратор проверяет своевременность и полноту передачи, фиксирует отклонения.

Согласование номенклатуры дел: практические рекомендации

• Определите архивный статус организации – если она является государственным органом, её статус «источник полного приёма» автоматически.
• Составьте предварительный перечень дел – используйте классификатор дел (по ОКДП) и учитывайте сроки хранения.
• Проведите совместный аудит – архивный куратор и представители организации проверяют соответствие документов требованиям архива.
• Утвердите номенклатуру – подпишите протокол согласования; в случае частичного приёма укажите только выбранные виды дел.
• Обеспечьте электронный обмен – при возможности используйте электронные формы передачи (ЭДО) для ускорения процесса.

Примеры из практики

Пример 1. Полный приём – муниципальная администрация города

Городская администрация передаёт в муниципальный архив все документы, образующиеся в её деятельности: протоколы заседаний, финансовую отчётность, кадровые дела. Список источников формируется ежегодно, номенклатура согласуется в начале финансового года, а передача происходит в два этапа – «текущий год» и «архивный год».

Пример 2. Частичный приём – частная строительная компания

Компания заключила договор с областным архивом о передаче только договоров подряда, связанных с государственными заказами, а также проектной документации, признанной ценным историческим материалом. Остальная часть корпоративных документов остаётся в компании.

Пример 3. Групповой выборочный приём – сеть школ

В рамках регионального проекта в архив передаются три фонда учебных материалов: «лучший», «средний» и «худший» из всех школ района. Это позволяет архиву сохранить репрезентативный материал без необходимости принимать каждый отдельный фонд.

Ключевые выводы

• Источники комплектования деляться на полный и частичный (выборочный) приём.
• Критерии отнесения к группе – правовой статус организации, функциональное назначение и объём создаваемой документации.
• Для государственных и муниципальных органов обязательным является полный приём, а для негосударственных – частичный, оформляемый договором.
• Процесс включения в список источников регулируется кураторами архивов и требует согласования номенклатуры дел.
• Точное определение группы источника упрощает документооборот, повышает юридическую чистоту и способствует сохранению культурного наследия.

Полезные ссылки

• КонсультантПлюс – Приказ Росархива № 24 от
• Федеральное архивное агентство – Методические рекомендации
• Официальный портал архивов России

Соблюдение указанных правил и правильное распределение организаций‑источников по группам позволяет обеспечить надёжную и законную работу государственных и муниципальных архивов, а также сохранить важные документы для будущих поколений.